Создание системы сквозного планирования на предприятии:сбыт – снабжение – производство – экономика – финансы

Контроллинг

Автор:
Источник: Источник: практические материалы с Конференции "Контроллинг и управленческий учет: практический опыт реализации " 24-26 марта 2005 г Москва.
Опубликовано: 16 сентября 2005

ПЛАНИРОВАНИЕ КАК ИНСТРУМЕНТ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ

Выполнение доводимых до предприятий основных показателей социально-экономического развития в условиях динамичных внешних и внутренних изменений их деятельности подводит к необходимости создания системы интегрированного планирования на предприятии

Сегодня такая система должна быть гибкой и приспосабливаться к любым изменениям рынка, введению новых продуктов. Поэтому все ее блоки должны быть взаимосвязаны. На практике такую систему можно развить на базе экономической модели предприятия, оперативного планирования производственной программы в двух направлениях.

Первое – от ежемесячного расчета оптимальной производственной программы к годовому плану. Второе – от внутренних взаимосвязей между объемами продаж, затратами и прибылью до налаживания «внешних связей» и интеграции между отдельными планами и созданию сквозной системы планирования, включающей планирование сбыта, снабжения, производства, персонала, экономики и финансов. Причем акцент следует сместить с производства на экономику сбыта, позиционирование каждого отдельного продукта на рынках, оптимизацию производственной программы и ее рациональное обеспечение необходимыми ресурсами. А это связано с преодолением слоившихся стереотипов поведения, например, приспосабливать производство под возможности снабжения, продавать то, то произвели, а не производить, что требует рынок.

Покажем процесс трансформации и приспособления к рынку через анализ действующих подходов и систем планирования на предприятиях РФ.

Первый подход основывается на последовательном создании системы показателей, по которым определяют результаты его работы за прошлый период и задают в виде системы целей на будущий период.

Исходным является планирование основных показателей деятельности предприятия как целей его развития на год с разбивкой по кварталам и по месяцам. Речь идет о важнейших материальных целях (производство и отгрузка по важнейшим видам деятельности, продуктам), стоимостных целях (прибыли, рентабельности и ликвидности), а также социальных целях (численности персонала, фонде оплаты труда, налогах). Такая система показателей описывает достигнутое и будущее состояние предприятия или способ его поведения по отношению к конкурентам в виде следующих основных расчетных таблиц (см. рис. 1).

В сводной таблице основных показателей задаются основные параметры его производственно-хозяйственной деятельности и финансового положения, которые затем подробно раскрываются в виде отдельных таблиц. Прежде всего это план прибылей и убытков, из которого вытекает бюджет движения денежных средств по основным сферам деятельности. Производственная программа по основным видам выпускаемой продукции в натуральном и стоимостном выражении расписывается с учетом остатков на складе и максимальной возможности использования мощностей. Структура затрат на производство представляется по элементам и статьям затрат.

С учетом необходимой рентабельности определяется объем товарной продукции и отгрузка (выручка) в том числе экспорт продукции и прибыль (убыток) от продаж.

На основании этих данных рассчитываются результативные показатели в виде рентабельности продаж, чистой прибыли, остатков готовой продукции на складе на начало и конец планируемого периода.

Планирование дебиторской и кредиторской задолженности на начало и конец планируемого периода позволяет перейти к бюджету завода. Определяется объем поставок сырья и материалов, среднесписочная численность персонала и фонд оплаты труда, а также средняя заработная плата и выручка на 1 работающего.

Все расчеты отражают процессы и мероприятия по достижению целей в количественном виде и позволяют показать их влияние на финансовые результаты предприятия. Деятельность и процессы планируют чтобы распределять ресурсы и прежде всего финансовые на производство продуктов для получения регулярных доходов.

