Как управлять имуществом с помощью IT

На какие вопросы Вы найдете ответы в этой статье

• Каким компаниям необходимы системы управления имуществом
• Как информационные технологии помогают управлять имуществом
• Что нужно знать Генеральному Директору об управлении имуществом
• Как выбрать программный продукт, подходящий именно Вашей компании

Проблема использования современных информационных технологий при решении вопросов, связанных с управлением имуществом, актуальна для любых компаний, но в первую очередь – для предприятий, на балансе которых находится множество имущественных объектов (см. Объект управления имуществом). Процесс управления имуществом в российских компаниях организуется по-разному. На практике функции учета имущества распределены в компаниях между бухгалтерской службой, департаментом имущества и правовым департаментом. Если процесс курирует заместитель Генерального Директора по собственности, то ситуация более или менее контролируется. Если управление имуществом осуществляется, например, правовым департаментом или юридической службой, то, как правило, отсутствуют проблемы с оформлением документов, но встает вопрос оценки эффективности использования имущественного комплекса. Кроме того, слабое взаимодействие производственных и ремонтных подразделений с юридической и бухгалтерской службами приводит к несвоевременному отражению в правоудостоверяющих и бухгалтерских документах фактических изменений в объекте.

К слову

Ужесточение регулирование не добавит доверия к аудиторам – ICAEW

IFAC решила сама заняться вопросом ротации аудитора

AAOIFI объявила о завершении работы над 7 новыми исламскими стандартами финансовой отчетности

Госдума сохранила от налоговой банковскую тайну граждан

Аудиторы отчитались на «четверку»: аудиторский рынок вырос за счет крупнейших игроков

Депутаты освободят евробонды

GASB США разъяснил обывателям особенности отчетности школьных районов

Американская деловая общественность сама предложила новый порядок отчетности по пенсиям в госорганах

IASB завершил ежегодный цикл исправлений

Fitch понизило рейтинг Греции до ССС

Акционеры подали в суд на JPMorgan Chase, обвинив банк в обмане

Аудиторский рынок: вверх по пищевой цепочке

Руководители фондов прямых инвестиций сохраняют уверенность относительно количества новых деловых возможностей в течение следующих 12 месяцев

IOSCO проводит структурную реформу, готовя себя к финансовым вызовам будущего

Обед строго по расписанию: госкомпаниям запретят поглощения частных компаний без визы премьер-министра

Аудиторов заставят стучать на клиентов

Объект управления имуществом

Объект управления, с которым необходимо работать при решении задачи управления имуществом, можно определить термином «имущественный комплекс». Когда употребляют это понятие, речь может идти, с одной стороны, о таких крупных элементах инфраструктуры национальной экономики, как отраслевые имущественные комплексы или территориальные имущественные комплексы, с другой стороны – о массивах имущества, произвольно выделенных по частным признакам (например, технологические или правовые комплексы или, более узко, – единый объект недвижимости, домовладение).

По материалам, предоставленным автором статьи

Задачи управления имуществом

Управление имуществом подразумевает сочетание разных областей управленческой деятельности:

• управление структурой имущества и структурой компании,
• управление использованием имущества,
• управление состоянием имущества.

Каждая из них отличается набором характеристик объекта имущества.

Основой для этого являются разные виды учета имущества в компании:

• правовой (см. также: Правовые проблемы управления имуществом),
• бухгалтерский,
• налоговый,
• технический, технологический.

Правовые проблемы управления имуществом

К слову

Невешкина Елена

Стандарты по аудиторской деятельности. Сборник нормативных актов

Полистать

Многие проблемы управления имуществом вытекают из несовершенства законодательной базы, регламентирующей вопросы государственного учета объектов имущества, что порождает имущественные и налоговые риски. Особенно ярко эта проблема стала проявляться после принятия новых кодексов (Земельного, Градостроительного и Жилищного) и соответствующих изменений в Налоговом кодексе РФ. Учет государственных и муниципальных земель и расположенных на них объектов недвижимости из-за необоснованной централизации, предельной бюрократизации и противоречивости нормативной базы растянулся на годы.

Несовершенство существующей системы учета объектов недвижимости и регистрации прав на них в полной мере проявилось при реформировании энергетической и транспортных отраслей, схожие проблемы возникли в нефтяной и газовой отраслях.

