Депонируем заработную плату

Заработную плату работникам компания выдает через кассу. Несколько сотрудников не явились получать деньги в дни, установленные для выплаты зарплаты, поэтому причитающиеся им суммы компании пришлось отправить на депонент. Разберемся, как вести бухгалтерский учет и удерживать НДФЛ при депонировании.

Чем руководствоваться

1. Положение ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации».
2. Федеральный закон от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в ПФР, ФСС и ФФОМС».
3. Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
4. Постановление Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.
5. Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности, утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н.
6. Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
7. ПБУ 9/99 «Доходы организации», утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 32н.
8. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н.

Если в компании заработная плата выплачивается наличными, рано или поздно бухгалтер столкнется с депонированием. Работник может своевременно не явиться за деньгами из-за болезни или по другой причине. Держать в кассе деньги, полученные в банке на выдачу зарплаты, можно максимум 5 рабочих дней, включая день получения денег (п. 4.6 Положения 1). Если сотрудник не получит зарплату в этот срок, то невостребованную сумму нужно депонировать.

Рассмотрим на примере из практики действия бухгалтера и кассира, когда работники не получают в отведенный срок заработную плату.

Ситуация

В ООО «Антарес» зарплата выдается с 5-го по 9-е число каждого месяца. Этот срок предусмотрен коллективным договором. Деньги на выплату зарплаты за сентябрь 2012 года получены из банка 5 октября 2012 года.

Сумма начисленной всем сотрудникам за сентябрь заработной платы составила 1 600 000 руб.; НДФЛ, подлежащий удержанию с этой суммы, – 208 000 руб. К выдаче на руки причитается 1 392 000 руб. Менеджеру по продажам А.М. Кожемяко начислена заработная плата в размере 40 000 руб. Сумма НДФЛ с его заработка – 5 200 руб. В установленный срок А.М. Кожемяко не явился за зарплатой (был болен) и не получил причитающиеся ему 34 800 руб. Эта сумма была депонирована.

19 октября вместе с авансом за октябрь Кожемяко получил также и депонированную сумму за сентябрь.

Решение

Чтобы было проще понять порядок действий, разобьем всю процедуру на отдельные ситуации и поясним, почему нужно действовать тем или иным образом.

НАЧИСЛЕНИЕ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ

ДЕЙСТВИЕ

30 сентября 2012 года бухгалтер «Антареса» сделал проводки:

Дт 20 Кт 70 1 600 000 руб. – начислена зарплата сотрудникам за сентябрь 2012 года;

Дт 20 Кт 69 480 000 руб. (1 600 000 руб. х 30%) – начислены страховые взносы на обязательное пенсионное, социальное и медицинское страхование;

Дт 20 Кт 69 3200 руб. (1 600 000 руб. х 0,2%) – начислены взносы на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний;

Дт 70 Кт 68 208 000 руб. (1 600 000 руб. х 13%) – удержан НДФЛ за сентябрь 2012 года.

Суммы начисленной зарплаты и страховых взносов включены в состав расходов в бухгалтерском и налоговом учете в сентябре 2012 года.

РАЗЪЯСНЕНИЕ

При методе начисления и в бухгалтерском, и в налоговом учете расходы на оплату труда признаются в месяце начисления, вне зависимости от того, была ли заработная плата выдана или депонирована (п. 4 ст. 272 НК РФ).

Налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму НДФЛ непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ). Причем при получении дохода в виде оплаты труда датой фактического получения работником дохода признается последний день месяца, за который такой доход начислен (п. 2 ст. 223 НК РФ).

По итогам каждого месяца компания должна исчислить ежемесячные обязательные платежи по страховым взносам во внебюджетные фонды. Они рассчитываются исходя из величины выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу работника (ч. 3 ст. 15 Закона № 212-ФЗ 2 ). Суммарная ставка по страховым взносам во внебюджетные фонды в 2012 года составляет 30% (ПФР – 22%, ФСС РФ – 2,9%, ФФОМС – 5,1%).

Взносы на социальное страхование от несчастных случаев и профзаболеваний «Антарес» уплачивает в ФСС РФ по тарифу 0,2%.

ВЫПЛАТА ЗАРПЛАТЫ НАЛИЧНЫМИ

ДЕЙСТВИЕ

В день получения денег в банке и выплаты заработной платы (5 октября 2012 года) бухгалтер сделал следующие проводки: Дт 50 Кт 51 1392 000 руб. – получены в кассу деньги; Дт 68 Кт 51 208 000 руб. – перечислен в бюджет НДФЛ; Дт 69 Кт 51 483 200 руб. (480 000 + 3200) – перечислены во вне­бюджетные фонды страховые взносы;

Дт 70 Кт 50 1 357 200 руб. (1 392 000 руб. – 34 800 руб.) – отражена выплата зарплаты сотрудникам.

РАЗЪЯСНЕНИЕ

Организация – налоговый агент обязана перечислить в бюджет НДФЛ не позднее дня фактического получения в банке наличных денежных средств на выплату заработной платы (п. 6 ст. 226 НК РФ). На этот момент компания еще не знает, кто получит зарплату, а кто нет. Поэтому налог нужно перечислить в бюджет в полной сумме. В дальнейшем переплату НДФЛ можно будет зачесть в счет будущих платежей (ст. 231 НК РФ).

Перечислить взносы необходимо не позднее 15-го числа месяца, следующего за календарным месяцем, за который начисляется ежемесячный обязательный платеж (ч. 5 ст. 15 Закона № 212-ФЗ 2). Таким образом, «Антарес» может перечислить взносы в любой день до 15 октября включительно.