Поскольку основная проблема состоит в обеспечении развития предприятия денежными средствами, важно определить, сколько денег нужно на выживание и развитие. Поэтому главное в этом подходе – планирование бюджета движения ДС по направлениям деятельности (в том числе по цехам). Такие бюджеты разрабатываются для отдельных предприятий в ОАО или в концерне, а либо для основных служб и цехов (подразделений) предприятий и защищается на балансовых комиссиях. Управление происходит в основном через согласование и достижение основных показателей. По мере выполнения показателей контролируется факт их выполнения и анализируются отклонения. По итогам отчетных периодов составляются отчеты по основным показателям деятельности предприятия. Строится такой подход к планированию, как правило «сверху — вниз». Преимущества такого подхода:

  1. Наглядность и правильность основных показателей деятельности предприятия
  2. Представлена детальная структура всех показателей
  3. Составляется инструкция по их получению и заполнению.
  4. Взаимосвязанная логика всех таблиц

Недостаток этого подхода состоит в том, что при изменении какого-либо из показателей не ведет к автоматическому пересчету всех остальных показателей.

Этот подход применяется в основном в ОАО, концернах или на крупных предприятиях.

Второй подход к планированию основан на детальной разработке программы производства и сбыта и системе взаимосвязанных планов сбыта, производства, снабжения, экономики и финансирования текущей деятельности, обеспечивающих выполнение заданной программы

Система и процесс планирования начинается с плана сбыта. Его составляют и рассчитывают не только в денежном измерении, но и в объеме выпуска всего ассортимента выпускаемой и продаваемой продукции.

Речь идет о предварительно рассчитанной оптимальной программе производства и сбыта (с точки зрения ее доходности для предприятия и быстрого возврата оборотных средств). Изменения на рынках и в потребностях покупателей дают основной импульс постоянным изменениям и инновациям. Главным ограничителем при составлении такого плана выступают рынок и конкуренция, поэтому план сбыта чаще всего является узким местом в системе планирования. В качестве интервала планирования для удобства принят месяц.

Ядром в этом подходе является формирование эффективной себестоимости продукции и ее оптимизация. Технология планирования основана на постепенном сборе затрат на производство единицы продукции и всего выпуска. Последовательность расчетов позволяет проследить, как она складывается, делает процесс ее формирования и влияния на нее основных служб прозрачным и наглядным (рис. 2).

Неизбежность снижения издержек ориентирует на поиск определенных ограничений, в том числе бюджетных в работе службы снабжения. Речь идет о ценах на основное сырье и материалы и условиях их поставки (транспортно-заготовительные расходы). Одним из ограничителей могут служить устанавливаемые на предприятии индикативные цены на закупаемые сырье и материалы.

При составлении плана снабжения расходы и затраты на сырье и материалы необходимо скорректировать на изменение их остатков на складе. Сезонность производства и продаж данной продукции влияет на формирование складов готовой продукции и сырья и материалов, диктует необходимость планирования запасов на складе и контроля их оборачиваемости.

Данные о структуре и составе основного сырья при сложившемся уровне цен ориентирует на тщательный подход к планированию отдельных компонентов сырьевой составляющей, от которой зависит качество и конкурентоспособность выпускаемой продукции и всего предприятия и уровень затрат на производство. Структура затрат позволяет оценить экономику предприятия и понять, в каком направлении изменять, оптимизировать ее для сохранения конкурентоспособности продукта и предприятия.

Регулярность планирования позволяет отслеживать динамику изменения цен, объемов выпуска во времени и использовать информацию о прошлых периодах для планирования. Сложившаяся структура полной себестоимости может служить в качестве нормативных данных для последующих периодов планирования при условии сохранения оптимальной структуры затрат.

Представленный подход к созданию системы планирования отражает технологию планирования, а также логику сбора всех затрат и их распределения по продуктам. Она построена по сквозному вертикальному принципу. Процесс планирования представляет собой интеграцию отдельных планов: сбыта, производства, всех затрат, снабжения, прибыли. Затем рассчитывается финансовый план, или потребность в финансовых средствах (собственных и/или заемных) для реализации других планов. В такой системе взаимосвязанных планов часть из них может оказаться «узким местом». С ними в первую очередь увязывают все остальные планы и по мере необходимости вносят изменения.

