Программа аудита торговой и заготовительной деятельности

Автор:
Источник: Журнал «Аудитор» № 11 2003г
Опубликовано: 15 сентября 2005

При аудите деятельности торговых организаций основное внимание аудитору следует обратить на правильность документального оформления приема, хранения, отпуска товаров и отражения товарных операций в бухгалтерском учете; изучить условия хранения товарных ценностей; выявить факты искажения отчетных данных и хищений товарных ценностей.

Проверка фактического наличия товаров

Аудит товарных операций необходимо начинать с проведения инвентаризации. Приступая к проверке фактического наличия и сохранности, аудитор должен установить перечень имущества, которое будет подвергнуто инвентаризации, а также убедиться, что с материально-ответственными лицами заключены договоры о полной материальной ответственности.

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии следует получить последние на момент инвентаризации отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Материально-ответственные лица должны дать расписки в том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию, отражены в бухгалтерских регистрах или переданы комиссии, что все ценности, поступившие на их материальную ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки должны дать и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение материальных ценностей или доверенности на получение имущества. Сведения о фактическом наличии имущества записываются в инвентаризационные описи. Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяется путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера. Аудитор должен лично убедиться в пригодности весоизмерительного оборудования, а также в том, имеется ли документ, подтверждающий его госпроверку, клеймение мерного инвентаря.

Следует не допускать внесения в описи данных об остатках товаров со слов материально-ответственного лица или по данным учета без проверки их фактического наличия.

Товарно-материальные ценности (ТМЦ), числящиеся за розничным торговым предприятием и хранящиеся на складах других организаций, должны быть занесены в описи на основании документов, подтверждающих сдачу этих товаров на ответственное хранение. В описях на эти товары указывают: их наименование; сорт; стоимость по данным учета; дата принятия товара на хранение; место хранения; номера и даты документов. На товары, переданные в переработку другой организации, в описи указывают: наименование перерабатывающей организации, наименование товаров; их количество; фактическую стоимость по данным учета; дату передачи товаров в переработку; номера и даты документов.

Инвентаризация товаров, находящихся в пути, отгруженных, не оплаченных в срок покупателями, находящихся на складах других организаций, заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на соответствующих счетах бухгалтерского учета.

На счетах учета товарно-материальных ценностей, не находящихся в момент инвентаризации в подотчете материально-ответственных лиц (в пути, товары отгруженные), могут оставаться только суммы, подтвержденные правильно оформленными документами: по находящимся в пути – расчетными документами поставщиков или другими их заменяющими документами; по отгруженным – копиями предъявленных документов (платежные поручения, векселя); по просроченным – документами, подтвержденными учреждениями банка; по находящимся на складах сторонних организаций – сохранными расписками. Проведение аудита товарных операций следует осуществлять: по поступлению товаров; продаже товаров; переоценке товаров.

Аудит операций по поступлению ТМЦ

Аудитору следует убедиться в правильности документального оформления товарных операций и составления отчетности материально-ответственных лиц о наличии и движении товаров.

Проводя проверку правильности документального оформления поступления товаров, следует убедиться в том, что движение товара от поставщика к потребителю оформляется товаросопроводительными документами, предусмотренными условиями поставки товаров и правилами перевозки грузов (накладной, товарно-транспортной накладной, железнодорожной накладной, счетом или счетом-фактурой). Кроме того, материально-ответственным лицом должна выписываться накладная при оформлении отпуска товаров со склада, при принятии товаров в торговой организации.

Если материально-ответственное лицо получает товары вне склада покупателя, следует проверить наличие доверенности, которая подтверждает право материально-ответственного лица на получение товара.

Аудитору следует выяснить порядок приемки товаров и ее документального оформления, так как при нарушении правил приема и сроков торговые организации лишаются возможности предъявления претензий поставщикам или транспортным организациям в случае недостачи или снижения качества товаров.

Если количество и качество товара соответствуют указанным в товаросопроводительных документах, то на сопроводительные документах накладывается штамп организации, что подтверждает соответствие принятых товаров данным, указанным в сопроводительных документах. Материально-ответственное лицо, осуществляющее приемку товара, ставит свою подпись на товаросопроводительных документах и заверяет ее круглой печатью торговой организации.

