Бережливая автоматизация или внедрение в кризис

Бюджетирование

Автор:
Источник: Prestima
Опубликовано: 23 июня 2015


В кризис многие предприятия замирают в ожидании. Непонятно, что произойдет завтра: в какую сторону изменится курс рубля, какие санкции добавятся, как это скажется на бизнесе каждого конкретного предприятия. Но замирать нельзя, любое замирание на современном динамичном рынке – это упущенные возможности. Вместо того, чтобы замирать, нужно использовать кризис как повод встряхнуться и поискать пути оптимизации своей работы.

С начала кризиса произошло много изменений, повлиявших на действия руководителей компаний:

  • упал спрос, соответственно сократилась выручка;
  • контрагенты задерживают оплату, что приводит к увеличению размера дебиторской задолженности. Деньги изымаются из оборота, исчезает возможность наращивать объемы производства за счет собственных средств;
  • но при этом и привлекать кредитные средства стало намного дороже – банки подняли ставки по кредитам в следствие повышения ставки рефинансирования.

На многих компаниях кризис сказался очень серьезно: только среди индивидуальных предпринимателей в декабре 2014 г. было зафиксировано около 1600 компаний-банкротов, в первом квартале 2015 г. число таких организаций выросло до 3800.

Руководители, стараясь адаптироваться к складывающимся рыночным условиям, ищут все возможные пути сохранения текущего положения своих компаний на рынке. Это различные варианты снижения уровня возросшей дебиторской задолженности (вплоть до приостановления отгрузок товара самым крупным должникам). Кто-то идет на крайние меры и сокращает персонал или понижает зарплату. Но большинство начинает с сокращения затрат на второстепенные нужды (маркетинг, корпоративы и т.п.).

Как правило, не относятся к первоочередным нуждам и расходы на ИТ-сферу. Можно поработать и на старых серверах и компьютерах. Да, все тормозит, но ведь работает? И, конечно же, под сокращение попадают и расходы на автоматизацию: проекты внедрения ИТ-систем приостанавливаются до лучших времен, новые проекты стартовать никто не спешит. Так, по данным компании IDC, в 2014 г. объем средств, затраченных на ИТ-сферу, снизился на 16%.

Но так ли существенна экономия от сокращения расходов на ИТ? Возможно все наоборот и именно дополнительные вложения в ИТ помогут сократить расходы? Давайте разбираться.

Очевидно, что урезать расходы в целом по предприятию необходимо в соответствии с уменьшающимися доходами. Для этого надо пересмотреть бюджет, определить направления сокращения затрат, то есть потратить время на сбор бюджетного комитета и исправление бюджета в Excelв несколько итераций. Хорошо, если удастся избежать ошибок, связанных с человеческим фактором. В целом на пересмотр и утверждение бюджета может уйти от недели до нескольких месяцев. А с учетом непредсказуемых рыночных условий руководству захочется увидеть возможные варианты развития экономического состояния предприятия. Можно смело добавить еще минимум месяц на формирование нескольких версий бюджета. За это время без экономии будет потрачена приличная часть имеющихся денег.

После того, как утверждена новая версия бюджета, подготовленная с учетом рисков, связанных с кризисом, необходим четкий контроль исполнения этого плана. К работе подключается служба казначейства. Ее главная задача – ежедневный контроль всех планируемых платежей, недопущение расходования денежных средств сверх запланированного лимита.

Нет возможности взять кредит дешево, значит необходимо более тщательно работать с кассовыми разрывами. Здесь поможет подключение подразделений, работающих с покупателями. Выстраивание хороших деловых взаимоотношений с уже существующими заказчиками позволит улучшить ситуацию с дебиторской задолженностью. Появится возможность составлять графики поступлений денежных средств. В свою очередь, служба казначейства, составляя реестры платежей, сможет ориентироваться не только на реальные остатки денежных средств на расчетных счетах, но и на возможное пополнение свободных денег. Выстроить взаимодействие служб сбыта и казначейства в этом вопросе непросто. Если процесс по согласованию и оплате счетов налажен практически на всех предприятиях, то работы с планированием возможных доходов выстроены далеко не везде.

