Методические рекомендации Документирование

1. Общие положения.

1. В целях настоящего руководства под термином «документация» понимаются материалы (рабочие документы), составляемые аудиторами и для аудитора или получаемые аудитором в связи с проведением аудита.
2. Целью настоящего руководства является оптимизация состава и содержания рабочей документации разделов учета и отчетности для повышения «читаемости» аудиторских файлов, а также обеспечения возможности контроля за обоснованностью аудиторских доказательств на всех уровнях, в том числе и самоконтроля исполнителя.
3. В задачи данного руководства входит установление единых требований для аудиторов фирмы по объему, составу и содержанию рабочих документов, относящихся к разделам учета и отчетности включаемых в аудиторские файлы.
4. К моменту подготовки аудиторского заключения вся рабочая документация должна быть создана (получена) и соответствующим образом оформлена.
5. Требования данного руководства являются обязательными для всех аудиторов, в обязанности которых входит формирование рабочих документов в процессе аудита.

2. Объем рабочих документов в проверяемых разделах учета.

1. Рабочие документы должны составляться в достаточно полной и подробной форме, необходимой для обеспечения общего понимания аудита, с тем, чтобы опытный аудитор, ознакомившись с ними, мог получить общее представление о проведенном аудиторской организацией аудите.
2. В рабочих документах должно содержаться обоснование аудитором всех существенных вопросов, по которым необходимо выразить свое суждение. В тех случаях, когда требуется рассмотрение сложных принципиальных вопросов, в рабочие документы включаются соответствующие факты, которые были известны на момент формулирования выводов.
3. Объем рабочих документов зависит от профессионального суждения аудитора. Нет необходимости и нецелесообразно документировать каждый вопрос, рассматриваемый аудитором. В частности, недопустимо включать в состав рабочей документации копии первичных документов, оформленных надлежащим образом, не содержащих ошибок и соответствующих хозяйственным операциям, описываемым этими первичными документами. Вместо копий таких документов допустимо составление сводной таблицы с указанием перечня проверенных операций и проставлением отметки о наличии и правильности соответствующих первичных документов. При определении объема рабочих документов было бы полезно продумать, что может потребоваться другому аудитору для того, чтобы получить представление о проделанной работе, причинах принятия принципиальных решений, но не о деталях аудита.
4. Рабочая документация должна содержать информацию обо всех проверенных документах, операциях, фактах, а не только о тех, по которым делаются замечания.
5. Достаточность объема рабочей документации определяется руководителем проверки и контролируется участником комитета, при этом основными критериями являются наличие документов, подтверждающих выполнение аудиторских тестов по существу в соответствии с утвержденными программами аудита, соблюдение принципа целенаправленной проверки, обеспечение возможности сквозного прослеживания (по методу перекрестных ссылок) правильности/ошибочности формирования отчетных данных.

3. Порядок оформления рабочей докуменации

1. По каждому из клиентов фирмы заполняются следующие папки:

• постоянная папка;
• ежегодная (текущая папка).

3.2. В постоянной папке размещается постоянная и маломеняющаяся информация о клиенте, например:

• копии пакета учредительных документов;
• информация о главных акционерах (совладельцах);
• данные об организационной структуре предприятия;
• копии долгосрочных соглашений (с банками о займах, с собственными клиентами, с поставщиками), которые имеют значение для проведения аудита на протяжении многих лет;
• копии нормативных документов, имеющие отношение к функционированию данного предприятия или предприятий некоторой специфической группы, к которой имеет отношение и организация клиента.

В ежегодной (текущей) папке размещаются текущие рабочие документы аудиторской проверки по итогам каждого конкретного финансового года. На каждый год по каждой проверяемой организации заводится отдельная текущая папка или (в случае значительного объема документации) комплект папок.

В текущей папке выделяются 6 разделов, обозначенных римскими цифрами, содержащих следующие документы:

1.  – копии документов бухгалтерской отчетности клиента, подлежащие проверке; копии наиболее важных регистров учета клиента, которые могут служить основанием для подготовки бухгалтерской отчетности; копия официального аудиторского заключения по данной бухгалтерской отчетности; копия письма аудиторов руководству проверяемой организации (подробного отчета аудиторов) по итогам работы;
2.  – документы, отражающие завершение аудиторской проверки: анкета старшего аудитора по итогам проверки; анкета проверяющего (партнера) по итогам проверки; перечни нерешенных вопросов; табели учета рабочего времени и другие документы (протоколы, записки), отражающие завершение работы и решение возникающих при этом проблем, копии актов приема-сдачи работы;
3.  – основные и сопроводительные документы, отражающие планирование работы: бланк данных по планированию аудита; копии договора (контракта) аудиторской фирмы с клиентом и документы (переписка), отражающие порядок заключения такого договора; бланк, отражающий информацию о деятельности (бизнесе) клиента, и документы, подтверждающие сведения такого бланка; информация о системе бухгалтерского учета и системе внутреннего контроля клиента; информация о компьютеризации системы бухгалтерского учета клиента и прочая информация, отражающая ход планирования аудиторских работ;
4.  – перечень важных вопросов и замечаний, возникших в ходе работы с клиентом: список отмеченных проблем; реестры отмеченных отклонений; пункты письма руководству клиента (отчета аудитора) с соответствующими рабочими документами и пояснениями;
5.  – документы, отражающие непосредственный ход аудиторской проверки: схемы проверки конкретной области учета; программы проведения самостоятельных аудиторских процедур, аналитических процедур и проверок средств контроля; рабочие документы, непосредственно отражающие ход выполнения этих процедур и проверок; документы, обобщающие результаты проведения таких процедур;
6.  – документы, не нашедшие своего места в других разделах папки: черновики, испорченные бланки, дубликаты документов и т. п.

Подразделы внутри данного раздела обозначаются латинскими буквами.

Для небольших предприятий – клиентов, а также для выполнения одноразовых заданий в порядке исключения допускается размещение постоянной и переменной информации о клиенте в одной и той же папке. В случае повторного обращения клиента в следующем году аудиторы, работающие с таким клиентом, обязаны разделить его документы в соответствующие отдельные папки.

Руководитель проверки с помощью других сотрудников, запланированных для участия в работе с конкретным клиентом, обеспечивает размножение соответствующего количества бланков, необходимых для работы, и доставляет их на место, где происходит аудиторская проверка.

Документы, которые входят в состав рабочей документации аудита и с помощью которых оформляются аудиторские процедуры и аудиторские доказательства (в том числе и документы, не подготовленные самими аудиторами, например ксерокопии документов клиента), должны иметь следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа;
• наименование проверяемого экономического субъекта. Наименование проверяемого экономического субъекта размещается в левом верхнем углу документа. Можно сокращать название проверяемого экономического субъекта при условии, что данное сокращение расшифровано отдельно в рабочей документации и применяется всеми исполнителями (аудиторами), принимающими участие в аудиторской проверке;
• период, за который проводится аудит;
• указание на тест проверки;
• дату выполнения аудиторской процедуры или составления документа;
• личную подпись лица, создавшего документ, и ее расшифровку;
• дату проверки документа;
• личную подпись лица, проверившего документ, и ее расшифровку.

Если документ многостраничный, то данные реквизиты указываются только на первой странице документа. Первая страница многостраничного документа должна содержать указание на количество страниц в этом документе (например, в скобках после названия документа). Все последующие страницы документа должны содержать подпись лица, подготовившего (получившего) документ, и подпись лица, проверившего документ, в левом верхнем углу документа.

Каждый рабочий документ должен в обязательном порядке содержать две подписи: подпись лица, подготовившего (получившего) документ, и подпись лица, проверившего документ, то есть руководителя аудиторской проверки. Если документ подготовлен (получен) руководителем проверки, то такой документ должен содержать также две подписи: подпись лица, подготовившего (получившего) документ, то есть руководителя аудиторской проверки, и подпись лица, осуществляющего контроль качества аудиторской проверки.

Реквизиты оформляются темного цвета (черными, синими), либо в машинописном виде, если документ подготовлен с помощью средств вычислительной техники, при этом подписи выполняются вручную.

В документах, входящих в рабочую документацию аудита, все пометки от руки (помимо номеров рабочих документов и перекрестных ссылок) должны быть зеленого цвета.

Нумерация документов и ссылки, содержащиеся в одном документе на другие документы, должны выполняться записями красного цвета.

Номера документов проставляются в правом верхнем углу. Над горизонтальной чертой – номер раздела (римской цифрой) и через тире – обозначение подраздела (заглавной латинской буквой). Под чертой – номер документа или группы документов высшего уровня в рамках данного раздела, после тире – номер документа или группы документов более низкого уровня и т. п.

Например (подраздел V-D «Аудит материально-производственных запасов», третий документ во второй группе документов):

V – D

---

2 – 3

Для удобства использования типовые бланки рабочей документации имеют код, проставляемый в правой части нижнего колонтитула. При этом для разделов аудиторского файла II, III и IV код бланка совпадает с названием раздела и подраздела аудиторского файла. Для раздела I специальные бланки не предусмотрены, поскольку в этот раздел входит отчетность клиента, а также аудиторское заключение и письмо аудиторов руководству клиента, которые готовят не на бланках, а по установленной форме документов. Бланки с кодом VI имеют вспомогательный характер (обычно эти бланки размещаются в разделе V аудиторского файла), предназначены для документирования аудиторских процедур и имеют нумерацию в соответствии с указанием того подраздела, в котором находятся. В свою очередь раздел VI аудиторского файла используется для вспомогательных целей, в нем находятся документы, не нашедшие своего места в других разделах папки: черновики, лишние или испорченные бланки, дубликаты документов и т. п. При окончательном оформлении аудиторского файла раздел VI может быть уничтожен.

Необходимо помечать проверенные документы специальными символами (галочками, крестиками, кружочками, звездочками) и давать внизу расшифровку этих символов (например, удачную сверку с информацией из другого источника или расхождение). Все различия и нестыковки целесообразно отметить на полях таблиц в конкретном суммовом выражении, короткие комментарии привести тут же, а при необходимости пространных комментариев можно сделать это в отдельном рабочем документе. Следует подчеркнуть важность того, чтобы в файле приводилась информация обо всех проверенных документах, а не только о тех, по которым есть замечания.

Не допускается наличие в окончательно оформленном файле рабочей документации каких-либо документов, не помеченных специальными символами или не содержащих перекрестные ссылки.

4. Завершение аудита

1. По окончании работы с клиентом руководитель проверки обязан проверить порядок оформления папки клиента:

• правильность размещения документов в папке;
• полноту документов, относящихся к выполнению аудиторского задания;
• наличие и правильность нумерации страниц;
• наличие в необходимых случаях перекрестных ссылок на другие рабочие документы.

После подготовки совместно с представителями клиента акта о выполнении работ руководитель проверки обязан подшить копию акта в раздел II-G папки и сдать постоянную и текущую папки в архив.

Рабочая документация аудиторской проверки является строго конфиденциальной и подлежит хранению в специально оборудованных помещениях, исключающих случайное повреждение и/или уничтожение и допуск без специального разрешения.

Рабочие документы аудиторской проверки могут быть выданы сотрудникам аудиторской фирмы только в соответствии с необходимостью проведения последующей проверки или уточнения отдельных вопросов предыдущей проверки при наличии разрешения менеджера или куратора данного проекта.

Все необходимые Бланки можно скачать Здесь

Приложение «Структура аудиторского файла и кодировка бланков» можно скачать Здесь.