В случае несоответствия фактического наличия товаров или отклонения по качеству, установленному в договоре, или данным, указанным в сопроводительных документах, должен составляться акт, который является юридическим основанием для предъявления претензий поставщику, а в сопроводительном документе делается отметку об актировании.

На следующем этапе необходимо перейти к проверке соблюдения порядка применения контрольно-кассовых машин. В розничных организациях денежные расчеты с населением должны вестись с применением контрольно-кассовых машин. В связи с этим необходимо проверить наличие в торговой организации и ее структурных подразделениях контрольно-кассовых машин и соблюдение порядка их применения.

Аудитору следует убедиться в том, что внутреннее перемещение товаров между структурными подразделениями организации, где работают разные материально-ответственные лица, проводится на основании письменного или устного распоряжения руководителя организации и оформляется накладной в установленном порядке.

Необходимо проверить своевременность составления и представления товарных отчетов материально-ответственными лицами, сопоставив сроки составления отчетности о наличии и движении товаров, установленные руководителем и главным бухгалтером торговой организации, со сроками фактической сдачи отчетов.

Во время правильности составления отчетов материально-ответственных лиц аудитор устанавливает:

  • подлинность документов и правильность записей в отчете, сделанных на основании приложенных документов, а также соответствие даты документов периоду, за который представляется отчет;
  • соответствие в данном отчете остатков товаров и тары на начало отчетного периода остаткам, показанным в предыдущем отчете на конец отчетного периода;
  • соответствие в отчете остатков товаров и тары на начало отчетного периода фактическим остаткам в инвентаризационных описях на дату проведения инвентаризации;
  • соответствие хронологии первичных документов, приложенных к отчету;
  • законность и обоснованность хозяйственных операций (прием, отпуск, списание товара и т. д.);
  • наличие в документах всех необходимых реквизитов, подписей материально-ответственных лиц, распорядительных подписей руководителя организации на внутреннее перемещение товаров;
  • полноту оприходования в отчетном периоде товаров по выданным доверенностям, оплаченным или принятым к оплате документам;
  • правильность цен на товары, таксировки и подсчетов в отчете и приложенных к нему документах;
  • соответствие записей, сделанных материально-ответственными лицами в карточках (книгах) складского учета, первичным приходно-расходным документам;
  • соответствие суммы по внутреннему перемещению отпущенных товаров и тары сумме, показанной в приходной части товарных отчетов других материально-ответственных лиц;
  • соответствие выручки, показанной в расходной части товарного (товарно-кассового) отчета, сумме, оприходованной по кассовому отчету (при учете по продажным ценам).

Необходимо контролировать своевременность сдачи торговой выручки материально-ответственным лицом в главную кассу или банк, проверяя соблюдение лимита денег в кассе.

Аудит операций по выбытию ТМЦ

Проверяя правильность документального оформления и учета продажи товаров необходимо руководствоваться тем, что объем реализации (товарооборот) является важнейшим показателем хозяйственной деятельности торговых организаций.

Оптовым товарооборотом является продажа товаров одной организацией другой организации для последующей перепродажи или потребления. При этом продажа по безналичному расчету непродовольственных товаров юридическим лицам, их обособленным подразделениям для собственных нужд включается в оптовый товарооборот.

Под розничным товарооборотом понимается продажа потребительских товаров населению за наличный расчет независимо от каналов их реализации, а именно продажа:

  • юридическими лицами, осуществляющими розничную торговлю и общественное питание, для которых торговая деятельность является основной;
  • юридическими лицами, осуществляющими торговлю, но для которых торговая деятельность не является основной;
  • физическими лицами, осуществляющими продажу товаров на вещевых, смешанных и продовольственных рынках.

В состав розничного товарооборота включается продажа продовольственных товаров отдельным юридическим лицам (социального назначения: больницам, детским учреждениям, домам инвалидов, престарелых и т.п.) по безналичному расчету из розничной торговой сети, мелкооптовых баз, сети общественного питания для организации питания обслуживаемых ими контингентов населения, а также продажа товаров юридическим лицам, их обособленным подразделениям за наличный расчет.

Аудитору следует проверить правильность определения оптового и розничного товарооборота. Для проверки правильности отпуска и точности расчетов с покупателями, выявления фактов недовеса, недомера, недолива, обсчета аудитору следует провести внезапные контрольные закупки.

Проверяя порядок отражения в бухгалтерском учете операций по поступлению и выбытию товаров, аудитору следует учитывать, что товары в организациях торговли отражаются по покупной стоимости или по продажным ценам в соответствии с выбранной учетной политикой на счете 41 «Товары». Записи в регистрах бухгалтерского учета по счету 41 «Товары» должны вестись в целом по отчету материально-ответственного лица. Следует удостовериться, что оборот по дебету счета 41 «Товары» по каждой строке учетного регистра равен общей сумме прихода товаров в соответствующем отчете, а оборот по кредиту – общей сумме расхода товаров в том же отчете. Остатки товаров на начало и конец отчетного периода в учетном регистре также должны совпадать с соответствующими показателями в отчете.

Итоги записей по счету 41 «Товары» должны подсчитываться по окончании месяца, а затем сверяться с соответствующими показателями учетных регистров по другим счетам. При проведении проверки правильности организации ведения аналитического учета следует обратить внимание на случаи отсутствия аналитического учета или на случаи, когда данные аналитического учета товарных запасов не соответствуют оборотам и остаткам по счетам синтетического учета, что позволит не допустить неточности по оборотам и остаткам в регистрах синтетического учета, а также подтвердить достоверность статьи «Товары». Если аудитор обнаружит, что остатки по счетам товарных запасов по показателям аналитического учета не соответствуют показателям складского учета товаров, то в этом случае можно сделать вывод о занижении оборотов по дебету счета 41 «Товары».

При обнаружении фактов возврата товаров от покупателей необходимо обратить внимание:

  • на причины возврата товаров;
  • наличие сторнировочных записей на счетах бухгалтерского учета;
  • порядок исчисления налога на добавленную стоимость;
  • правильность возмещения излишне перечисленных сумм из бюджета;
  • порядок возвращения денег покупателю и замены товаров.

При обнаружении изменения первоначальной стоимости товаров следует проверить правильность внесения изменения стоимости в учет в зависимости от того, когда была осуществлена поставка товара – в текущем году или в предыдущие периоды.

Аудит операций по переоценке ТМЦ

Проверяя правильность учета и документального оформления потерь и уценки товаров, необходимо руководствоваться тем, что товарные потери, возникающие от естественной убыли, боя исчисляются по нормам (размерам) в порядке, установленном действующими инструкциями.

Товарные потери при транспортировании должны списываться в пределах установленных норм по каждому товарно-транспортному документу. Если при приемке фактическое наличие товаров оказывается меньше, чем указано в документах поставщика, то каждый случай брака, порчи, боя, понижения качества товаров, выявленных при транспортировании, должен быть оформлен актом. Сверхнормативные товарные потери при транспортировании могут относиться за счет поставщика или транспортной организации.

Списание недостачи за счет естественной убыли и боя товаров производится после инвентаризации на основе соответствующего расчета, составленного и утвержденного в установленном порядке. Недостача товаров сверх установленных норм убыли и потери от порчи при наличии акта о бое могут быть списаны организациями за счет дохода в тех случаях, когда конкретные виновники недостачи и порчи не установлены.

Величину потерь вследствие естественной убыли (Е) аудитор определяет по формуле:

Е = Т х Н : 100,
где Т – стоимость (масса) проданного товара;
Н – норма естественной убыли, %.

При партионном способе хранения товаров срок хранения исчисляют по партионной карте исходя из даты поступления товаров и даты отпуска.

При сортовом способе хранения определяют средний срок хранения товаров © по формуле:

С = О : Р,
где О – средний суточный остаток товара за
период между инвентаризациями;
Р – однодневный оборот товара за межинвентаризационный период.

Средний суточный остаток товара рассчитывают делением суммы остатков товаров за каждый день хранения на число дней в межинвентаризационном периоде.

Однодневный оборот исчисляется по формуле:

Р = Т х n,
где Т – оборот по товару за межинвентаризационный период;
n – число дней в межинвентаризационном периоде.

В розничной торговле оборот по реализации отдельных видов товаров непосредственно выявить, как правило, невозможно, поскольку аналитический учет товаров по видам обычно не ведут. Поэтому оборот по реализации того или иного товара за межинвентаризационный период определяют расчетным путем на основе показателей товарного баланса:

3Н + П = Р + В + 3К.
Откуда:
Р = 3Н + П – В – 3К,
где 3Н – остаток товара на начало межинвентаризационного периода (по данным предыдущей инвентаризации);
П – поступило данного товара за межинвентаризационный период (по данным приходных документов);
В – выбыло данного товара за межинвентаризационный период (по данным расходных документов);
3К – остаток товара на конец межинвентаризационного периода (по данным последней инвентаризации).

Определив оборот по реализации того или иного товара за межинвентаризационный период и умножив его на норму естественной убыли, получаем сумму естественной убыли по данному товару. После расчета суммы естественной убыли по каждому товару определяется общая сумма естественной убыли по всем товарам, реализованным за межинвентаризационный период.

Естественная убыль может быть рассчитана также следующим образом:

1) определяется естественная убыль на остаток товаров на начало межинвентаризационного периода;
2) определяется естественная убыль по поступившим товарам за межинвентаризационный период;
3) определяется естественная убыль по выбывшим товарам за межинвентаризационный период;
4) определяется естественная убыль по остатку товаров на конец межинвентаризационного периода;
5) определяется естественная убыль по товарам, реализованным за межинвентаризационный период [п. 1) + п. 2) – п. 3) – п. 4)].

Проверяя правильность документального оформления недоброкачественных товаров, возвращенных покупателями, следует убедиться, что обмен или прием недоброкачественных товаров производится на основании заявления покупателя, справки мастерской гарантийного ремонта (представленной в двух экземплярах), паспорта (гарантийного талона) на товар.

Кроме того, прием от покупателей недоброкачественных товаров должен быть оформлен накладной в двух экземплярах, один из которых прикладывается к товарному отчету, а другой вручается покупателю и является основанием для обмена товара или получения денежной суммы на сданный товар. Обмен недоброкачественных товаров, для которых не установлены гарантийные сроки (одежда, ткани, меха, ковры и др.), или получение денежной суммы за эти товары производится при предъявлении вместе с товаром товарного или кассового чека магазина и при наличии на товаре фабричного ярлыка. Обмен товара или возврат покупателю денег за товар, в котором установлены скрытые недостатки, производится на основании акта бюро товарных экспертиз.

Программа аудита закупок и сбыта сельскохозяйственной продукции и сырья

Составляя программу проверки заготовок сельскохозяйственной продукции и сырья, аудитор должен обратить внимание на то, что целями и задачами аудита заготовок сельскохозяйственной продукции и сырья являются:

  • контроль соблюдения установленного порядка заполнения и оформления приемных квитанций и реальности содержащихся в них данных;
  • проверка выполнения плана заготовок и закупок в целом по основным видам сельскохозяйственных продуктов и сырья;
  • проверка правильности и своевременности расчетов со сдатчиками сельскохозяйственной продукции, в первую очередь соблюдения цен, качества и массы продукции;
  • ознакомление с состоянием хранения заготовленных продуктов, сырья и тароматериалов, изучение причин потерь продукции, а также законности составления актов на отходы и порчу продукции;
  • проверка операций по реализации и сбыту продукции;
  • проверка возможных претензий со стороны покупателей;
  • сокращение издержек обращения, ликвидация непроизводительных потерь, увеличение прибыли, а также разработка мероприятий по максимальному использованию выявленных внутрихозяйственных резервов.

Аудит операций по поступлению сельхозпродукции

В настоящее время закупку и сбыт сельскохозяйственной продукции и сырья осуществляют, как правило, потребительские общества и организации системы потребительской кооперации. Для ведения закупок потребительское общество имеет в своем аппарате заготовителей, закупки ведут также заместители председателя правления потребительского общества по заготовкам, заведующие заготовительными складами и пунктами, ларьками, палатками. На право закупок каждому заготовителю потребительское общество должно выдавать удостоверение о том, что он действует по поручению потребительского общества, а также бланки приемных квитанций, прейскуранты закупочных цен, стандарты, технические условия, весоизмерительные приборы.

Кроме того, каждый заготовитель должен быть проинструктирован по вопросам заготовительной работы, о порядке оформления первичных документов по заготовкам, правилах составления и сроках представления установленной для него отчетности. В связи с этим аудитору следует проверить правильность организации заготовительной работы в потребительском обществе. Основными первичными документами, которыми оформляются закупки продукции, являются приемные квитанции и ведомости на закупку продукции.

Приемные квитанции служат товарными документами, на основании которых у заготовительных организаций отражается приход продукции на склад, а у сдатчиков – ее расход. Одновременно они являются расчетными документами, в которых определяются суммы, подлежащие уплате сдатчикам за принятую продукцию, и денежными документами, подтверждающими выплату наличных денег при закупке продукции.

Бланки приемных квитанций являются бланками строгой отчетности, в связи с чем следует проверить порядок их хранения, оформления, расходования. При проверке соблюдения порядка расчетов с предприятиями – поставщиками и индивидуальными сдатчиками за принятую от них сельскохозяйственную продукцию и сырье необходимо учитывать, что источниками информации для проверки служат приемные квитанции.

Аудитору необходимо убедиться, что потребительское общество производит расчеты со сдатчиками не позднее, чем на следующий день после приемки продукции, а в случае если заготовительная деятельность ведется вне места расположения обслуживающих их учреждений банка, не реже одного раза в пять дней. Если по условиям приемки стоимость продукции может быть определена только после лабораторного анализа ее качества, то расчеты должны осуществляться не позднее следующего дня после проведения лабораторного анализа.

Источниками информации для проверки расчетов с гражданами за закупленную продукцию являются приемные квитанции, ведомости на закупку продукции у населения, оформленные в установленном порядке. Выдача денег производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым на основании приемных квитанций. В этой связи аудитору необходимо проверить соблюдение порядка оплаты закупленной у населения продукции. Выполняя эту процедуру, аудитор должен обратить внимание на следующие особенности:

  • предъявленные населением к оплате приемные квитанции с помарками, подчистками и другими исправлениями, а также приемные квитанции, вызывающие сомнение в их подлинности и правильности записей, не должны приниматься бухгалтерией и кассиром к оплате до представления заведующим складом (пунктом) или заготовителем отчета и сверки приемных квитанций с их корешками;
  • при выдаче денежных средств по расходному кассовому ордеру или приемной квитанции кассир должен потребовать предъявления паспорта, а также записать его номер, кем и когда он был выдан; сдатчик обязан поставить свою подпись в получении денег и указать полученную сумму;
  • оплаченные расходные кассовые ордера и приемные квитанции должны быть подписаны кассиром, а приложенные к ним документы погашены штампом или надписью «оплачено» с указанием даты;
  • при выдаче денежных средств по приемным квитанциям кассир в течение рабочего дня не записывает их в кассовую книгу, а составляет в двух экземплярах реестр оплаченных приемных квитанций, в котором указывает порядковый номер, дату, серию и номер оплаченных приемных квитанций, а также фамилию, имя, отчество получателя и сумму, выплаченную по каждой приемной квитанции;
  • по окончании рабочего дня кассир подсчитывает в реестре общую сумму, заверяет ее своей подписью и передает оба экземпляра реестра вместе с приемными квитанциями в бухгалтерию;
  • после проверки реестра и приложенных приемных квитанций бухгалтерия в тот же день выписывает расходный кассовый ордер, который подписывается руководителем и главным бухгалтером заготовительной организации, и передает кассиру вместе с одним экземпляром реестра и приемными квитанциями для составления отчета кассиром и представления его в бухгалтерию заготовительной организации. Второй экземпляр реестра оплаченных приемных квитанций бухгалтерия заготовительной организации направляет заведующему заготовительным складом, который этот экземпляр вместе с экземплярами корешков приемных квитанций прикладывает к своему отчету.

Потребительское общество выдает заготовителям наличные денежные средства для оплаты закупленных ими у населения сельхозпродуктов. В этой связи аудитору необходимо провести проверку правильности оформления авансовых отчетов и соблюдение сроков сдачи авансовых отчетов в бухгалтерию.

При проверке аудитор должен убедиться в том, что выдача наличных денежных средств в подотчет заготовителям производится из кассы заготовительной организации в размерах не более пятидневной потребности на срок до семи дней, а правлением потребительского общества должны быть установлены предельные суммы выдачи наличных денег в подотчет заготовителям. В процессе этой проверки аудитор должен также установить – имели ли место случаи повторной выдачи авансов заготовителям при неполной сдаче продукции на склад или заготовительный пункт и случаи неполного расчета по ранее выданному авансу.

При наличии в потребительском обществе операций по приемке биркуемого кожевенного сырья аудитору необходимо убедиться в соблюдении порядка перерасчетов с населением по биркованному кожевенному сырью. Аудитор должен установить, на кого возложена обязанность по проверке качества и оценке биркуемого кожевенного сырья. Как правило, эта ответственность возлагается на заведующих заготовительными складами и пунктами.