Выше описаны прописные истины. Все понимают, какие шаги необходимо предпринимать в кризис. Спрашивается, причем тут расходы на ИТ, на которых ранее было заострено внимание? Все описанные выше задачи достаточно трудоемкие, а, следовательно, тоже затратные. Но, как показала практика, автоматизация указанных процессов позволяет сократить эти затраты:

  • Сокращение времени на составление, согласование и утверждение бюджетов.

В зависимости от масштабов организации сроки сокращаются в среднем в 3 раза: от 3 месяцев до одного, таким образом, мы получаем актуальный бюджет максимально оперативно.

  • Возможность детального планирования бюджетов.

Автоматизация бюджетирования позволяет спланировать бюджет с указанием номенклатуры (вплоть да гаек), цен на них и обоснований покупки тех или иных ТМЦ. Бюджетный комитет при согласовании имеет возможность быстро «проваливаться» от укрупненных цифр по статье бюджета до детальных потребностей ЦФО. Зачастую это помогает сократить затраты за счет исключения из бюджета необоснованных потребностей. Да, это небольшая сумма, 3-5 % от общей. На бумаге или в Excelсделать нечто подобное достаточно сложно.

  • Повышение исполнительской дисциплины.

Как правило, к планированию бюджетов удается подключить еще и ЦФО. А это, наряду с возможностью контролировать превышение бюджетов, поднимает ответственность руководителей ЦФО и, соответственно, снижает затраты.

  • Предотвращение сверхбюджетных платежей.

Внедрение системы, охватывающей процессы бюджетирования и финансов одновременно, приносит дополнительный эффект. Согласование и проведение платежей происходит в разрезе классификаторов бюджета, что позволяет вовремя предотвратить незапланированную оплату, а соответственно остаться в рамках согласованного «экономичного» варианта бюджета.

  • Единое казначейство – дополнительная экономия.

Автоматизация централизованного казначейства в холдинговых структурах позволит грамотно управлять денежными средствами, не прибегая к дополнительному кредитованию. За счет того, что платежи планируются на несколько дней вперед и по каждому филиалу видны планируемые остатки денег на расчетных счетах, финансисты аппарата управления могут своевременно перекинуть денежные средства между филиалами. Такая схема работы при больших объемах платежей позволяет экономить до сотни тысяч рублей на процентах по кредиту.

Получается, что отказываться от автоматизации ключевых бизнес-процессов в кризис не стоит. Это важно еще и потому, что в текущей экономической ситуации такие процессы находятся под пристальным вниманием топ-менеджмента компании. Руководство нуждается в оперативном получении информации о состоянии предприятия, поэтому будет заинтересовано во внедрении в кратчайшие сроки.

И при этом на автоматизации можно сэкономить. Вот несколько советов, как это сделать:

  • Не надо стараться охватить все и сразу. Например, в бюджетировании на первых порах достаточно будет пары основных финансовых бюджетов – БДР, БДДС. При каждом изменении внешних экономических условий переделывать «букет» бюджетов трудозатратно.
  • Всем очень хочется красивую систему, с наворотами, «бантиками» для финансистов и так далее. Но для решения большинства задач, как правило, достаточно стандартного функционала системы. Отказ от «бантиков» на первых этапах пользования системой исключает расходы на дополнительные модификации. Многие современные системы поддерживают также загрузку данных из Excel. Этим очень удобно пользоваться при подключении ЦФО. Для них работать с Excel будет привычнее.
  • Максимальная опора на ИТ-специалистов своего предприятия. Это позволит провести внедрение в кратчайшие сроки, сократить расходы на выезды и консультации «внешних» внедренцев, а также на дальнейшую поддержку системы после окончания проекта.

Таким образом, внедрение в кризис – это экономия денежных средств в краткосрочном будущем. Наличие системы автоматизации бюджетирования и управления финансами поможет руководству оперативно управлять компанией, видеть возможные варианты изменений в работе организации и, в конечном итоге, гибко реагировать на любые внешние изменения в экономике, чтобы успешно пережить очередной кризис.

Автор:

Теги: автоматизация  кризис  курс рубля  санкции  оптимизация работы  дебиторская задолженность  расходы на автоматизацию  утверждение бюджетов  планирование бюджетов  сверхбюджетная дисциплина  БДР  БДДС  автоматизация казначейства  автоматизация бизнес-процес