Преимущества данного подхода:

  1. Гибкая система взаимосвязи всех технико-экономических расчетов основанная на технологии производства и сбыта продукции.
  2. Начинается с определения объемов производства и цен, формирования программы сбыта, на основании которой формируется программа производства продукции.
  3. Раскрывает внутренние скрытые непростые взаимосвязи
  4. При изменении входных данных по сырью позволяет автоматически пересчитывать всю программу и все взаимосвязанные параметры.
  5. Позволяет увидеть вклад каждой службы (сбыта, производства, снабжения, экономических и финансовых служб и т.д.) в общий результат работы (прибыль/убытки).
  6. Появляется реальная возможность влиять на ситуацию и достигать желаемого
  7. Повышает ответственность за составляемые планы и ориентирует работу предприятия на конечный результат (прибыль)

Слабым местом этого подхода является отсутствие в системе единой сбытовой политики предприятия. Кроме того она не учитывает остатков и не позволяет моделировать программу производства при различных ценах и объемах сбыта на отдельные виды продукции. Эти расчеты приходится делать отдельно.

Одной из продвинутых разновидностью данного подхода является система планирования основанная на детальном расчете производственной программы исходя из технологии изготовления продукции и подробном расчете потребности производства в основном сырье и материалах с учетом их различной комбинаторики. Достоинство этой системы в детальной проработке и возможности использования разных рецептур изготовления продукта при различных комбинациях имеющихся ресурсов с учетом изменения их цен на рынке. Любое изменение в сырьевых компонентах влечет за собой автоматические изменения в производственной программе, графиков производства, объемов реализации продукции. Пример такого расчета приведет в табл.2.

Опыт работы многих предприятий показывает, что почти в 90% случаев к неудачам предприятий ведут проблемы сбыта. Усиливают и обостряют эти неудачи наряду с недостатком собственных средств (в 25% случаев) — отсутствие системы планирования и контроля, и особенно финансового планирования на предприятиях (от 30 до 40% случаев). Это обстоятельство, недостатки первых двух подходов, а также необходимость постоянно приспосабливать действующую систему планирования к актуальным требованиям предприятия и его внешней среды неизбежно привели на практике к третьему подходу – формированию системы управления денежными средствами на базе системы сбыта продукции.

Считается, что система планирования сильна настолько, насколько сильным является ее «слабое звено». Практика показывает, что чаще всего таким слабым звеном является финансовое планирование, а именно планирование движения денежных средств. На планировании прихода денежных средств по каждому клиенту и основывается этот подход к созданию сквозной системы планирования. Иными словами он начинается с налаживания обратной связи с рынками и клиентами. Речь идет о детализированной информации, касающейся работы с отдельными клиентами, которая сигнализирует об изменениях во внешней среде и лежит в основе принятия решений.

Смысл данного подхода состоит в разработке, апробации на практике и использовании в ежедневной деятельности службы сбыта и маркетинга аналитической информации по прогнозу прихода денежных средств, которая раскрывает всю картину бизнеса. Технологию этого метода можно представить в виде следующих шагов.

  1. Прогноз прихода денежных средств по каждому клиенту (по договорам) и рынкам сбыта ежедневно (менеджеры службы сбыта).
  2. Фактический приход денежных средств по каждому клиенту и прогноз прихода денежных средств по неделям в рамках месяца.
  3. Дебиторская и кредиторская задолженность по каждому клиенту.
  4. План по отгрузке продукции в ассортименте (в натуральном и стоимостном выражении) и план остатков готовой продукции на складе и незавершенном производстве.
  5. Сводная информация и справка о поступлении ДС с разбивкой по валютам и с учетом кредиторской и дебиторской задолженности по клиентам.
  6. Бюджет движения денежных средств и их эквивалентов за месяц.