Совокупные затраты только МПС (ОАО «РЖД») и холдинга РАО «ЕЭС России» на землеустройство и постановку земельных участков на кадастровый учет за период с 2000 по 2006 год можно приблизительно оценить в 10 млрд рублей. Если учесть затраты, связанные с технической инвентаризацией зданий, строений и сооружений, указанная цифра многократно возрастет. До сих пор нерешенными остались вопросы формирования охранных, санитарно-защитных, технических зон, установление публичных и частных сервитутов, иных ограничений на земельные участки и прочие объекты недвижимости.

По материалам, предоставленным автором статьи

Все задачи можно разбить на стратегические и операционные. К первым относят:

• оптимизацию структуры собственности;
• долгосрочный прогноз финансовых потоков от аренды и сделок с имуществом предприятия;
• объективную оценку текущей стоимости бизнеса;
• повышение эффективности использования имущества;
• прозрачность управляемых активов;
• снижение субъективизма при принятии управленческих решений.

В число операционных задач входят следующие:

• оперативное представление структуры собственности, достоверная информация о состоянии имущественного комплекса предприятия;
• учет стоимости и структуры основных средств в управлении дочерних структур;
• подготовка правовых документов для внесения имущества в уставной фонд;
• оптимизация имущественных комплексов дочерних акционерных обществ с учетом территориальных факторов;
• оптимальное использование, сокращение издержек на содержание в исправном состоянии незадействованных производственных и непроизводственных мощностей;
• оптимизация издержек на инвентаризацию объектов учета в БТИ;
• сокращение размера процентов, начисляемых на заемные средства, за счет залогового обеспечения кредитов;
• прогнозирование стоимости и сроков реструктуризации имущественного комплекса.

Таким образом, задачи управления имуществом делятся на две группы: учетные и управленческие.

Говорит Генеральный Директор

Алексей Гром | Генеральный Директор ООО «Фирма «Трансгарант», Москва

ООО «Фирма «Трансгарант» входит в транспортную группу FESCO. Оказывает услуги по перевозке железнодорожным транспортом грузов промышленного назначения, эксплуатирует свыше 11,2 тыс. единиц подвижного состава, 71% которого составляют собственные вагоны. Осуществляет перевозки грузов на 15 из 17 российских железных дорог, а также на железных дорогах стран СНГ. Имеет филиалы и представительства в 22 городах России и СНГ. В собственности компании находятся четыре магистральных и семь маневровых тепловозов. Выручка по МСФО в 2005 году составила 3,7 млрд. рублей. Ежемесячно в приобретение и модернизацию тягового и подвижного состава компания инвестирует более 150 млн. рублей.

В ЗАО «ЮКОС-Транссервис» (Самара), где я работал Генеральным Директором до февраля 2007 года, главным активом были вагоны. В управлении компании находилось 16,5 тыс. цистерн. Чтобы иметь полную информацию об их состоянии и местонахождении, мы покупали в ОАО «РЖД» специализированные базы данных, позволяющие «увидеть» имущество в режиме реального времени: где находится вагон, куда следует, с каким грузом, каково его техническое состояние. Затем с помощью разработанной нашими IT-специалистами программы «Анализ эффективности работы приватных вагонов компании» полученная информация ранжировалась, делались необходимые выборки и таким образом оптимизировались затраты на использование имущества.

Роль автоматизации в управлении имуществом

Оперативно решать перечисленные задачи без использования информационных технологий очень сложно, а в крупных территориально-распределенных компаниях – попросту невозможно. Уже на учетном этапе пообъектного сбора информации об имуществе, ее консолидации и хранении необходимо решать проблему автоматизации. Как показывает наша практика, решать ее лучше всего с помощью централизованной автоматизированной системы информации. Такая система позволяет:

• хранить достоверную (выверенную) информацию обо всех объектах имущества всех территориальных подразделений компании, оперативно контролировать правовое, техническое и экономическое состояние имущества (что необходимо для поддержки соответствующих управленческих решений);
• исключить возможность случайного (или преднамеренного) искажения данных об имуществе (поскольку все изменения сведений в единой базе данных происходят в соответствии с утвержденным регламентом);
• оперативно формировать достоверную аналитическую отчетность любой сложности о состоянии имущественного комплекса компании – как в целом, так и по любому подразделению (исключаются затраты на запрос информации из удаленных подразделений и обработку полученных данных);
• следить за перемещением объектов имущества между подразделениями компании, регулировать информационные потоки в соответствии с утвержденным регламентом.

