Практика

Автор:
Опубликовано: 16 сентября 2005

Возможности применения контроллинга на малых предприятиях Российской Федерации. Часть 2.

Разработка новой системы отчетности.

В первую очередь необходимо разработать схему новой системы отчётности для исчисления конечного результата, которую будет получать наш предприниматель.

В системе контроллинга, изложенной Р. Манном и Э. Майером, эта схема выглядит следующим образом:

Таблица 1

Показатели для расчёта
Данные предприятия

  1. Объём производства в рабочих часах
  2. Оборот-брутто без НДС
  3. Факторы уменьшения прибыли
  4. Оборот-нетто
  5. Изменение запасов (только 30.06 и 31.12)
  6. Общая производительность
  7. Затраты материалов и услуги со стороны
  8. Предварительный итог без строки 04 = общая прибыль
  9. Плата за основную производственную работу (изготовление)
  10. Затраты на отпуск товаров
  11. Производственные затраты (стр. 06+стр. 08+стр. 09)
  12. Сумма покрытия 1(стр. 03 – стр. 10)
  13. Оклады, зарплата предпринимателей
  14. Проценты
  15. Промежуточная сумма между стр. 12 и 13 (стр. 11 – стр. 12 – стр. 13)
  16. Затраты на содержание производственных помещений без арендной платы
  17. Арендная плата
  18. Транспортные расходы
  19. Амортизационные отчисления
  20. Текущий ремонт и прочие расходы
  21. Затраты на организацию группы 1 (сумма строк 12, 13, 15, 16, 17, 18 и 19)
  22. Сумма покрытия 2(стр. 11 – стр. 20)
  23. Затраты на организацию группы 2
  24. Сумма покрытия 3 = итог деятельности предприятия без стр. 04 (стр. 21 – стр. 22)
  25. Сверочный итог для стр. 04 и т.д.
  26. Прибыль \ убыток с учётом стр. 04

Отталкиваясь от этой схемы, мы должны рассмотреть каждый её пункт для разработки новой схемы для нашего конкретного предприятия.

  1. Объём производства в продуктивных рабочих часах будет необходим нам для расчёта предварительной себестоимости. Однако, в этой строке данные будут существенно отличаться от того, что подразумевали здесь немецкие специалисты. Они имели в виду именно продуктивные, т.е. отработанные, а не просто оплаченные часы работы. По-моему мнению, здесь следовало бы учитывать именно оплаченные часы на нашем предприятии, т.к. именно необходимость их оплаты вынуждает нас учитывать их для расчёта затрат.
  2. Оборот-брутто без НДС. На нашем предприятии в связи с использованием системы упрощённого налогообложения нет НДС, и это несколько облегчает нашу задачу. Но какую величину оборота нам выбрать – по оплате или по отгрузке? Мне кажется, что это очень принципиальный момент. По-моему убеждению, цель предпринимателя в нашей стране – это иметь возможность пользоваться наличными деньгами – в кассе или на расчётном счёте. И то, деньги на расчётном счёте предпринимателя можно признать находящимися в его распоряжении весьма условно, кризис 17 августа 1998 года доказал в полной мере. При системе учёта реализации по отгрузке положительная разница между доходами и расходами ни в коей мере не может служить показателем благополучия предприятия. Экономическая действительность заставляет предпринимателей ориентироваться на налично-денежный оборот. Если крупное предприятие в какой-то мере может позволить работать себе « на склад», ориентируясь на бартерные операции, получая весьма условную «выручку», то мелкий и даже средний предприниматель не может позволить себе такого, и в подавляющем большинстве случаев они производят расходы, ориентируясь на получение наличного (или на расчётный счёт) дохода. Предприниматель работает по заказам, по которым он имеет уверенность в оплате. Следовательно, для целей производственного учёта мы вполне можем использовать налично-денежный оборот и движение на расчётном счёте.
  3. Факторы уменьшения прибыли – это скидки, бонусы и сконто. Предприниматель применяет систему скидок в зависимости от размера заказа и срока оплаты. Но для удобства расчёта выручки бухгалтерией эта строка была убрана по следующим причинам: при подсчёте реализации по оплате на наш расчётный счёт или в кассу попадает определённая сумма денег, в которой уже учтены скидки и т.п. Расчёт возможных скидок необходимо осуществлять после расчёта предварительной стоимости заказа.
  4. Оборот-нетто отпадает, т.к. исключена строка «Факторы уменьшения прибыли».
  5. Изменение запасов. Здесь то же очень важный момент. Я полагаю, что для малых предприятий закупленные материалы следует считать как использованные по следующим причинам.

Закупка большой партии сырья и материала, которая не будет полностью использована в отчётном периоде при таком подходе к составлению нашей новой отчётности даст нам в итоге убыток. И это правильно. Это означает, что предприниматель затратил больше наличных денег, чем получил. Имея на руках наличные деньги, предприниматель может осуществлять любые хозяйственные операции по мере необходимости, имея же вместо денег запас сырья и материала на складе, он лишён такой возможности, что в условиях нашей страны может иметь для его предприятия самые роковые последствия. Наличие на складе большого запаса сырья и материалов – это скорее потенциальный убыток, чем прибыль. Недаром на Западе ещё в 80-е годы заговорили о системе поставок «точно в срок».

(Кроме того, избыточное количество сырья и материалов заставляет предприятие иметь избыточные площади под хранение, что увеличивает затраты на содержание зданий и арендную плату).

На нашем конкретном предприятии предприниматель совершает 2 раза в месяц поездки в Москву за материалом, через каждые 2 недели. Следовательно, мы можем допустить, что предприятие в течение отчётного периода потребляет весь доставленный материал. Это значительно облегчает нам как составление аналитической таблицы, так и планирование затрат.

  • Отпадает необходимость в строке «Общая производительность».
  • Затраты материалов и услуги со стороны. Как уже было сказано выше, эти затраты будут равны закупленным (и оплаченным!) материалам и услугам. Естественно, что здесь учитываются услуги, идущие на конкретное изделие, а не распределяемые между ними. На предприятии предприниматель здесь и в дальнейшем мы будем использовать следующий важный принцип: заносить в нашу схему затрат только оплаченные затраты (за исключением амортизации). Это значительно облегчает составление таблицы, уменьшает время её составления и позволяет предпринимателю контролировать свой платёжный баланс по доходам и расходам. Конечно, это очень спорный момент. Но если мы сказали «А», взяв за основу выручку по оплате, то должны сказать и «Б», беря затраты по оплате (конечно, кроме амортизации – это особый элемент затрат). Далеко не каждое предприятие может позволить вести себе такую схему. С другой стороны, не одно солидное малое предприятие не начнёт работу, не имея предварительной оплаты или гарантии оплаты, работая с надёжными клиентами. А такие предприятия могут позволить себе оплачивать свои расходы точно в срок. Именно для них такая схема вполне приемлема. Нашу фирму вполне можно отнести к таким предприятиям.
  • Предварительный итог без строки 04 = общая прибыль. Рассчитывается путём вычитания из выручки затрат на материалы и услуги со стороны. Очень важный пункт для анализа предпринимателем своего экономического положения и для принятия решения о дальнейших шагах в хозяйственной деятельности. Фактически, получаемая разница – это добавленная стоимость, которую присоединяют к изготавливаемой продукции на самом предприятии. Сопоставляя величины этой добавленной стоимости и затрат на материалы и услуги со стороны, предприниматель сразу же может увидеть, какова доля участия этих двух величин в стоимости его продукции, где следует искать резервы снижения затрат.
  • Плата за основную производственную работу (изготовление). В схеме, рекомендованной немецкими специалистами, зарплата и оклады, (в т.ч. зарплата предпринимателя) выделены отдельно. На нашем предприятии нельзя отличить чётко: где зарплата, а где оклад? Каждый из работающих принимает участие в течение дня в изготовлении самых разных изделий, т.е. используется принцип взаимозаменяемости, тем более что особо сложных операций здесь нет. Другими словами, не представляется возможным отнести затраты труда на отдельное конкретное изделие, а вернее, затраты на подсчёт такого разделения не соответствовали бы пользе от такого подсчёта. Таким образом, если зарплату нельзя отнести на конкретное изделие, они становятся распределяемой величиной и к ним вполне можно отнести оклады операторов ЭВМ, бухгалтеров и самого предпринимателя, т.е. выражать общие затраты на оплату труда в одной строке. К ним же будут отнесены отчисления во внебюджетные фонды и подоходный налог, т.к. их величина прямо зависит от размеров оплаты. Казалось бы, если оплату труда и отчисления во внебюджетные фонды приходиться распределять по изготовленным изделиям, то логично было бы отнести их к затратам на организацию группы 1. Но в данном случае мы оставим их для расчёта суммы покрытия 1, т.к. сумма затрат материалов и зарплаты с отчислениями позволяет нам определить нижний уровень выручки предприятия, достаточный для продолжения производственного процесса.

Следует, к сожалению, заметить, что в нашей стране зарплата перестала быть элементом затрат, определяющим нижнюю границу цены по системе директ-костинг. Экономия издержек за счёт зарплаты стала более чем распространённым явлением.

Затраты на отпуск товаров на предприятии отдельно не выделяются и оставлять эту строку в схеме нет необходимости.

