Указания Банка России от 25.11.2009 № 2346-У и от 25.11.2009 № 2343-У регламентируют вопросы хранения документов в электронном виде и хранения регистров бухгалтерского учета в кредитной организации. Практическими аспектами внедрения новых требований являются разработка Положения о хранении документов в электронном виде, автоматизация хранения и архивации документов, создание технического задания для отдела автоматизации в той его части, за которую отвечает бухгалтерия.
Нормативное регулирование
Тема, как организовать хранение документов в электронном виде, возникла в банковском сообществе сразу после выхода Указания Банка России от 25.11.2009 № 2346-У «О хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета» (далее — Указание № 2346-У) и Указания от 25.11.2009 № 2343-У «О внесении изменений в Положение Банка России от 26 марта 2007 года № 302-П «О правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации»» (далее — Указание № 2343-У).
Разобравшись в новых требованиях регулятора, банки осознали всю сложность стоящей перед ними задачи, для решения которой нужно одновременно задействовать сразу несколько подразделений кредитной организации (от бизнес-подразделений до службы безопасности), обеспечить составление технических заданий и правильно делегировать полномочия. Хотя в большинстве банков основная нагрузка легла на плечи главных бухгалтеров.
Документы и документооборот в электронном виде
Хранение — заключительный этап в жизни банковского документа. Процесс документооборота схематично можно показать так:
Первичные документы → Бухгалтерские записи → Регистры бухгалтерского учета и отчетности.
Хранить документы необходимо для того, чтобы в любой момент существовала возможность подтвердить состояние баланса банка на определенную дату на основании именно первичных документов. Бухгалтерские записи являются промежуточным звеном, отражающим суть экономических явлений и позволяющим получить расшифровку оборотов по каждому счету оборотной ведомости.
Организация системы документооборота определяет и рациональность хранения необходимых данных. Поэтому банк в первую очередь должен определить перечень документов, являющихся первичными, отделить их от производных — бухгалтерских записей и уже тогда выбирать систему организации их хранения.
Зачастую не разграничивают понятия первичного документа и бухгалтерской записи. Например, платежное поручение клиента на перечисление в другой банк по кредиту, содержащее реквизиты получателя, — это первичный документ. Далее бухгалтерская запись по этому платежному поручению по кредиту счета определяет корсчет банка (банка-корреспондента) или счет МФР и на ее основании создается документ (банковский ордер) в бумажной версии и для хранения в электронном виде. Таким образом, если под хранением документов в электронном виде подразумевать именно хранение бухгалтерской записи, содержащей все поля банковского документа, включая информацию об исполнителях, то на ее основе в любой момент можно получить и распечатать (в определенном формате — Word, exсel) необходимый документ, будь то мемориальный или банковский ордер, платежное поручение или платежное требование.
Переход на хранение документов в электронном виде обостряет проблему применения мемориально-ордерной системы учета, которая практически используется в банках и в учетной политике и называется автоматизированной. При хранении информации в электронном виде система приобретает сущность журнально-ордерной. Если за журнал-ордер по счету принять выписку из лицевого счета, содержащую полную информацию об операции, включая наименование получателя и банк получателя средств, БИК, номер счета получателя, назначение платежа, исполнителя и контролера и т.д., то обращение к документу будет иметь смысл только при распечатке этого документа на бумажном носителе для внешних пользователей информации (ИМНС и пр.). То есть, если необходимо проверить содержательную часть баланса или оборотной ведомости, можно, обратившись к выписке из лицевого счета, найти в назначении платежа ссылку на первичный документ, являющийся основанием для проводки, и увидеть исполнителя и контролера по данной операции (без выхода на мемориальный ордер).
Хранение бухгалтерских записей в виде строки выписки из лицевого счета с возможностью получения из них программным путем необходимой формы документа позволит экономить объем носителей информации в будущем.
Итак, в систему документооборота банка входят:
- документы первичные — содержащие подписи лиц, не уполномоченных совершать проводки в банковской учетной системе (договоры, акты, платежные поручения клиентов, приходные и расходные ордера и пр.);
- документы бухгалтерских записей — содержащие подписи лиц, являющихся должностными лицами, исполнителями и контролерами при совершении операции (платежные поручения банка, мемориальные и банковские ордера и пр.);
- регистры аналитического учета — содержащие подписи лиц, за которыми приказом или должностной инструкцией закреплены контрольные функции при их формировании (сальдовая ведомость, лицевые счета, книга открытых счетов, балансы и пр.).
Наиболее широко используемый первичный документ — договор. Его условия полностью определяют порядок бухгалтерских записей. Но в промежутке возникают распоряжения бизнес-подразделений как дополнительные документы, которые уже не являются первичными, но и не относятся к бухгалтерским записям. Наличие распоряжений обусловлено организационной структурой банка и разделением распорядительных и исполнительных функций. Следуя Указанию № 2346-У о внедрении системы электронного хранения документов, распоряжение необходимо трансформировать в ордер-распоряжение, содержащий подписи как должностных лиц бизнес-подразделений, так и исполнителя и контролера, и отнести к документам бухгалтерских записей, чтобы его можно было хранить в электронном виде.
Указание № 2346-У разрешает хранить распоряжения по начислению процентов в электронном виде, что значительно облегчает этот участок документооборота и является давно ожидаемым нововведением. Тем более что банки используют автоматизированные системы, позволяющие вести базы договоров как первичных документов и получать из них путем автоматической обработки данных все дополнительные расчеты (начисления процентов, изменение размеров резервов и пр.).
Указание № 2343-У в свою очередь дает кредитной организации право самой определить и закрепить в учетной политике способ ведения регистров бухгалтерского учета, книги регистрации открытых счетов — на бумажном носителе или в электронном виде. При этом лицевые счета, сформированные в электронном виде, могут храниться без их распечатывания, но документы, имеющие срок хранения свыше 10 лет, и лицевые счета, по которым были проведены операции по отражению таких документов, подлежат распечатыванию и хранению на бумажном носителе. Это относится и к регистрам бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности.
Обеспечение архивного хранения документов
Архив важен сам по себе уже потому, что переговоры, сделки, решения трансформируются в документы, по которым могут определяться достоверность и законность ведения бизнеса. В настоящее время уровень технологий и совершенствование законодательной базы позволяют регулятору настаивать на практическом внедрении электронного хранения документов, что и нашло свое отражение в Указаниях № 2343-У, № 2346-У.
В Указании № 2346-У организации архива уделено особое внимание. В Приложении 3 к Указанию № 2346-У изложены требования к информации, которая включается в регламенты ведения фондов единиц хранения. Это разработка и внедрение банком порядка архивирования документов, в котором определены основные понятия единиц хранения, их виды, сроки хранения, создание и маркировка документов, ярлыков и описей к ним, правила ведения описей документов.
Новым является и порядок функционирования самого архива. Разработав соответствующий регламент, банк должен определить не только порядок хранения документов — их регистрации, замены, проверки, восстановления и уничтожения, но и работу архива с внешними пользователями при выдаче документов из архива и возврате их в архив.
Впервые особое внимание уделяется информационной безопасности архива, которую должны обеспечить следующие подразделения банка:
- бухгалтерия (архивирование документов и доступ работников внутренних подразделений к архиву, технологические и организационные меры защиты);
- отдел информационных технологий (применение программных и аппаратно-программных средств защиты информации, управление и контроль доступа к архивам);
- архивные работники (регистрация действий с фондами документов);
- служба безопасности — в части организации мер охраны объектов хранения;
- служба внутреннего контроля (организация и проведение проверок архива);
- хозяйственный отдел (обеспечение территориально удаленных друг от друга мест хранения основных и резервных копий документов, хранящихся в электронном виде);
- руководитель кредитной организации (назначение должностных лиц, ответственных за архивирование, сохранность и доступ к документам фондов).
Банкам предложено не только организовать свой архив документов, но и обеспечить внутренний контроль за его состоянием, наличием и состоянием документов, оформлением результатов проверок.
Таким образом, в организации и ведении архива задействованы все основные подразделения банка. Их функции и задачи также должны быть отражены в разрабатываемом банком регламенте ведения фондов единиц хранения.
Разработка регламента хранения документов
Регламент хранения документов в электронном виде (далее — регламент) разрабатывается каждым банком индивидуально. Это обусловлено тем, что банки различаются:
- по своей организационной структуре, что определяет различные функциональные обязанности отдельных работников,
- по организации документооборота, который определяет порядок и состав документов, используемых в работе банка и передаваемых в архив,
- по степени автоматизации банковских технологий, обеспечивающей участие тех или иных сотрудников в проведении операций в балансе банка и контроле за этим.
Поэтому разработка регламента может выглядеть порой просто как констатация сложившейся ситуации в банке, а может послужить руководством к изменению и рационализации банковских процессов и функциональных обязанностей сотрудников.
В соответствии с Указанием № 2343-У важным организационным мероприятием при создании или ревизии документооборота должно быть разграничение функций между различными исполнителями, на которых возложено:
- проведение операций в балансе банка (бухгалтерия и отделы учета банковских операций);
- инициирование проведения операций (бизнес-подразделения банка);
- обеспечение функционирования программного обеспечения (отделы информационных технологий);
- хранение информации в электронном виде (архив);
- обеспечение безопасности и защиты сформированной в электронном виде информации при осуществлении документооборота и ее хранении (служба экономической безопасности).
