Минфин научил, как безопасно вести бухучет – рекомендованы правила внутреннего контроля

Ведомство опубликовало проект рекомендаций по организации внутреннего контроля, в том числе, в сфере ведения бухучета. Документ, помимо необязательности его исполнения, несет и еще одно положительное свойство: правила внутреннего контроля завязаны на и без него применяемые и понятные вещи.

Статья 19 закона о бухучете предписывает всем экономическим субъектам осуществлять внутренний контроль фактов хозяйственной жизни, а организациям, подпадающим под обязательный аудит, – еще и внутренний контроль ведения бухучета и составления отчетности. Исключение – если обязанность ведения бухучета возложена на руководителя фирмы.

Законом не предусмотрено, что правила внутреннего контроля должны подчиняться предписаниям органов власти. Однако Минфин разработал проект рекомендаций в области бухгалтерского учета «Организация и осуществление экономическим субъектом внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни, ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности».

Во многом, в проекте рекомендаций описано то, что и без того применяется компаниями средней величины. В частности, "экономический субъект может применять следующие процедуры внутреннего контроля:

а) документальное оформление. Например, записи в регистрах бухгалтерского учета должны осуществляться на основе первичных учетных документов, в том числе бухгалтерских справок. Существенные оценочные значения, включенные в бухгалтерскую (финансовую) отчетность, должны основываться на расчетах;

б) подтверждение соответствия между объектами (документами) или их соответствия установленным требованиям. Например, при принятии первичных учетных документов к бухгалтерскому учету должна производиться проверка их оформления на соответствие требованиям законодательства. К данным процедурам внутреннего контроля относятся также процедуры контроля связанных операций, в частности, соотнесение перечисления денежных средств в оплату материальных ценностей с получением и оприходованием этих ценностей;

в) санкционирование (авторизация) хозяйственных операций, которое подтверждает правомочность совершения операции и, как правило, выполняется персоналом более высокого уровня, чем инициатор операции. Например, авансовый отчет сотрудника должен быть утвержден руководителем;

г) сверка данных. Например, для подтверждения сумм дебиторской и кредиторской задолженности экономического субъекта должна проводиться сверка его расчетов с поставщиками и покупателями; остатки по счетам учета наличных денежных средств должны сверяться с остатками денежных средств по данным кассовой книги;

д) разграничение полномочий и ротация обязанностей. С целью уменьшения рисков возникновения ошибок и злоупотреблений полномочия по подготовке первичных учетных документов, санкционированию (авторизации) хозяйственной операции и отражению результатов хозяйственных операций в бухгалтерском учете, как правило, должны возлагаться на разных лиц на ограниченный период;

е) физический контроль, в том числе охрана, ограничение доступа, инвентаризация объектов;

ё) надзор. Данные процедуры внутреннего контроля предполагают оценку достижения поставленных целей или показателей. Например, оценка правильности выполнения хозяйственных и учетных операций, точности составления бюджетов (смет), соблюдения установленных сроков составления бухгалтерской (финансовой) отчетности;

ж) процедуры, связанные с компьютерной обработкой информации и информационными системами, среди которых, как правило, выделяют процедуры общего компьютерного контроля и процедуры контроля уровня приложений. Процедуры общего компьютерного контроля включают правила и процедуры, регламентирующие доступ к информационным системам, данным и справочникам, правила внедрения и поддержки информационных систем, процедуры восстановления данных и другие процедуры, обеспечивающие бесперебойное использование информационных систем. Процедуры контроля уровня приложений включают, в частности, логическую и арифметическую проверку данных в ходе обработки информации о фактах хозяйственной жизни (проверку правильности заполнения полей документов, контроль введенных сумм, автоматическую сверку данных, отчеты об операциях и ошибках, др.)".

Ведомство составило почти научную классификацию процедур внутреннего контроля, описание его целей, элементов. Документ напоминает выдержку из какого-нибудь учебника, содержащего множество описаний, не нагруженных реальным смыслом.

Среди тезисов, хоть и несущих смысловую нагрузку, но совсем не новых можно привести такие: «для целей противодействия злоупотреблениям и мошенничеству наиболее эффективными процедурами … являются санкционирование (авторизация) хозяйственных операций, разграничение полномочий и ротация обязанностей, физический контроль» и «такая процедура внутреннего контроля, как санкционирование (авторизация) платежей может осуществляться руководителями разного уровня в зависимости от суммы платежа».

Сказано и о документировании внутреннего контроля. Сюда отнесено, например, описание контрольной среды применительно к бухучету, которое может содержаться в положении о бухгалтерской службе, учетной политике, требованиях к квалификации бухгалтеров и других документах, устанавливающих «требования к среде, в которой организуется и ведется бухучет, порядку взаимодействия подразделений и персонала экономического субъекта и принятия решений по вопросам бухучета». Кроме того, по мнению чиновников, должно присутствовать описание бизнес-процессов и описание рисков, включая те, на минимизацию которых может быть направлен внутренний контроль.

В приложении к документу описаны вопросы оценки внутреннего контроля, которая «включает оценку эффективности дизайна внутреннего контроля и оценку операционной эффективности внутреннего контроля».

Второе приложение содержит пример распределения полномочий и функций по организации и осуществлению внутреннего контроля экономическим субъектом, ценные бумаги которого допущены к организованным торгам.

Разработчики в документе отмечают также: полезность внутреннего контроля должна быть сопоставима с затратами на его организацию и осуществление.