  • Сумма покрытия 1 определяется как разница между выручкой и производственными затратами, в данном случае затратами на материал и зарплату с отчислениями во внебюджетные фонды. Результат покажет нам сумму, которая остаётся у предприятия для того, чтобы покрыть затраты, распределяемые между изделиями (постоянные и условно-постоянные) и получить некоторую прибыль. Это важный момент для оценки выгодности (возможности) производства некоторого изделия. Если цена изделия не только покрывает прямые затраты на своё изготовление, но и даёт некоторую сумму покрытия, это означает, что часть постоянных и условно-постоянных расходов будет оплачена; тем меньше останется этих видов затрат, приходящихся на другие изделия, что может сделать рентабельным их производство.
  • Кредитов предприниматель не брал, поэтому строку «Проценты» из схемы необходимо убрать. Следовательно, нет необходимости и в расчёте промежуточной суммы. Сама промежуточная сумма была установлена в таблице немецких специалистов по той причине, что они совершенно справедливо считали, что оклады, зарплату предпринимателя, проценты банка необходимо оплачивать в любом случае и нижнюю границу цен необходимо рассчитывать с учётом этих величин. Далее идут укрупнённые статьи затрат, относящиеся в целом к затратам на организацию группы 1. Укрупнены они для более ясного и простого контроля: заметив нежелательные отклонения в одной из групп, можно провести более подробный анализ группы, но это уже не относится к функциям составляемой нами схемы – её назначение – дать сигнал о совершающихся процессах в среде затрат.
  • Первой такой укрупнённой статьёй затрат является строка «Затраты на содержание производственных помещений без арендной платы». Для каждого предприятия составные элементы этой строки будут нести черты индивидуального своеобразия. Для нашего предприятия такими элементами являются: электроэнергия, отопление, охрана, канализация, услуги СЭС.

Статья «Арендная плата» в комментариях не нуждается.

Следующую статью – «Транспортные расходы» – по моему мнению, следует подразделить на две подстатьи: «Расходы на ГСМ» и «Обслуживание транспорта». В 1-й подстатье будут учитываться расходы на бензин, масла и т.п., как самых значительных затрат при использовании транспорта. Во 2-й подстатье – налог с владельцев автотранспорта, покупка запчастей, затраты на ремонт техники.

Статья «Амортизация» также достаточно понятна.

В статью «Текущий ремонт и прочие расходы» на предприятии В.С.Ф. включены следующие виды расходов: ремонт оборудования, покупка запчастей к оборудованию и т.п.

  1. Сумма покрытия 2 рассчитывается путём вычитания затрат на организацию группы 1 из суммы покрытия 1. Сумма покрытия 2 означает сумму, которая остаётся у предприятия на погашение затрат, имеющих косвенное отношение к производству и получение прибыли.
  2. К затратам на организацию группы 2 на нашем предприятии было решено отнести: расходы на телефон, командировки, подписка на деловую литературу, расходы на рекламу, юридические услуги, оплата услуг банка и уплата налогов. Уплата налога производится в форме оплаты патента.
  3. Если из суммы покрытия 3 вычесть затраты на организацию группы 2, то мы получим сумму покрытия 3 – итог деятельности предприятия – прибыль от нашей производственной деятельности. Здесь и можно было бы остановить составление схемы, относящейся конкретно к определению прибыли от основной деятельности предприятия. Однако Р. Манн и Э. Майер советуют нам произвести здесь увязку данных с данными финансовой бухгалтерии. Для этого предназначена строка «Сверочный итог». В этой строке мы запишем результат от продажи основных средств, сдачи имущества в аренду, получения процентов и т.п. операций, не связанных с производственным процессом. Сопоставление результата от этих операций с нашим итогом позволит нам определить прибыль от деятельности предприятия в целом. Необходимо заметить, что «Сверочный итог» должен отражать реально полученные средства, для возможности сопоставления их с результатом от производственной деятельности, который мы считаем в виде получения наличных денег в кассу или на расчётный счёт.
  4. Переговорив с предпринимателем, мы разделили строку «Затраты материалов и услуги со стороны» на две: собственно «Затраты материалов и услуги со стороны» и «Покупные товары». В последней строке предприниматель хотел бы контролировать количество готовых изделий, закупаемых на стороне для перепродажи. Однако следует учесть, что на предприятии закупленный товар достаточно часто используется и в производственном процессе.

Теперь, с учётом всего вышеизложенного, схема новой системы отчётности для исчисления конечного результата, разработанная для нашего предприятия, будет выглядеть следующим образом:

Таблица 2

Показатели для расчёта
Данные предприятия

  1. Объём производства в продуктивных рабочих часах
  2. Оборот без НДС
  3. Расход материалов и услуги со стороны
  4. Покупка товара
  5. Предварительный итог
  6. Зарплата за основную производственную деятельность + социальные платежи
  7. Производственные затраты (3 + 4 + 6)
  8. Сумма покрытия 1
  9. Затраты на содержание производственных зданий без арендной платы
  10. Арендная плата
  11. Транспортные расходы:
  12. Расходы на ГСМ
  13. Обслуживание транспорта
  14. Амортизационные отчисления
  15. Ремонт и прочие затраты
  16. Затраты на организацию группы 1
  17. Сумма покрытия 2
  18. Затраты на организацию группы 2
  19. Сумма покрытия 3 – итог производственной деятельности
  20. Сверочный итог
  21. Прибыль \ убыток

Предыдущая часть / Следующая часть


Автор:

 

Все статьи цикла «Возможности применения контроллинга на малых предприятиях Российской Федерации»

(состоит из 3 статей)

Часть 1 (16 сентября 2005)

Часть 2 (16 сентября 2005)

Часть 3 (16 сентября 2005)