Опубликован новый проект ФСБУ о документах и документообороте в бухучете

При исправлении документа надо будет расшифровывать и идентифицировать подписантов. Хранить “первичку” (включая базы данных) разрешат только в РФ, за исключением случаев, когда деятельность ведется за границей, и соответствующая страна требует хранения на своей территории.

Минфин опубликовал на своем сайте проект федерального стандарта бухучета “Документы и документооборот в бухгалтерском учете”.

На данный момент действует абсолютный анахронизм, утвержденный еще в СССР в 1983 году (положение № 105 о документах и документообороте в бухучете). Этот документ утратит силу с начала 2022 года – в прошлом году приказом № 184 Минфин утвердил список подобных древних актов и инструкций и сроки их выведения из обихода.

Действующая же программа разработки ФСБУ предусматривает, что стандарт по документообороту вступит в силу уже в этом году.

Исправление ошибок

Тем не менее, “мастодонт” содержит правила исправления ошибок в “первичке”, которые в целом повторит и новый ФСБУ (для бумажных версий документов, разумеется). Разница лишь в требовании сопровождать подпись лиц, составивших первичный документ, в котором произведено исправление, указанием их должностей, фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. Древнее положение времен СССР расшифровки и идентификации не требует. В остальном все то же – надпись "Исправлено", дата, само зачеркивание тонкой чертой, позволяющей разобрать зачеркнутое, а зачистки по-прежнему под запретом.

Кроме того, ФСБУ будет предусматривать способ исправления электронного документа – путем составления нового, который содержит указание на то, что является исправленным, и использовать который без первоначального невозможно. Также потребуются электронные подписи и идентификация подписантов.

К документам в бухучете согласно проекту ФСБУ будет относиться не только “первичка”, но и регистры бухучета. Поэтому будет также оговорено, что исправление в регистре может производиться (помимо вариантов с пометкой “исправлено”) путем составления сторнировочных или дополнительных записей по счетам бухучета.

Обращение и хранение

Хранение документов будет разрешено только на территории РФ (включая хранение баз данных). Исключение – при ведении деятельности за границей, и если при этом законодательство той страны требует хранения документации на своей территории. Перевод документов бухучета, составленных на бумажном носителе, в электронный вид с целью последующего хранения будет запрещен. В отличие от советского положения, проект ФСБУ не предписывает, в каких шкафах хранить “первичку”.

В целом проект содержит довольно много отсылок на закон (например, в части реквизитов первички), описывает общие требования к документам (типа составления на русском языке либо с переводом), а также несколько требований к документообороту (например, невозможность несанкционированного доступа).

Планируется, что ФСБУ позволит:

• оформлять несколько связанных фактов хозяйственной жизни одним первичным документом;
• оформлять длящиеся или повторяющиеся факты “первичкой”, составляемой с периодичностью;
• использовать в качестве “первички” то, что ею обычно не является – при условии, что есть обязательные для “первички” реквизиты.

Кстати, первая версия проекта публиковалась еще в 2018 году.