Методическое руководство по бюджетному планированию
Глава 1: Концепция бюджетного планирования
1.1. Сущность бюджетного планирования
Планирование является средством достижения целей. В современных условиях планирование становится центральным звеном управления. Рынок не отвергает планирование. Наоборот, в конкурентной борьбе выходить на рынок со своей продукцией без заранее продуманного плана невозможно.
В западной практике, говоря о финансовых планах, обычно оперируют словом «бюджет». Бюджет – финансовый документ, отражающий серию спланированных событий, которые свершатся в будущем, т.е. прогноз будущих финансовых операций.
Система бюджетов позволяет руководителю заранее оценить эффективность управленческих решений, оптимальным образом распределить ресурсы между подразделениями, наметить пути развития персонала и избежать кризисной ситуации. Наряду с понятием «разработка бюджетов на многих отечественных предприятиях используется термин »бюджетирование".
Составление бюджетов преследует следующие цели:
- Разработка концепции ведения бизнеса:
- Планирование финансово-хозяйственной деятельности предприятия на определенный период;
- Оптимизация затрат и прибыли предприятия;
- Координация – согласование деятельности различных подразделений предприятия;
- Коммуникация – доведение планов до сведения руководителей разных уровней;
- Мотивация руководителей на местах на достижение целей организации;
- Контроль и оценка эффективности работы руководителей на местах путем сравнения фактических затрат с нормативом;
- Выявление потребностей в денежных ресурсах и оптимизация финансовых потоков.
Составление бюджета является процессом тактического планирования, отсюда и название управленческой функции – бюджетное планирование.
Тактический план имеет многофункциональное назначение. В целом он выполняет следующие три функции, частично перекрывающие друг друга:
- прогнозирование,
- координация,
- контроль.
План должен быть основан на целях, которые необходимо достигнуть в планируемом периоде, другими словами тактический план – развернутая система конечных целей деятельности предприятия.
Чтобы тактический план выполнял возложенные на него функции, он должен удовлетворять следующим требованиям:
- Гибкость плана (бюджеты, механизм корректировок).
- Полнота планирования (сценарии)
- Поддержка со стороны высшего руководства
- Комплексность планирования (подшивки бюджетов)
- Ответственность за разработку и выполнение планов
- Приоритет текущих решений перед планом (анализ План-Факт)
- Точность, ясность, лаконичность формулировки плана
- Участие исполнителей в разработке плана (несколько пользователей, разграничение прав).
1.2 Достоинства и недостатки бюджетирования
Как и любое явление бюджетирование имеет свои положительные и отрицательные стороны.
Достоинства бюджетирования:
- Оказывает положительное воздействие ан мотивацию и настрой коллектива;
- Позволяет координировать работу предприятия в целом;
- Анализ бюджетов позволяет своевременно вносить корректирующие изменения;
- Позволяет учиться на опыте составления бюджетов прошлых периодов;
- Позволяет усовершенствовать процесс распределения ресурсов;
- Способствует процессам коммуникаций;
- Помогает менеджерам низового звена понять свою роль в организации;
- Позволяет сотрудникам-новичкам понять «направление движения» предприятия, таким образом помогая им адаптироваться в новом коллективе;
- Служит инструментом сравнения достигнутых и желаемых результатов.
Недостатки бюджетирования:
- Различное восприятие бюджетов у разных людей (например, бюджеты не всегда способны помочь в решении повседневных, текущих проблем, не всегда отражают причины событий и отклонений, не всегда учитывают изменения условий; кроме того не все менеджеры обладают достаточной подготовкой для анализа финансовой информации);
- Сложность и дороговизна системы бюджетирования;
- Если бюджеты не доведены до сведения каждого сотрудника, то они не оказывают практически никакого влияния на мотивацию и результаты работы, а вместо этого воспринимаются исключительно как средство для оценки деятельности работников и отслеживания ошибок;
- Бюджеты требуют от сотрудников высокой производительности труда; в свою очередь, сотрудники противодействуют этому, стараясь минимизировать свою нагрузку, что приводит к конфликтам, вызывает состояние подавленности, страха, а следовательно, снижает эффективность работы;
- Противоречие между достижимостью целей и их стимулирующим эффектом: если достичь поставленных целей слишком легко, то бюджет не имеет стимулирующего эффекта для повышения производительности; если достичь целей слишком сложно, – стимулирующий эффект пропадает, поскольку никто не верит в возможность достижения целей.
Кроме того, в процессе бюджетирования предприятие могут подстерегать «подводные камни»:
- Политические интриги, которые могут повлиять на распределений ресурсов;
- Конфликты между менеджерами подразделений и отделом контроллинга;
- Завышение потребностей в ресурсах;
- Распространение ложной информации о бюджетах по неформальным каналам.