Автор: Артем Сокольский, к.э.н., CIA, CRMA, MICA, член Ассоциации «Институт внутренних аудиторов»
Источник: Ассоциация “Институт внутренних аудиторов”
Дата публикации: 20 Января 2022
Планирование аудитов на следующий календарный год – обязательная составляющая работы подразделения внутреннего аудита. Для большинства компаний закупка товаров, работ, услуг у сторонних организаций является неотъемлемой частью операционной деятельности. Оценка системы внутреннего контроля над своевременностью и полнотой исполнения договорных обязательств может быть включена в объем работ подразделения внутреннего аудита. Немаловажный аспект при планировании данных аудитов – мониторинг информации о договорных обязательствах, а также проведение периодической оценки ее качества. Результаты проведения аудитов могут позволить организациям выявить направления для оптимизации текущих платежей по договорам, выявить возможные направления для злоупотребления, а также повысить качество управления договорами.
Для большинства подразделений внутреннего аудита проведение аудитов системы внутреннего контроля по бизнес-процессу «управление договорами, поставками и закупочная деятельность» (или аналогичных бизнес-процессов) является неотъемлемым пунктом в плане на очередной календарный год или на среднесрочную перспективу. Объемы данных аудитов, их периодичность, методики проведения могут отличаться и зависеть от ожиданий заинтересованных сторон, а также рисков, присущих указанному бизнес-процессу. Результаты данных аудитов всегда актуальны и зачастую измеримы в денежной форме, поскольку, как правило, внутренними аудиторами выявляются факты низкой результативности управления бизнес-процессом, отдельными категориями закупок или договорами. Иногда выявляются факты злоупотреблений при управлении договорами и/или имеющимися на балансе коммерческой организации товарно-материальными ценностями. Результаты проведенных аудитов по отраженным направлениям также всегда вызывают интерес у представителей акционеров и высшего руководства, что повышает актуальность наличия подразделения внутреннего аудита и обеспечения его необходимыми ресурсами.
Вместе с тем в процессе выполнения корректирующих мероприятий не всегда уделяется должное внимание:
Следует отметить, что наиболее распространенное программное обеспечение позволяет создать и полноценно администрировать данный реестр, однако зачастую имеющиеся версии реестров требуют доработок в части обеспечения полноты и точности информации, а также внедрения дополнительных механизмов контроля, прежде всего в части обеспечения полноценного управления полномочиями пользователей и разделения их ролей. Указанные направления доработки требуют дополнительного финансирования, однако требуемый объем финансовых ресурсов существенно ниже по сравнению с размером возможных потерь для организации в результате неудовлетворительно функционирующих механизмов внутреннего контроля, относящихся к бизнес-процессу «управление договорами, поставками и закупочная деятельность».
Наличие полноценно функционирующего реестра позволяет заинтересованным сторонам не только получать качественную информацию о договорных обязательствах, контрагентах, статусе исполнения договоров, но и внедрять КПЭ, характеризующие результативность бизнес-процесса «управление договорами, поставками и закупочная деятельность», определять области, требующие большего внимания и принятия необходимых управленческих решений. Не является исключением и служба внутреннего аудита (далее – СВА). Использование подобного источника информации, а также мониторинг изменения отраженной в нем информации помогают руководителям СВА заблаговременно планировать аудиты основных договоров и контрагентов, определять области, требующие внимания со стороны внутренних аудиторов, в том числе выявлять индикаторы возможных злоупотреблений со стороны представителей других подразделений (например, инициирование договоров с контрагентами, ранее признанными неблагонадежными), а также инициировать проекты по консультированию, направленные на совершенствование системы внутреннего контроля и реструктуризацию бизнес-процессов организации. Например, аудит договора на оказание комплексных логистических услуг выявил потребность в реинжиниринге всего подпроцесса «организация хранения и транспортировки приобретенных ТМЦ», результатом которого стало внедрение практики поставок составных грузов от разных поставщиков, элементов бережливого производства и применения программных решений для определения порядка складирования отдельных категорий ТМЦ для максимизации количества свободных площадок хранения.
Мониторинг реестра договоров может осуществляться заинтересованными сторонами (в том числе и внутренними аудиторами):
Из всех указанных разновидностей наиболее предпочтительным и информативным является мониторинг на постоянной основе. Он позволяет наиболее оперативно отслеживать изменения в количественно-стоимостной структуре договоров и информировать о возможных отклонениях от ожидаемых значений.
Результаты мониторинга количественно-стоимостной структуры действующих и планируемых договоров на закупку товаров, работ, услуг позволяют:
Следует отметить, что результаты проводимого мониторинга должны проверяться на точность, актуальность, целостность (полноту) и надежность. Для этого необходима периодическая независимая оценка качества данных, содержащихся в реестре. Такую оценку могут проводить представители подразделений, не участвующие в инициировании договорных отношений и их последующем администрировании. Для проведения оценок качества данных могут быть привлечены представители юридического департамента, специалисты в области этики и соблюдения требований (комплаенс), внутренние аудиторы, бизнес-аналитики, а также независимые консультанты. По завершению оценки качества данных рекомендуется осуществить подготовку отчета с результатами выборочного тестирования и планом мероприятий, направленных на улучшение качества реестра с информацией. Дополнительная полезность проводимой оценки появляется при ее регулярном проведении и сопоставлении результатов за несколько периодов, а также своевременном и полноценном выполнении ранее согласованных мероприятий, направленных на улучшение качества данных.
Результаты оценки качества данных в реестре договоров позволяют:
Наличие реестра договоров и обеспечение требуемого качества данных в нем позволяют представителям подразделений внутреннего аудита осуществлять мероприятия по планированию и проведению аудитов выбранных договоров и контрагентов, а также аудита бизнес-процесса «управление договорами, поставками и закупочная деятельность». При планировании аудитов руководителю СВА рекомендуется обратить внимание на:
Приняв во внимание эту информацию, руководитель СВА будет иметь возможность: (1) более точно планировать аудиты основных договоров и контрагентов, (2) заблаговременно определить потенциальные недостатки в элементах системы внутреннего контроля, функционирующих в рамках бизнес-процесса «управление договорами, поставками и закупочная деятельность», а также недостатки в системе управления договорными отношениями по выбранным договорам и контрагентам.
В зависимости от результатов мониторинга реестра договоров, наиболее значимых рисков корпоративного уровня и временного горизонта планирования аудиты договоров и контрагентов могут проводиться:
Личный опыт последних лет показал целесообразность проведения одновременных, выборочных и комбинированных аудитов с учетом информации о наиболее значимых рисках, а результаты аудитов получили высокую оценку высшего руководства и представителей компаний-акционеров.
В целом, проведение аудитов договоров и контрагентов позволяет:
Таким образом, создание полноценного реестра договоров, обеспечение качества отражаемой в нем информации, ее независимая периодическая оценка и мониторинг позволяют заинтересованным сторонам определить договоры и контрагентов, в отношении которых целесообразно запланировать и провести аудит, сформировать обновления к типовой форме договоров и реализовать усовершенствования в системе внутреннего контроля над полнотой и своевременностью исполнения договорных обязательств. Наличие информационной панели (dashboard), отражающей информацию о достижении согласованных КПЭ в реальном времени и основанной на данных из реестра, позволяет повысить прозрачность бизнес-процесса «управление договорами, поставками и закупочная деятельность» и оперативность принятия решений заинтересованными сторонами при управлении действующими договорами и/или планировании закупок товаров, работ или услуг.
Список использованной литературы: