Корпоративная отчетность каждые четыре недели

Software

Автор:
Источник: Финансовый директор
Опубликовано: 3 августа 2010

Иностранные компании, вышедшие на российский рынок за счет создания совместных предприятий, нередко вынуждены мириться с низким качеством предоставляемой им отчетности. Добиться исполнения своих стандартов учета от «дочки» иностранцам удается только тогда, когда она переходит под их полный контроль, а главное, выделяются средства на внедрение эффективной информационной системы. История Royal Canin Russia тому подтверждение.

Французская компания Royal Canin (входит в группу MARS) вышла на российский рынок в 1992 году. Сначала реализацией ее продукции – кормов для домашних животных – занимался эксклюзивный дистрибьютор, а затем, с 2001 года, созданное вместе с ним совместное предприятие Royal Canin Russia.

Неудачный опыт

В 2003 году Royal Canin Russia сделала первый шаг к внедрению Microsoft Dynamics NAV – автоматизировала производственный блок (за внедрение отвечали специалисты компании Columbus IT). Производственный модуль «увязали» с «1С:Предприятие 7.7».

Результаты этого проекта трудно назвать положительными. Выгрузка информации из Dynamics NAV в «1С» и последующее формирование российской отчетности постоянно вызывали какие-то трудности. Поскольку в доработке или донастройке Dynamics NAV прежнее руководство компании заинтересовано не было, спустя два года от использования этой системы отказались.

В 2007 году, когда французы выкупили российскую долю и Royal Canin Russia превратилась в стопроцентную «дочку», в компании полностью сменили топ-менеджмент. От нового руководства потребовали обеспечить предоставление прозрачной и достоверной отчетности в положенные сроки, а не по принципу «как получится». На этот раз с автоматизацией спешить не стали, сначала необходимо было подготовить базу, в частности, отработать процедуру закрытия каждые четыре недели. «Тренировались», составляя необходимые отчеты в Excel. А в декабре 2008 года, когда сама процедура подготовки отчетов стала предельно понятной, приступили к ее автоматизации.

Как таковой вопрос выбора информационной системы перед менеджментом компании не стоял. Microsoft Dynamics NAV – корпоративный стандарт для Royal Canin. В компании решили внедрять ту версию системы, которая была создана и адаптирована под особенности бизнеса корпорации и успешно использовалась во всех дочерних подразделения французского производителя кормов.

Внедрение доверили уже знакомой компании Columbus IT, специалистам которой не нужно было заново объяснять, как устроен бизнес и в чем нюансы тех или иных бизнес-процессов.

Итак, проект по повторному внедрению Microsoft Dynamics NAV стартовал в декабре 2008 года. Среди основных задач было следующее:

  • объединить в одной системе корпоративный и российский бухгалтерский учет, добиться максимальной прозрачности отчетности;
  • избавиться от претензий аудиторов к существующей системе внутреннего контроля в области финансов и IT;
  • обеспечить синхронизацию данных с системой, используемой на территориально удаленном складе;
  • обеспечить быстрое закрытие и блокировку изменений предыдущего периода.

Трансформация без участия человека

В группе MARS решили, что существующий календарь их не устраивает. Месяца отличаются один от другого по количеству дней, а значит, и сравнивать результаты работы по итогам одного месяца с другим не совсем корректно. Поэтому календарный год был поделен на 13 равных по продолжительности отчетных периодов (по 28 дней).

Для российской бухгалтерии такой подход создает определенные трудности, так как не всегда удается получить от контрагентов необходимые первичные документы вовремя. Чтобы решить эту проблему, в Royal Canin Russia стали применять принцип начисления. Суть его сводится к тому, что транзакции, не имеющие документального подтверждения, могут быть проведены для целей составления корпоративной отчетности на основе экспертных заключений. Например, если счет-фактура не поступил от контрагента, но у менеджмента нет никаких сомнений в том, что документ придет, и точно известно, какие в нем будут цифры и реквизиты, можно не дожидаться его получения. Потом, если потребуется, делается дополнительная корректирующая проводка. Во многом благодаря этому с начала 2008 года российские бухгалтерские книги в Royal Canin Russia закрываются каждые четыре недели – как того и требует материнская компания.

В информационной системе процедура закрытия периода запускается автоматически по завершении четвертой отчетной недели – в 24.00, по пятницам. А вслед за этим стартует процедура трансформации проводок. На следующий день, в субботу, пакет корпоративной отчетности уже готов. Но поскольку официальный день сдачи отчетности – вторник, у компании остается один рабочий день, чтобы проверить за машиной цифры. Кстати, Microsoft Dynamics NAV позволяет закрыть период «наглухо» – ни единого шанса для пользователей системы внести какие-либо корректировки постфактум.

Особая роль бухгалтера

Если раньше бухгалтер на участке (основные средства, маркетинг, логистика и пр.) отвечал за налоговую и бухгалтерскую отчетность по РСБУ, то сейчас в сферу его ответственности включена и корпоративная отчетность. То есть он обязан отражать в управленческом учете все операции отчетного периода, как подтвержденные, так и не подтвержденные документально (экспертные транзакции).

Бухгалтеры в курсе любых операций на своих участках, они тесно взаимодействуют с профильными подразделениями и оперативно получают необходимую информацию и документы. Именно бухгалтеры отвечают за предоставление достоверных данных для последующего анализа или консолидации.

В Microsoft Dynamics NAV удалось полностью реализовать требования аудиторов к контролю данных – права бухгалтеров разграничены. То есть бухгалтер на участке «Производство» не может зайти в модуль логистики и поменять там какую-либо информацию, у него нет соответствующих прав доступа.

Налоговая дата

Решение Microsoft Dynamics NAV, разработанное для Royal Canin, не было адаптировано для российского учета. Эта функция появилась в системе благодаря специалистам Columbus IT. Доработка заняла несколько месяцев.
Наиболее трудоемкой оказалась реализация налогового учета, поскольку его требованиям (в области наличия подтверждающих документов) противоречила необходимость закрытия бухгалтерских книг каждые четыре недели.

Общими силами нашли решение проблемы – ввели так называемую налоговую дату, когда можно отразить проводку в налоговом учете даже для закрытого периода. Например, сегодня – последний день периода, а подтверждающий документ ожидается только завтра. Налоговая дата позволяет отразить проводку сегодняшним числом в налоговом учете, в управленческой отчетности эта цифра не отразится (период закрыт). Таким образом, в системе ведется полноценный налоговый учет – есть свои проводки, на основании которых можно строить любые формы налоговой отчетности.

На новую ERP-систему Royal Canin Russia перешла 1 июля 2009 года. Автоматизация производственного, финансового и логистического контуров заняла всего шесть месяцев. Что интересно, в системе стали работать сразу, без параллельного использования старых программ. Столь резкий переход хорошо дисциплинирует пользователей и ускоряет процесс их адаптации к новой системе, ее возможностям и ограничениям. Правда, пришлось на пару дней остановить производство, чтобы перенести остатки и проверить, насколько корректно функционирует информационная система, когда оперирует реальными цифрами. После этого еще какое-то время шла доработка налогового блока (пока не был закрыт III квартал).

По результатам аудиторской проверки внедрения системы и всех изменений, внесенных в стандартную конфигурацию, компания получила положительное заключение, претензий к контролю и качеству отчетности у проверяющих не возникло.

В 2010 году планируется подключить к новой ERP-системе дистрибьюторское подразделение и торговые филиалы, а уже после этого автоматизировать казначейскую функцию.

Автор: