Если Вы приняли решение о создании на предприятии службы контроллинга, Вам необходимо правильно ее позиционировать. Документом, определяющим место любого подразделения в структуре предприятия, является положение о его работе. Опыт работы автора с предприятиями различных отраслей промышленности позволил сформулировать методические рекомендации по разработке типового положения о службе контроллинга, которые, по его мнению, позволят ступившему на путь внедрения этой эффективной технологии избежать типовых ошибок.
Положение о структурном подразделении есть внутренний юридический документ предприятия, регламентирующий:
- характер подчиненности начальника подразделения вышестоящим руководителям;
- положение подразделения в структуре предприятия;
- цели, задачи и функции данного подразделения;
- структуру подразделения;
- характер взаимодействия данного подразделения с другими подразделениями предприятия;
- права и сферу ответственности работников подразделения и его руководителя [зачастую степень ответственности работников подразделения в Положении не прописывается, поскольку устанавливается должностными инструкциями.]
Цели, задачи и функции службы контроллинга, ее структура в большей степени, чем у других подразделений, зависят от позиционирования данной службы в структуре предприятия и характера ее взаимодействия с вышестоящими руководителями и руководителями подразделений этого же уровня управления. Такие подразделения, как отдел закупок, отдел кадров, бухгалтерия, цеха основного и вспомогательного производства, выполняют свои основные функции независимо от положения в организационной структуре предприятия, так как они, в отличие от службы контроллинга:
- Не проводят оценку деятельности ответственных лиц.
- Выполняют понятные для работников предприятия функции, значимость которых в большинстве случаев не оспаривается.
- Традиционно существуют на любом предприятии.
Следовательно, при разработке Положения о службе контроллинга необходимо уделять внимание вопросам подчинения руководителя службы, а также вопросам размещения службы в структуре предприятия.
На практике встречаются следующие варианты позиционирования службы контроллинга в организационной структуре предприятия [в случае централизованной службы контроллинга.]:
- Служба контроллинга входит в состав подразделений финансово-экономического блока и подчиняется при этом заместителю директора по экономике и финансам (финансовому директору);
- Служба контроллинга является самостоятельной во всех отношениях структурой и находится в непосредственном подчинении у директора предприятия.
Цель деятельности службы контроллинга – информационно-аналитическая и методическая поддержка руководителей всех уровней управления предприятием в процессе принятия ими управленческих решений.
Типовыми задачами службы контроллинга являются:
- Организация, координация и методическая поддержка процессов планирования и бюджетирования на предприятии;
- Организация, координация и методическая поддержка системы учета затрат и доходов на предприятии;
- Разработка, поддержание и совершенствование системы диагностирования отклонений;
- Разработка, поддержание и совершенствование системы анализа отклонений;
- Предоставление аналитической информации руководителям всех рангов для обеспечения эффективного управления предприятием в целом и его структурными подразделениями;
- Информационно-аналитическая и методическая поддержка реализации инвестиционных проектов и инновационных процессов.
Функции, которые должна выполнять служба контроллинга, можно классифицировать следующим образом (Таблица 1).
Классификатор определяет роль службы контроллинга в деятельности предприятия: служба контроллинга не замещает руководителей в процессе планирования, не ведет учет затрат вместо других подразделений и не накапливает контрольно-аналитическую информацию для собственных нужд, а проводит методическую, организационную, координационную и консультационную поддержку процессов планирования, учета, контроля и анализа с целью обеспечения руководителей необходимой информацией для эффективного управления предприятием и его структурными подразделениями.
Возможны два основных способа создания структуры службы контроллинга на средних по размеру предприятиях:
- Служба контроллинга организуется в соответствии с функциями менеджмента. За поддержку каждой функции отвечает контроллер или группа контроллеров (Рис.1);
- Служба контроллинга организуется в соответствии с функциональными сферами предприятия (производство, сбыт, закупки, финансы). За каждой сферой закрепляется контроллер или группа контроллеров (Рис. 2).
В ряде случаев целесообразно применять комбинацию этих способов.
В случае выбора варианта структурирования службы контроллинга по функциям менеджмента потребуются специалисты достаточно узкого профиля. Если же принимается вариант организации службы контроллинга по функциональным сферам, то, наоборот, – специалисты широкого профиля. Это имеет свои позитивные и негативные стороны.
Современный контроллинг базируется на информационных технологиях. Это позволяет значительно сократить затраты времени на обмен данными, снизить трудоемкость учетно-аналитических процедур, увеличить объемы перерабатываемой информации. Наличие такого структурного звена, как бюро информационных технологий в службе контроллинга просто необходимо.
Характер взаимодействия службы контроллинга с другими подразделениями предприятия определяется в каждом конкретном случае на основе задач и функций, выполнение которых возложено на нее руководством предприятия.
На каждом предприятии существует свой порядок правовых отношений, однако вне зависимости от этого, основными правами работников службы контроллинга следует считать:
- Право получать информацию от руководителей и сотрудников подразделений предприятия, необходимую для выполнения своих должностных обязанностей;
- Право осуществлять связь с другими предприятиями и фирмами по вопросам, входящим в компетенцию службы;
- Право давать обязательные для подразделений указания по вопросам методик планирования, учета затрат и анализа;
- Право вносить предложения руководству предприятия о критериях и методах расчета вознаграждения работников за активную работу по улучшению показателей финансово-хозяйственной деятельности.
Руководитель службы контроллинга несет ответственность за:
- Правильность применения методов, методик, инструментов и т.п., позволяющих получить достоверную и объективную информацию об эффективности деятельности предприятия и его подразделений;
- Своевременность выполнения процедур, установленных регламентом;
- Неразглашение конфиденциальной информации;
- Невыполнение в полном объеме обязанностей и неиспользование прав согласно должностной инструкции.
Степень ответственности работников службы контроллинга в Положении, как правило, не регламентируется и устанавливается должностными инструкциями.