Выбор решения

Выбор программного обеспечения для управления имуществом в первую очередь зависит от специфики деятельности компании. Иногда для принятия решения прибегают к помощи внешних консультантов, которые проводят IT-аудит.

Проблема выбора оптимального IT-инструмента возникает уже на этапе сбора информации. Решается она в зависимости от нескольких факторов:

• Наличие каналов связи. Если между центральным офисом и территориально-распределенными структурными подразделениями налажены каналы связи, то можно применять клиент-серверные технологии; если таких каналов нет, можно использовать интернет-решения.
• Режим безопасности. В каждой компании приняты свои требования к безопасности. У некоторых есть мобилизационные объекты имущества, сведения о которых не подлежат разглашению, поэтому их необходимо собирать и хранить по определенным регламентам. Существуют объекты, для допуска к которым необходимы специальные формы.
• Наличие квалифицированных специалистов на местах. IT-служба, как правило, осведомлена о степени компьютерной грамотности сотрудников. От этого зависит, сколько времени и денег потребуется на их обучение при выборе той или иной информационной системы.

Выбором информационной системы, как правило, занимается IT-служба. Но в связи со сложностью задач управления имуществом в этом выборе обязательно должны принимать участие функциональные департаменты.

Здесь нет готовых рецептов, поскольку все определяется набором IT-решений, уже внедренных в компании. И важно не только корректно выбрать информационную систему, но и подготовить компанию к ее внедрению, а именно:

1. Обеспечить технологическую базу. Ваша IT-служба должна оценить возможность использования в компании предлагаемых информационных систем, а также проанализировать, есть ли на предприятии необходимые технические средства (рабочие станции, серверы, каналы связи и пр.).
2. Выработать четкие бизнес-цели и организационные регламенты использования системы. Ответственные – функциональные службы, управляющие имуществом. Роль Генерального Директора – руководящая и курирующая.
3. Формализовать учет и управление, разработать новые инструкции и регламенты. Если бизнес-процессы в компании хорошо организованы и проверены временем, то, как правило, практически ничего не меняется. Иначе нужно проводить реинжиниринг бизнес-процессов и вводить новые инструкции и регламенты. Занимаются этим обычно функциональные департаменты, можно привлечь консалтинговую компанию. Генеральный Директор курирует эту деятельность, руководит ею, поскольку имущество – та основа, на которой строится его бизнес.

Отмечу главное: следует не автоматизировать сложившуюся систему управления имуществом, а создавать новую, единую и более эффективную технологию на основе системного подхода и реинжиниринга бизнес-процессов.

Говорит Генеральный Директор

Александр Виноградов | Генеральный Директор компании LSV REMS (LSV), Москва

Компания Lone Star Ventures REMS (LSV) создана в 2003 году. Занимается управлением, сдачей в аренду и продажей недвижимости в разных секторах рынка.

На протяжении последних 14 лет я работаю в западных компаниях, предоставляющих услуги по управлению собственностью и по развитию коммерческой недвижимости в России и за рубежом. Основная задача компании, специализирующейся в этих сферах, – с наименьшими для заказчика затратами и без снижения качества обслуживания обеспечить высокий уровень сервиса, строгий и разумный контроль текущих и капитальных затрат, увеличивая тем самым стоимость здания (притом что возраст здания растет). Для управления недвижимостью мы использовали специализированную программу управления инженерным оборудованием компании Aware – аналог АСУТП (автоматизированных систем управления технологическими процессами) на промышленных объектах. Подобные программы также производят компании Honeywell и Hander. Главная задача таких систем – управление оборудованием, установленным в здании, и контроль за ним, то есть операционное управление недвижимостью.

Программа позволяет:

• контролировать инженерные системы зданий;
• делать расчет потребления воды, газа, электричества;
• следить за работой инженерных систем;
• предупреждать аварийные ситуации (так как в программе хранятся все характеристики оборудования: когда было поставлено, каков гарантийный период, какие работы проводились и т. д.);
• фиксировать выполненные работы по объектам.

Вся информация сводится в центральный компьютер, который фактически показывает здание «в развитии». Благодаря этой программе Генеральный Директор может:

• просмотреть общие показатели по эксплуатации здания за тот или иной период;
• составить бизнес-план по ремонту оборудования и модернизации здания в целом;
• сэкономить на людских ресурсах (не использовать расширенный инженерный состав);
• минимизировать риски по выходу оборудования из строя.

Такую программу легче всего установить в новом здании, поскольку по нему есть вся информация. В старых постройках часто приходится долгое время (до полугода) собирать требуемые данные, часть которых порой потеряна.

Я считаю, что любой управляющей компании, обслуживающей инженерные системы зданий, желательно установить подобную программу.

Говорит Генеральный Директор

Евгений Гриханов | Генеральный Директор компании I. Q. Property Management, Москва

Компания I. Q. Property Management (IQPM) образована в ноябре 2006 года. Занимается управлением складской недвижимостью. Основа стратегического развития компании – полное и качественное обслуживание клиентов на объектах недвижимости. Ценностью компании являются сотрудники, интеллектуальные решения и процедурный подход к управлению.

Я работал в международной девелоперской компании Hines International, Inc., которая занимается в числе прочего оказанием услуг по управлению имуществом – операционным управлением, связанным с поддержанием жизнедеятельности бизнес-центров и крупных жилых комплексов. В компании на тот момент функционировала только финансовая система, в которой осуществлялось бюджетирование («план-фактный анализ») операционных расходов с аналитикой по объектам. Вся работа велась в программе «1С:Предприятие» и в подсистеме бюджетирования, настроенной по определенным российским и зарубежным стандартам. О дорогостоящих ERP-системах тогда даже и не думали, обходились простой и доступной бухгалтерской программой, которая вполне позволяла выполнять поставленные задачи и покрывала необходимые потребности бизнеса.

Однако следует иметь в виду, что, какой бы мощной система ни была, сегодня юристам компаний придется дублировать ее работу, оперируя таблицами в Microsoft Excel, параллельно следя за изменениями в законодательстве по системам «Гарант» и «КонсультантПлюс».

Ошибки, возникающие в процессе выбора IT-решения

1. Ориентация только на IT-продукт. Среди основных заблуждений при выборе системы можно назвать ориентацию компании только на программный продукт, без учета возможностей и опыта компании, которая его поставляет и вне-дряет. В результате может возникнуть ситуация, когда предприятие приобретает систему, а ее поставщик оказывается не в состоянии обеспечить ни вне-дрение, ни техническую поддержку, ни обновление версий.
2. Несовершенство бизнес-процессов. Некоторые Генеральные Директора считают, что система должна автоматизировать бизнес таким, какой он есть. На самом деле предприятиям зачастую необходим реинжиниринг бизнес-процессов. Автоматизировать сложившиеся бизнес-процессы, зачастую противоречивые и неформализованные, скорее всего, будет очень сложно (если вообще возможно).
3. Желание приобрести систему, которую «не нужно внедрять». Такие продукты существуют на нашем рынке. Однако в любой полноценной системе управления имуществом должны быть учтены специфика и особенности компании, поэтому необходим процесс внедрения.
4. Выбор IT-продукта – задача IT-службы. Генеральные Директора нередко придерживаются мнения, что выбором IT-системы должны заниматься только сотрудники IT-службы компании: «они программисты, пусть сами и разбираются». Между тем мой опыт показал, что автоматизация бизнеса нужна в первую очередь именно руководителю. Генеральный Директор должен играть в этом процессе главенствующую роль. Однако, если Вам нравится идея перехода к новой системе управления имуществом, это не означает, что Ваше мнение разделяют все остальные. Для смягчения сопротивления можно использовать и поощрения (как материальные, так и моральные), и административные санкции, и пропагандистские средства.

По материалам, предоставленным Ольгой Тарасовой

Развитие систем управления имуществом шло разными путями: от геоинформационных и бухгалтерских систем или систем управления предприятием с соответствующими доработками до создания специализированных систем управления имуществом. В связи с этим в настоящее время среди систем, представленных на рынке, можно выделить три основные группы, рассмотренные ниже.

1. Разработки на базе промышленных геоинформационных систем (ГИС)

Системы хорошо решают задачи ведения учета пространственных характеристик объектов недвижимости, эффективны при интеграции с другими системами управления в качестве функциональной надстройки. Но выполняют они всего одну функцию из множества – описывают территориальное распределение массивов любого имущества, геометрию и расположение объектов. За кадром остаются правовые, экономические, технологические и организационные данные, для управления которыми возможностей геоинформационных систем недостаточно. Кроме того, при разработке решений на основе той или иной промышленной системы этой группы в систему привносится специфика, характерная именно для выбранной ГИС-платформы, но не для объектов имущества как таковых.

2. Решения на основе систем класса ERP

Если компания уже располагает внедренной системой ERP, то целесообразно искать решение по управлению имуществом на базе именно этой системы. В этом случае должно быть меньше проблем, связанных с интеграцией. Однако, как известно, внедрение ERP-систем требует много времени и затрат, а эффект от внедрения заранее неизвестен. Кроме того, такие системы, как правило, обладают рядом недостатков, мешающих использовать их для управления имуществом.

В первую очередь следует отметить, что данные системы не учитывают все особенности российского законодательства. Основная проблема, как показывает опыт наших заказчиков, – в несоответствии объекта бухгалтерского учета объекту имущества или объекту права. В базовой комплектации ERP-системы также не могут поддерживать процессы управления: требуются значительные доработки.

Таким образом, в случае принятия решения по использованию таких систем компании приходится проводить достаточно дорогостоящий этап выверки и приведения в соответствие объектов бухучета и объектов права (для крупных компаний таких несоответствий может набраться до нескольких десятков и сотен тысяч).

Рассказывает практик

Виктор Смирнов | Директор департамента информационных технологий холдинга «Объединенные кондитеры», Москва

В холдинг «Объединенные кондитеры» входят 14 российских фабрик, специализирующихся на выпуске кондитерских изделий и продуктов питания, в их числе – ОАО «Рот Фронт», ОАО «МКФ «Красный Октябрь», ОАО»Кондитерский концерн «Бабаевский». На предприятиях кондитерского комплекса занято свыше 17 тысяч сотрудников. Система управления качеством на всех предприятиях холдинга соответствует требованиям международных стандартов ISO серии 9000.

В нашем холдинге внедрена ERP-система Microsoft Axapta, которая позволяет решать основные задачи по учету имущества и управлению им. Специальные IT-продукты по управлению имуществом, я считаю, имеет смысл приобретать крупным промышленным предприятиям, в которых существенную долю затрат составляет обслуживание основных средств – как зданий, сооружений и участков земли, так и оборудования. Именно в таких компаниях возможность точного учета стоимости эксплуатации основных средств и управления этой стоимостью может создать важное конкурентное преимущество. Прежде всего, на мой взгляд, это добывающая сфера и компании-перевозчики со своим парком транспортных средств.

3. Специализированные системы для управления имуществом

Информационные системы, построенные только на ведении реестров имущества компании, постепенно уходят в прошлое. Связано это с тем, что основной упор переносится с учета имущества на собственно управление им. И здесь будущее за процессно-ориентированными технологиями. Они имеют в своей основе механизмы для реализации процессов, характерных именно для управления имуществом как отдельной области деятельности (все действия в рамках учета и управления имуществом основываются на выполнении процедур, определенных внутренними и законодательными регламентами). В таких системах успешное решение задач по информационному обеспечению всех уровней управления обеспечивается за счет системного подхода к информации об имуществе и учета всех его аспектов.

Генеральный Директор определяет круг задач и сумму, которую готов потратить

Ольга Тарасова | Начальник отдела учета федерального имущества и информационно-аналитического обеспечения Территориального управления Росимущества по Ростовской области, Ростов-на-Дону

Федеральное агентство по управлению федеральным имуществом (Росимущество) – уполномоченный федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий полномочия собственника, в том числе права акционера, в сфере управления имуществом Российской Федерации.

Применение информационных технологий позволяет автоматизировать процессы учета и управления имущественным комплексом, избавившись тем самым от целого комплекса проблем.

Компания, где я раньше работала, представляет собой крупную торговую сеть. В состав ее имущественного комплекса входят земельные участки, здания (торговые площади, складские помещения, административные здания), оборудование (торговое, холодильное, складское и др.), инвентарь, товары, права требования, доли и права на фирменное наименование, товарный знак и другие исключительные права. Особенность имущественного комплекса – значительная территориальная разобщенность и неоднородность.

Задачи для системы

Система должна помогать решать следующие задачи:

• учет и управление первичными объектами недвижимости – ком-плексами, зданиями, строениями;
• учет и управление вторичными объектами (встроенными помещениями), инвентарный учет производственного и иного имущества;
• создание генерального плана предприятия;
• инвентаризация, планирование развития, проведение строительных и ремонтных работ;
• создание обобщенных сведений об имущественном комплексе в виде наборов технико-экономических показателей, планов территории, строений, поэтажных планов;
• создание обзорных и детальных карт и планов, учет и движение имущества;
• отображение текущего размещения материальных ценностей на поэтажных планах зданий, используемых компанией;
• поиск оборудования по запросам;
• поиск помещений;
• подготовка презентационных материалов для выставок, совещаний, бизнес-планов;
• ведение реестра прав и обременений объектов недвижимости;
• контроль исполнения обязательств по аренде, лизингу, совместному пользованию и т. п.;
• ведение реестра юридических лиц предприятия и подчиненных им территорий.

По материалам, предоставленным Ольгой Тарасовой

Существовавшая система не представляла собой единое IT-решение: она была построена на частичном использовании программы «1С:Предприятие» (в ее типовой конфигурации), дополненной набором специальных таблиц, которые были созданы средствами Microsoft Excel.

С расширением территории и сферы деятельности компания стала испытывать трудности при управлении имуществом. Система не позволяла видеть комплексную картину производственно-хозяйственной деятельности предприятия в режиме реального времени, исключала возможность оперативного анализа состояния дел. Кроме того, компании следовало расширить систему показателей, по которым можно оценивать эффективность использования имущества. Проблемы были связаны не только с изменениями внутри компании, но и с меняющимися условиями внешней бизнес-среды. Возникла необходимость организовать работу по стратегическому управлению имущественным комплексом.

Был выделен перечень задач, которые стали важнейшими факторами при выборе IT-решения для управления имуществом (см. Задачи для системы).

Генеральный Директор осуществлял общее руководство процессом внедрения новой системы, а также принимал окончательное решение о выборе соответствующего требованиям бизнеса программного продукта. Перед началом поиска поставщика именно Генеральный Директор четко обозначил круг задач, которые этот продукт должен решать, и примерные суммы, которые компания готова потратить.

Выбор IT-системы осуществлялся по следующим критериям:

• оперативность и высокое качество ведения реестров имущества;
• гибкий механизм настройки бизнес-процессов и их автоматизированного ведения;
• надежный и детальный учет сведений об актуальном состоянии имущества, его прежнем состоянии и причинах изменений.

Кроме того, система должна:

• предоставлять быстрый и удобный доступ к информации об актуальном и прежнем состоянии имущества;
• формировать достоверные отчеты о состоянии имущества;
• иметь возможность настройки авторизованного доступа к сведениям;
• обеспечивать безопасность хранимой информации.

Принципиальной была возможность дальнейшего развития функциональности и масштабирования системы с ростом потребностей предприятия (см. также: Ошибки, возникающие в процессе выбора IT-решения).

Рассмотрев различные варианты, среди которых были и модуль программного продукта «Парус 8» («Управление имуществом») компании Pba (Parus business architector), и конфигурация «Управление имуществом», работающая на основе любой компоненты системы «1С:Предприятие», мы приняли решение приобрести разработанную компанией IBS процессно-ориентированную систему «IBS Регистр». Этот продукт позволил решить весь спектр поставленных задач. Кроме того, удалось наладить документооборот между управляющей организацией и обособленными подразделениями. Появилась возможность разработки и поддержки шаблонов учетных документов, заполнения и проверки данных, а также контроля за движением документов. Система позволяет собирать сведения об объектах имущества из многочисленных источников и накапливать их в общей базе данных (хранилище документов). Сбор данных предполагает периодические массовые операции (к числу которых относится инвентаризация) – заполнение стандартизованных форм. Источниками информации могут выступать тысячи юридических лиц, распределенных по большой территории. С внедрением автоматизированной системы управления на предприятии появилась возможность учета огромного количество объектов имущества.