ДЕПОНИРОВАНИЕ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ КАССИРОМ

ДЕЙСТВИЕ

В отведенный для выдачи заработной платы срок А.М. Кожемяко не явился. Поэтому кассир «Антареса» вечером 11 октября 2012 года (именно в этот день заканчиваются пять рабочих дней, отведенных для выдачи зарплаты) его заработок отправил на депонент. При этом кассир совершил последовательно следующие действия:

• поставил отметку «Депонировано» в расчетно-платежной ведомости по форме № Т-49 (утв. Постановлением № 1 [я) в графе 23 против фамилии Кожемяко. Если в организации для выдачи зарплаты используется платежная ведомость формы № Т-53 (утв. Постановлением № 1 3 ), то аналогичная запись делается в графе 5;
• сделал запись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах в конце ведомости;
• сверил указанные суммы с итоговой суммой в ведомости;
• оформил реестр депонированных сумм и отразил в специальной книге учета таких сумм;
• заверил своей подписью ведомость, реестр депонированных сумм и передал их для сверки соответствия записей и подписания главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии – руководителю;
• оформил расходный кассовый ордер по форме № КО-2 (утв. Постановлением № 88 4 ) на фактически выданные по ведомости суммы наличных денег. Номер и дату ордера кассир проставил на последней странице ведомости (расчетно-платежной или платежной).

РАЗЪЯСНЕНИЕ

Для коммерческих организаций формы реестра, а также книги учета депонированных сумм не утверждены. Поэтому компания может разработать их самостоятельно и утвердить в виде приложения к учетной политике. За основу можно взять формы, которые утверждены для бюджетных учреждений приказом Минфина России от 15.12.2010 № 173н, а также форму реестра № РТ-11 (приведена в письме Минфина СССР от 06.06.1960 № 176).

Разработанная форма реестра должна содержать ряд обяза­тельных реквизитов: наименование компании или Ф.И.О. предпринимателя; дату оформления; период возникновения депонированных сумм наличных денег; номер ведомости; Ф.И.О. работника; его табельный номер; сумму невыплаченных ему наличных; итоговую сумму по реестру депонированных сумм, подпись и расшифровку подписи кассира. Имеет смысл предусмотреть в реестре графу для указания номера расходного кассового ордера, по которому будет выдан депонент.

Возврат денег в банк

ДЕЙСТВИЕ

Депонированную сумму зарплаты компания вернула в банк 12 октября, то есть на следующий день после истечения срока хранения заработной платы в кассе.

В учете бухгалтер сделал следующие проводки: Дт 70 Кт 76-4 34 800 руб. – на основании реестра депонирована сумма неполученной зарплаты;

Дт 51 Кт 50 34 800 руб. – сумма сдана в банк.

РАЗЪЯСНЕНИЕ

Возможность открытия субсчета 76-4 «Расчеты по депонированным суммам» к счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» предусмотрена в Инструкции 5

Как правило, реестр депонированных сумм открывается на год. Суммы, оставшиеся на конец года неоплаченными, переносятся в новый реестр, открываемый на следующий год. Хранить в компании реестры депонированных сумм нужно пять лет (ст. 17 Закона № 129-ФЗ 6 ).

Депонированные суммы отражаются в бухгалтерском учете до истечения срока исковой давности. Общий срок исковой давности определен в ст. 196 ГК РФ и составляет три года. Следовательно, для получения депонированной зарплаты у сотрудника есть три года с момента ее начисления (письма Минфина России от 22.12.2009 № 03­03-05/244, от 22.03.2010 № 03-03-06/1/161).

ВЫПЛАТА С ДЕПОНЕНТА РАБОТНИКУ

ДЕЙСТВИЕ

За своей депонированной зарплатой Кожемяко обратился в бухгалтерию «Антареса» 18 октября 2012 года.

Деньги на выплату аванса за октябрь получены из банка 19 октября 2012 года. Вместе с ними получена и депонированная ранее сумма. В этот же день Кожемяко вместе с авансом за октябрь получил и депонированную сентябрьскую зарплату. При этом бухгалтер сделал проводку: Дт 76-4 Кт 50 34 800 руб. – выплачена сотруднику депонированная сумма заработной платы за сентябрь 2012 года.

Кассир после выплаты указал в реестре депонированной заработ­ной платы дату и номер расходного кассового ордера.

РАЗЪЯСНЕНИЕ

При выдаче менеджеру по продажам А.М. Кожемяко 19 октября аванса и депонированной суммы бухгалтер удержал НДФЛ только с аванса. Это связано с тем, что НДФЛ с суммы депонированного заработка был удержан и уплачен 5 октября. Что касается налога на прибыль, то расход по депонированной сумме возник у компании в сентябре 2012 года. Повторно отражать его в октябре не нужно.

СПИСАНИЕ НЕВОСТРЕБОВАННЫХ СУММ С ДЕПОНЕНТА

Сумма невостребованной депонентской задолженности, по которой истек срок исковой давности, признается в бухгалтерском учете в составе прочих доходов (п. 7 ПБУ 9/99 7 ). Ее списание производится по каждому обязательству перед конкретным работником на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации (п. 78 Положения 8 ).

Для целей налогообложения эту сумму нужно учесть в составе внереализационных доходов в последний день того отчетного периода, в котором истекает срок исковой давности (п. 18 ст. 250, п. 4 ст. 271 НК РФ, письмо УФНС по г. Москве от 04.07.2008 № 20-12/063584).