Из Указаний № 2346-У и № 2343-У становится ясен состав участвующих в разработке регламента хранения документов в электронном виде. Например, ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель кредитной организации, который и утверждает разработанный регламент.
Банкам, приступившим к практической реализации хранения документов в электронном виде, необходимо одновременно вносить изменения в обязанности сотрудников, документооборот и автоматизацию. Например, по требованию Указания № 2346-У должна существовать возможность предоставления на бумажном носителе документа в электронном виде по форме и содержанию, действующим на момент его составления, и в связи с этим возникает необходимость проставлять отметку банка о проведении платежа («штампик»). На распечатанном документе соответственно имеется ее изображение, и это снимает с банка обязанность дублировать «штампик» чернилами.
При формировании документов дня значительно сокращается трудоемкость «выхода на баланс» в связи с тем, что большинство документов попадает в список хранящихся в электронном виде. Этот список формируется в виде справки к документам дня, где сведены в возрастающем порядке номеров дебетованных балансовых счетов общие суммы по ним, и требуется добавить лишь суммы по документам на бумажном носителе.
В Указании № 2343-У решен вопрос о формировании папок документов. В отдельные сшивы (папки) при хранении документов на бумажном носителе помещаются документы по отдельным банковским операциям с различными сроками хранения. Объединение документов с различными сроками хранения в общие сшивы (папки) не допускается. Из чего следует, что возможно объединение в папки документов с одинаковым сроком хранения по всем видам проводимых операций, а это значительно сокращает трудозатраты при формировании документов дня.
Таким образом, нормативные документы Банка России содержат все необходимые указания о составе информации, включаемой в регламент, и служат практическим руководством для разработчиков внутренних нормативных банковских документов.
Автоматизация хранения документов
Каждый банк разрабатывает свою систему документооборота, на основе которой происходит автоматизация учета и соответственно строится своя система хранения документации.
Если банк определит перечень документов для хранения в электронном виде, то он должен предусмотреть наличие аналога собственноручной подписи (АСП) на этих документах. Автоматизированная система должна позволять подписать документ электронной подписью всем лицам, участвующим в создании документа и проведении бухгалтерской записи по нему.
Следовательно, должен существовать внутренний регламент, который закрепляет право подписи тех или иных бухгалтерских записей за определенными должностными лицами и через систему паролей обеспечивает идентификацию лиц и доступ этих лиц к бухгалтерской записи в автоматизированной системе.
При создании документа (бухгалтерской записи) должны быть зафиксированы все должностные лица, участвующие в создании этой записи, так как отсутствие хотя бы одной подписи делает невозможным проведение записи в балансе. Такой порядок гарантирует наличие АСП на всех документах. Например, платежное поручение банка на перечисление сумм по хозяйственным расчетам требует АСП руководителя, главного бухгалтера и исполнителя, которые должны заверяться при распечатке на бумажный носитель подписью главного бухгалтера и печатью банка.
Отметка банка о проведении платежа необходима и при распечатке документа (бухгалтерской записи) из архива электронных документов.
Наличие электронной цифровой подписи (ЭЦП) не является обязательным требованием регулятора при хранении документов в электронном виде. Но не должны вноситься изменения в уже заархивированные документы. Для этого:
- при хранении документов в электронном виде используются диски однократной записи;
- по аналогии с существующим порядком носители могут храниться в опечатанных и подписанных главным бухгалтером конвертах.
В том, чтобы в бухгалтерские записи не вносились никакие изменения, заинтересован прежде всего главный бухгалтер, подписывающий ежедневную оборотно-сальдовую ведомость и обязанный в свою очередь контролировать доступ к данной информации со стороны других сотрудников. При возврате в архив необходимо программным путем сверить хэш-функцию на носителе с информацией на ярлыке. И именно главный бухгалтер заинтересован в представлении всех документов, подтверждающих ежедневный баланс, — и первичных документов, и документов бухгалтерских записей.
Еще один практический вопрос — выход на баланс по документам дня. При хранении части документов в электронном виде система должна по определенным признакам выбрать их и сгруппировать по дебету каждого счета. Эти данные будут суммированы с документами, хранящимися на бумажных носителях, и приложены к документам дня для свода документов дня.
Каждый банк, пересмотрев свой документооборот, его автоматизацию и систему хранения документов в электронном виде, может внести необходимые изменения в свои нормативные документы, а также создать новые, которые позволят определить основные понятия — терминологию, порядок хранения документов на бумажных носителях и первичных документов и т.д. Банк России оставляет такое право кредитным организациям, что позволяет экономить материальные и трудовые ресурсы, максимально рационализировать документооборот и хранение документов.