Если при проверке будут установлены расхождения в оценке и случаи недоплаты населению денежных средств, аудитору следует проверить – составлен ли заготовительным складом реестр выявленных недоплат. Этот реестр должен быть составлен лишь на то кожевенное сырье, по которому выявлены недоплаты, превышающие нормы допустимых расхождений в оценке. Реестр должен сдаваться вместе с отчетом в бухгалтерию. Сумма недоплаты устанавливается аудитором путем сопоставления фактической оценки кожевенного сырья, определенной при приемке сырья на складе, со стоимостью сырья, указанной в приемной квитанции.

При проверке правильности оформления реестров аудитор должен убедиться, что бухгалтерией проставлены из соответствующих приемных квитанций стоимость сырья по закупочным ценам, фамилия, имя, отчество, а также адрес лица, продавшего кожевенное сырье.

После утверждения реестра руководителем потребительского общества причитающиеся населению суммы должны выплачиваться из кассы, а в реестре об этом должна быть сделана отметка. При проверке правильности учета расчетов за сельскохозяйственную продукцию и сырье аудитору следует убедиться в правильности корреспонденций счетов по учету расчетов за продукцию, закупленную у сельскохозяйственных предприятий и населения.

Все заготовители потребительских обществ должны сдавать на заготовительные склады и пункты закупленную ими продукцию ежедневно. Аудитору следует проверить правильность документального оформления поступления сельскохозяйственных продуктов и сырья на заготовительные склады и пункты.

Аудитору необходимо убедиться в том, что одновременно со сдачей закупленной продукции заготовитель, который производит расчеты со сдатчиками наличными деньгами, представляет отчет об израсходовании полученных в подотчет наличных денег.

Аудитор должен проверить, что прием на заготовительные склады и пункты закупленной продукции осуществляется на основании приемных квитанций и ведомостей, оформленных актов на сельхозпродукты и сырье, яйца и скот.

Закупленная продукция должна приниматься заведующими заготовительными складами и пунктами по установленным закупочным ценам, исходя из ее фактического качества. При установлении фактов передачи продукции из одного заготовительного склада (или пункта) на другой склад (или пункт) аудитору следует проверить законность и правильность оформления перемещения продукции. Перемещение продукции из одного склада на другой склад (или пункт) может производиться только с разрешения председателя правления потребительского общества. На продукцию, направленную на другой заготовительный склад (или пункт), материально-ответственное лицо должно выписывать расходную накладную в двух экземплярах.

Заготовители потребительских обществ и заготконтор, осуществляющие закупки продукции у населения, обязаны представлять отчеты в бухгалтерию. В связи с этим аудитору необходимо проверить правильность составления и соблюдение сроков сдачи отчетов в бухгалтерию.

При проверке правильности оформления авансовых отчетов аудитору следует убедиться в том, что в оправдание расхода денежных сумм и сдачи закупленной продукции на заготовительные склады и пункты к авансовому отчету приложены следующие документы:

  • оплаченные приемные квитации и ведомости на закупку;
  • приемные квитанции и другие документы на сдачу на склад вторичного сырья, которое в момент закупки не оформляется документами;
  • приемные акты заготовительных складов и пунктов на продукцию и тару.

Аудитор должен также убедиться, что остатки денежных авансов и неиспользованных бланков приемных квитанций, ведомостей на закупку и все документы на принятую продукцию своевременно и в полном объеме сдаются в бухгалтерию.

Вместе с авансовыми отчетами заготовители должны представлять в бухгалтерию реестр приемных квитанций на сельхозпродукты и сырье.

При проверке правильности составления реестров приемных квитанций аудитор должен установить, вся ли продукция, закупленная по приемным квитанциям, сдана на заготовительный склад (или пункт).

При обнаружении в приемных квитанциях неправильно примененных закупочных цен, арифметических ошибок, неправильного исчисления количества, массы и причитающихся к выплате сумм, а также при установлении недоплат населению аудитору необходимо отразить эти факты в рабочих документах.

Аудит операций по выбытию сельхозпродукции

При проверке правильности документального оформления отгрузки и сбыта сельскохо-зяйственных продуктов и сырья аудитору следует учитывать, что порядок отгрузки и отпуска покупателям продукции, ассортимент и количество, сроки поставки, порядок сдачи по количеству и качеству, цены на продукцию, порядок расчетов и другие условия, связанные с отгрузкой, устанавливаются условиями поставки отдельных видов продукции, а также договорами, заключенными с покупателями.

Закупленная продукция отгружается и отпускается из заготовительных складов и пунктов по нарядам. Аудитору следует проверить наличие нарядов на отгруженную продукцию, а также правильность их оформления. Наряд должен иметь номер, дату, срок действия, быть подписан руководителем и главным бухгалтером и скреплен печатью. Наряд и распоряжение об отпуске продукции передаются материально-ответственному лицу. Распоряжение должно быть подписано председателем правления потребительского общества и главным бухгалтером и скреплен печатью. Если наряд подлежит исполнению несколькими материально-ответственными лицами, то в этом случае на общее количество занаряженной продукции должен быть выписан отдельный наряд. Аудитору следует обратить внимание на случаи ненадлежащего оформления нарядов, а также на случаи передачи просроченных нарядов.

Материально-ответственное лицо, получившее наряд для исполнения, должно вести оперативный учет его выполнения. С этой целью на обороте наряда проставляются номера и даты расходных документов, которыми оформлена отгрузка или отпуск покупателям продукции и указывается количество и масса отгруженной продукции.

Исполненные наряды должны быть переданы в бухгалтерию одновременно с отчетом о движении продукции в сроки, установленные для сдачи отчетов, но не позднее дня, следующего за отпуском последней партии продукции по наряду. Аудитору следует поверить наличие и правильность оформления книги исполнения нарядов по нарядам и другим распоряжениям, принятым к исполнению.

На каждого получателя продукции в книге должен быть открыт лицевой счет. В случае изменения выданного наряда в отношении количества продукции, подлежащей отгрузке или отпуску, замены одного вида продукции другим, продления срока действия наряда либо аннулирования его, потребительскому обществу должно быть направлено соответствующее уведомление. На основании полученного уведомления об изменении наряда потребительское общество вносит соответствующие изменения в наряды, выданные ими для исполнения материально-ответственным лицам. Одновременно с этим должны быть сделаны соответствующие изменения в книге исполнения нарядов.

Проверяя порядок соблюдения отпуска продукции, аудитор должен обратить внимание на соответствие качества продукции установленным стандартам, техническим условиям, а также выяснить – имели ли место случаи отгрузки продукции с нарушением стандартов, технических условий или договоров. Отпуск продукции представителю покупателя производится при предъявлении доверенности и документа, удостоверяющего личность покупателя продукции.

Товароведы-сдатчики потребительского общества, а также вызванные представители покупателя обязаны лично участвовать в сдаче продукции, подписывать акты на сдачу-приемку продукции, так как они несут ответственность за включение неправильных данных в подписанные ими акты сдачи-приемки сырья. Акты на сдачу-приемку сельхозпродукции, подписанные товароведами-сдатчиками без возражений, являются основанием для расчета между поставщиком и покупателем. Животноводческая продукция перед отгрузкой должна быть проверена ветеринарным надзором и подвергнута клеймению. Клеймение должны производить работники склада под наблюдением ветеринарного врача.

При проверке соблюдения порядка отпуска шерсти, пушно-мехового, каракулево-смушкового и кожевенного сырья аудитору следует учитывать, что на кожевенное и меховое сырье животных, убитых не на бойнях, а также на меховые шкурки ягнят и козлят и шкурки енота помимо ветеринарного свидетельства должна быть выписана справка ветбаклаборатории, которая должна быть приложена к сопроводительным документам. Шерсть, принятая на заготовительный склад должна быть упакована, запрессована и замаркирована. Каждая кипа шерсти должна быть записана заведующим складом в журнал регистрации. Списание отгруженной покупателю шерсти производится по массе, указанной на маркировке кип. По этой же массе должны быть выписаны спецификация и счет-фактура покупателю шерсти. Кожевенное сырье должно быть упаковано в тюки и промаркировано. На каждый тюк кожевенного сырья должна быть выписана бирка в двух экземплярах.

Все виды пушнины, мехового и каракулево-смушкового сырья должны упаковываться в тару. Ящики, мешки, кипы с пушно-меховым сырьем маркируют, а тюки открытые или в рогожной таре биркуют.

На каждое место пушно-мехового сырья заведующий складом должен составлять упаковочный лист, который должен быть вложен в каждую кипу, а на каждую парию сырья выписывается спецификация. Подготовленная к отгрузке или отпуску продукция должна быть взвешена заведующими заготовительных складов и пунктов. Качество шерсти, подготовленной к отгрузке покупателям, должно быть подтверждено выпиской удостоверения о качестве шерсти.

Сельскохозяйственная продукция, принятая с отклонениями от стандартов и технических условий, после приемки подвергается сортировке по установленным сортам и подработке. Сортировку и подработку продукции производят в местах ее хранения под ответственностью заведующего складом по письменному распоряжению руководителя.

Аудитору следует убедиться в том, что каждая отдельная сортировка и первичная подработка оформлены надлежащим образом составленным актом на сортировку и доработку сельскохозяйственной продукции и сырья. Продукция, полученная в результате сортировки или первичной подработки, оценивается по установленным закупочным ценам, соответствующим новым сортам или новому качественному состоянию. По этим ценам ведется учет рассортированной и подработанной продукции. Стоимость отходов, которые могут быть использованы, определяется по ценам возможного их использования. Неиспользуемые отходы, полученные при сортировке и подработке, отражаются в учете по ценам оригинала.

При доработке биркованного животноводческого сырья его качество указывается на бирках в соответствии с актом сортировки и доработки. Сортировка яиц оформляется актом, составленным работником, ответственным за сортировку. Акт составляется на каждую партию поступивших яиц и служит основанием для составления акта на приемку яиц.

Акты на сортировку и подработку сельхозпродукции и яиц должны быть сданы в бухгалтерию не позднее следующего дня после окончания сортировки и подработки.

Аудитору следует проверить правильность составления актов. В акте должны быть указаны: наименование продукции по стандарту; качественное состояние; количество, масса; дециметраж; цена и стоимость продукции до и после сортировки или подработки; отходы и естественная убыль, полученные в результате сортировки или подработки; соответствие выхода продукции и отходов установленным нормам.

При проверке правильности документального оформления поступления тары и тароматериалов аудитору следует обратить внимание на то, что вся тара, тарные и упаковочные материалы, поступившие от поставщиков, были приняты материально-ответственными лицами по количеству и качеству и оприходованы.

Заведующие заготовительными складами и пунктами представляют отчеты о движении и остатках находящихся в их подотчете сельскохозяйственных продуктов и сырья.

Аудитору следует убедиться в правильности оформления первичных документов и арифметических подсчетов, своевременности представления отчетов в бухгалтерию, так как на их основе осуществляется контроль за наличием и движением сельскохозяйственных продуктов и тары. Кроме того, при проверке отчетов приложенные к ним документы необходимо сверить с документами, прилагаемыми к отчетам заготовителей, кассиров, к товарно-денежным отчетам.

В целях контроля за движением и остатками закупленной продукции заведующие заготовительными складами ведут складской учет. Аудитору следует организовать проверку правильности ведения складского учета. Складской учет продукции на заготовительных складах должен вестись по номенклатуре Количественно-суммового учета сельхозпродуктов и сырья.

В этой связи в потребительском обществе должна быть разработана рабочая номенклатура количественно-суммового учета сельхозпродуктов и сырья, составленная отдельно по продукции растениеводства, животноводства и вторичного сырья. Учет движения продукции на складе должен вестись в соответствии с порядком ее хранения. Отдельно учитываемая продукция не должна смешиваться на складе с другой однородной продукцией.

Записи в книгах складского учета должны вестись ежедневно заведующим складом на основании соответствующим образом оформленных документов. Аудитору необходимо убедиться, что складской учет движения и остатков продукции ведется в соответствии с номенклатурой, с открытием отдельных лицевых счетов и присвоением им отдельных номенклатурных номеров, а также в тех единицах измерения, которые предусмотрены номенклатурой.

Автор:

 

Все статьи цикла «Номер 11»

(состоит из 3 статей)

Особенности налогообложения при выполнении соглашений о разделе продукции (15 сентября 2005)

Программа аудита торговой и заготовительной деятельности (15 сентября 2005)

Миссия аудита и процесс формирования отношений между аудитором и аудируемым лицом (15 сентября 2005)