Автор: Шмилович М.З., независимый эксперт по качеству
Источник: Просто Качество
Дата публикации: 20 Августа 2010
Управление качеством снабжения / поставок в розничной торговле (ритейле) строится на основе тех же базовых принципов, как и в других отраслях промышленности и торговли. Тем не менее, оно имеет свои особенности, о которых я попытаюсь рассказать в статье.
1 Одобрение / сертификация поставщика
Перед началом взаимодействия с поставщиком проводится оценка его способности стабильно и в срок поставлять качественные товары и услуги. Крупные западные сетевые компании даже сертифицируют поставщиков, имея свою программу требований для потенциальных поставщиков. Основной инструмент такой оценки – аудит (внешняя проверка) поставщика.
В ходе такой проверки проверяются:
Самый важный вопрос, на который надо ответить в ходе проверки, может ли потенциальный поставщик снабжать нас качественными товарами / услугами в требуемые нам сроки?
2 Требования по качеству в контракте
Обычно взаимодействие с поставщиком начинается с правильного составления контракта, который включает в себя требования по качеству. Эти требования состоят из:
3 Организация информационного обмена
Поддержание необходимого количества и ассортимента товаров в магазине / бизнесе розничной торговли требует быстрого и точного обмена информацией и оперативного решения проблем.
Как минимум, ритейлер должен обладать актуализированным списком контактов ответственных лиц поставщика с указанием зон ответственности. Чем меньше барьеров будет в потоке обмена информацией, тем лучше взаимодействие, от которого выигрывают обе стороны.
Понимая этот факт, крупные розничные компании встраивают своих поставщиков в базы данных по поставкам. С помощью такой базы ритейлер может планировать и видеть сроки наработки товаров, даты их планируемых поставок, получать сообщения от поставщиков в режиме реального времени. Поставщик может видеть наличие запасов в сетях, время и дату получения товара ритейлором, получать сообщения в режиме реального времени.
В результате – поддержание запаса номенклатуры, минимизация сроков поставок.
Преимущества базы:
4 Требования к упаковке
Наличие большого количества товаров в номенклатуре влечет за собой большое разнообразие видов упаковки. Многие торговые сети стремятся стандартизировать упаковку получаемых товаров, снижая таким образом количество необходимой погрузочно-разгрузочной техники, число персонала, занятого в приемке и экономя место для хранения товаров.
Требования к упаковке согласовываются с поставщиком перед началом взаимодействия.
5 Требования к идентификации упаковок и товаров
Наличие минимальной необходимой информации на упаковке получаемых товаров снижает вероятность ошибки в ходе приемки, хранения и реализации товара.
Вот перечень контролируемого обозначения, которое должен наносить поставщик на упаковки и паллеты:
Требования к идентификации согласовываются с поставщиком перед началом взаимодействия.
6 Требования к сопроводительной документации:
Сопроводительная документация, сопровождающая товары, должна указывать:
Также необходимо включать в сопроводительные документы:
7 Контроль качества новых товаров
Перед началом реализации товара от нового поставщика важно оценить возможные риски, которые могут произойти от использования покупателем этого товара.
Я говорю о:
Иногда необходимо отправить образцы проверяемых товаров в независимую лабораторию на экспертизу.
8 Стоимость и цена
Продолжим наш разговор о качестве в поставках для розницы с отправной точки – разнице между понятиями «цена» и «стоимость». Исторически сложилось так, что отделы снабжения / закупок основывали свою работу на железном аргументе – цене закупаемого сырья. Купил подешевле – молодец. Купил дорого – плохо, не умеешь работать. То, что потом происходит на производстве, в службе качества и продажах, уже не проблема отдела снабжения. К сожалению, данная практика до сегодняшнего дня служит основой работы отделов снабжения на многих предприятиях РФ.
«Стоимость» включает в себя все расходы на закупку товара, его перепродажу, проблемы с его качеством, обнаруженным ритейлором или конечным покупателем.
Предположим, мы закупили 2 вида товара, А и Б.
Цена за единицу товара
A – 100 $
Б – 110 $
Потери и брак во время контроля качества, хранения, гарантийного ремонта и стоимости возврата на единицу товара
A – 30 $
Б – 15 $
В итоге мы видим, что каждая единица А обошлась нам в 130 $.
Каждая единица Б обошлась нам в 125 $.
«Все просто», – скажете Вы, «ну, причем тут управление качеством поставок?» Отвечаю – управление качеством поставок состоит в следующем:
9 Переход от проверки образцов товара до сертификации поставщиков и встраивание их в цепочку реализации
Исторически работа по качеству с поставщиками начиналась с контроля качества образцов и выставлению претензий поставщикам, в случае обнаружения проблем в закупаемом товаре. Следующим этапом стало ведение статистики о происходящих проблемах в поставках (качество товара и сроки поставок), которое плавно привело к идее проверять организацию производства и обеспечение качества у существующих и потенциальных поставщиков.
С помощью такой проверки мы можем заранее оценить, способен ли поставщик обеспечить нам стабильное качество поставок. И это проще и дешевле, чем без конца отлавливать брак при входном контроле.
Ну, и последний шаг – построение систем сертификации поставщиков (программы проверки соответствия стандартам качества покупателей, в том числе и международным стандартам). В целом, процесс идет в направлении встраивания поставщика в единую цепочку розничных продаж, где конечный продавец (ритейлор) имеет единую с поставщиком систему идентификации, упаковки и контроля качества продукции.
10 Базы данных по номенклатуре товаров и проблемам в поставках
Для того чтобы подсчитать «стоимость» товара, организация должна иметь:
Построить такую базу данных и вести учет несложно. Она формируется из учета каждой единичной проблемы в поставках товара. На каждую проблему мы составляем акт, в котором пишем, кто, когда и в какой форме поставил нам проблемный товар.
Объедините все эти акты в виде отчетов с возможностью сортировки в программе 1С или простом файле EXCELL и вуаля, база готова.
11 Аудит поставщиков
Но, как я уже упоминал в начале статьи, задача не доходить до взаимодействия с проблемным поставщиком. Поэтому обычной практикой в обеспечении качества, кстати, обязательной в стандартах ИСО и GMP, является аудит системы качества поставщика.
Аудит – это проверка всех аспектов работы поставщика, которые могут повлиять на качество поставляемой нам продукции и услуг. Как принято в обеспечении качества, речь идет о проверке процессов. Обычно проверяются основные процессы – контроль и обеспечение качества, производство, организация хранения и поставок продукции и т.д.
12 Оценка поставщиков
Последний решающий шаг во взаимодействии с поставщиками – это их периодическая оценка. Та самая, на основе которой мы принимаем решение:
13 Обмен информации о проблемах с поставщиками
Для нормального взаимодействия мы должны как минимум: