С крайнего севера – за границу: компенсация расходов за проезд в отпуск сотрудникам учреждений Крайнего Севера

Уже который год поездки сотрудников учреждений, расположенных в районах Крайнего Севера, в отпуск за пределы Российской Федерации являются головной болью для бухгалтеров. Расходы на проезд и провоз багажа должны компенсироваться работодателем. Вот только какого пер­вичного документа будет достаточно для компенсации, кто и как его дол­жен оформить, остается неясным. Давайте разбираться.

Правовая основа

Лица, работающие в организациях, финансируемых из феде­рального бюджета, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на оплату один раз в два года за счет средств работодателя стоимости проезда в пределах территории Российской Федерации к месту отпуска и обратно лю­бым видом транспорта (за исключением такси), в т. ч. личным, а также на оплату стоимости провоза багажа весом до 30 кг (ч. 1 ст. 325 ТК РФ).

Правила компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в федеральных органах государственной власти (госу­дарственных органах) и федеральных казенных учреждениях, распо­ложенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей, утверждены постановлением Правитель­ства РФ от 12.06.2008 № 455 (далее – Правила № 455).

Оформление справки

Рассмотрим порядок документального подтверждения расходов на оплату стоимости проезда на примере Правил № 455.

В случае поездки за пределы Российской Федерации воздушным транспортом без по­садки в ближайшем к месту пересечения государственной границы Российской Федерации аэропорту работником учреждения представляется справка о стоимости пере­возки по территории Российской Фе­дерации, включенной в стоимость пе­ревозочного документа (билета), вы­данная транспортной организацией.

При этом обязанность по истребованию и пред­ставлению подобной справки возлага­ется на работника. Кроме того, любые расходы, свя­занные с получением справки о стои­мости проезда, должны осуществлять­ся за счет работника — к такому выво­ду работодатели приходят, прежде все­го, на основании положений пп. 5 и 6 Правил № 455.

Следует уделить внимание применяемой формулировке «стои­мость перевозки по территории Российской Федерации». В настоя­щее время преобладает подход, согласно которому под стоимостью перевозки по территории Российской Федерации, включенной в стоимость перевозочного документа (билета), понимается стои­мость перевозки от пункта пропуска до ближайшего к месту пересе­чения границы Российской Федерации аэропорта (см. письмо Минздравсоцразвития России от 20.10.2008 № 1501-13, постановление Третьего арбитражного апелляционного суда от 14.10.2009 № 03АП-3957/2009).

По общему правилу справка о стои­мости перелета должна быть пред­ставлена транспортной организацией, осуществившей перевозку. При ее от­сутствии расходы на проезд оплачива­ются на основании справки другой транспортной организации по мини­мальному тарифу в салоне экономи­ческого класса.

И, наконец, во избежание после­дующих разногласий при подтверждении произведенных расходов работнику желательно проверить на­личие в справке следующих реквизитов:

• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен доку­мент, и ее идентификационные коды (в частности, ИНН);
• наименование должностей лиц, ответственных за достоверность информации, содержащейся в справке;
• личные подписи указанных лиц.

Правила документального подтверждения произведенных рас­ходов в том случае, если поездка осуществлялась на чартерном рейсе, подробно описаны в статье.