4 совета по роботизации бизнес-процессов

Роботизация с привлечением технологий ИИ - один из самых интересных современных феноменов в бизнесе и не только. Обе концепции (“роботы” и “искусственный интеллект”) внушают как воодушевление, так и ужас, а чаще и то, и другое сразу. Для бухгалтерских специалистов использование технологий означает упорядочивание рабочих процессов и экономию времени, что может вылиться в значительные доходы и показатели удовлетворенности клиентов. Ключевой вопрос, как всегда, тот же – “C чего начать?” Вот четыре базовые рекомендации, идущие от самой сущности автоматизации, а следовательно - применимые к организациям любых размеров.

1. Сопротивление со стороны подчиненных? Начните с клиентов!

Это поможет несколькими способами. Прежде всего, никогда не стоит заставлять клиентов платить за ваши собственные задержки с автоматизацией, поэтому если такая возможность рассматривается, преимуществами автоматизации необходимо сначала поделиться с клиентами. Клиенты этого не забудут и еще больше укрепят свою лояльность, возможно даже, будут расти и развиваться вместе с вами. Более того, клиенты могут повлиять и на другие группы стейкхолдеров, противящиеся процессам автоматизации: если доволен клиент, все довольны.

2. Просто спросить у подчиненных, какие ручные задачи они выполняют более трех раз

Простой пример - компания в отрасли профессиональных услуг на востоке США, которая использует популярнейшие Google.docs в качестве безопасного способа обмена рабочими документами. Все бы ничего, только по каждому клиенту приходится добавлять огромное количество документов, а у руководства уходят буквально часы на создание шаблонов с новыми логотипами и названиями по каждому новому клиенту. Очевидно, что эту задачу можно поручить роботам, которые будут справляться буквально за минуты.

3. Нельзя чтобы доверие становилось препятствием

Можно ли так организовать бизнес, чтобы отпала необходимость в постоянном человеческом контроле? Конечно можно, но все упирается в доверие. В мире аудита, например, против доверия работает страх потерять критически важный документ и тем самым подвести клиента под несоблюдение законодательства. У ваших подчиненных может уйти много часов на наблюдения за работой новой автоматизированной системы, прежде чем они убедятся, что она, в самом деле, работает - дайте им время на адаптацию!

Есть и другой важный аспект, о котором стоит подумать. Сегодня очень большое значение для учетного процесса имеет доступ к Большим данным, часто он даже необходим. Унифицированный подход к хранению данных и обеспечению их безопасности может означать для организации разницу между жизнью и смертью. В то же время, по статистике, риск компрометации электронной безопасности при хранении документов намного ниже, чем в ходе их пересылки. В обоих случаях подчиненным придется доказать, что новым процессам можно доверять.

4. Последовательность подхода

Пусть даже компании умеют хранить у себя документы абсолютно безопасно, им все равно придется время от времени пересылать данные через электронную почту, или даже не пересылать ничего, но просто обсуждать в электронной переписке дела своей компании, а эти данные могут представлять огромную ценность для конкурентов. Для предотвращения этого автоматизацию можно применить в целях управления прямой загрузкой документов, содержащих коммерчески чувствительную информацию или персональные данные. Что касается личной переписки, нельзя допускать обмена чувствительными сведениями иначе как в защищенном рабочем пространстве.

Эти четыре пункта - лишь начало. И важно не забывать об основной цели автоматизации: улучшение взаимодействия через доступ к ценным данным, повышение полезности этого для клиента. Автоматизация освобождает время, позволяя участникам тратить его на деятельность, создающую реальную стоимость.

По материалам: Accounting Web