Работа с такой информацией предполагает выявление причин отклонений фактического прихода денежных средств от запланированного по клиентам. Такой подход позволяет выстраивать работу с клиентами эффективно и делает ежедневную ситуацию на предприятии или в бизнесе прозрачной, понятной и управляемой.

Этот подход больше всего подходит для коммерческих фирм, основные функции которых состоят в закупках продукции и ее продажа, доведения до клиентов. Поэтому с другой стороны важно представить движение денежных средств вложенных в закупку товаров и представить всю цепочку его движения. Это позволит раскрыть и правильно построить логистику и замкнуть ее на продажах.

Структура продаж и доходности отдельных продуктов поможет сформировать оптимальный план закупок и продаж с точки зрения быстрого возврата денежных средств. Система взаимодействия службы маркетинга и сбыта с другими службами (финансовой, снабжения и др.) по обмену информацией и документообороту для управления денежными средствами создается на базе разработки регламента. Это позволит создать систему, порядок работы в службе сбыта (или коммерческом отделе), которая не зависит от отдельных специалистов, а организует их на выполнение строго определенных задач, функций и ориентирует на достижение конкретных результатов, а не только на процесс продаж.

В процессе создания такой системы руководители и специалисты приобретают необходимые профессиональные навыки, которые позволят уйти от ежедневного латания дыр, от авральной работы в конце месяца и наладить профессиональное выполнение функций в службе сбыта в течение всего месяца. Это реальный шанс выжить в непростой ситуации и успешно работать на перспективу.

При таком подходе планирование становится инструментом приспособления, творческого формирования реальной действительности и будущего предприятия, а не просто расчетом и выполнением отдельных показателей.

Достоинства подхода состоят в следующем:

  1. Строится действенная и детальная система сбыта продукции.
  2. Разрабатывается детальная маркетинговая и ценовая стратегия и на ее основе выстраивается гибкая система продаж.
  3. Рассчитывается экономика каждого клиента через приход денег, отгрузку, остатки, дебиторскую и кредиторскую задолженность.
  4. На основании заявок от клиентов (результат работы сбытовиков со своими клиентами) составляется план сбыта, который просчитывается с точки зрения его доходности и оборачиваемости средств.
  5. Формируется план производства, который расписывается по рынкам и регионам, что позволяет формировать гарантированный сбыт продукции.
  6. На основании прихода денежных средств определяются расходы на материальные ресурсы и формируется план снабжения и производства под планируемую программу сбыта.

Автор:

 

Все статьи цикла «Практические материалы с Конференции "Контроллинг и управленческий учет: практический опыт реализации " 24-26 марта 2005 г Москва»

(состоит из 13 статей)

Подход к построению системы контроллинга с позиции теории управления (16 сентября 2005)

Психологические аспекты внедрения системы сбалансированных показаталей (ССП):мотивация персонала и менеджеров, преодоление сопротивления (16 сентября 2005)

Корпоративный контроллинг: теория и практика построения (16 сентября 2005)

Контроллинг в производственно-строительной группе (16 сентября 2005)

Управленческий анализ (контроллинг) на предприятиях молочной промышленности (16 сентября 2005)

Разработка оптимальной программы производства и сбыта и механизм ее реализации на предприятии (16 сентября 2005)

Мониторинг и анализ отклонений как фундаментальная основа контроллинга (16 сентября 2005)

Реализация и ежедневное использование контроллинга в компании «Henkel» (16 сентября 2005)

Контроллинг в ОАО «Западно-сибирский металлургический комбинат»:настоящее и будущее" (16 сентября 2005)

Создание системы сквозного планирования на предприятии:сбыт – снабжение – производство – экономика – финансы (16 сентября 2005)

Многоуровневые системы измерения эффективности бизнеса (16 сентября 2005)

Система сбалансированных показателей и процессный подход – основа для создания замкнутого цикла контроллинга и управленческого учета (16 сентября 2005)

Практический контроллинг в малом коммерческом банке (16 сентября 2005)