Юлия Гордина: «Стратегия развития позволяет исключить необоснованные затраты»

Юлия Гордина, главный специалист планово-экономического департамента управления по бизнес-планированию и анализу «Мечел» и одна из спикеров конференции «Контроллинг: от финансовой отчетности к управлению компанией», ответила на вопросы CFO-Russia, касающиеся применения инструментов контроллинга для управления административными расходами.

Как анализируются административные расходы в «Мечел»?

При планировании, учете и анализе административных расходов мы используем специально разработанный комплект форм. При анализе административных расходов применяется ретроспективный и факторный методы анализа. Мы используем следующие инструменты:

• существующий комплект форм учета затрат (система бюджетирования);
• 1С (бухгалтерский учет). Программа, с помощью которой можно трансформировать из бухгалтерской в управленческую информацию по динамике расходов как в разрезе статей затрат, так и по местам возникновения затрат (подразделение, осуществившее затраты) и контрагентов. Это позволяет оперативно выяснять причину любого не характерного отклонения путем формирования адресного запроса;
• СЭД (система электронного документооборота). Программный продукт, с помощью которого осуществляется согласование любого договора на оказание услуг с внешними и внутренними контрагентами. Система позволяет формировать прогноз о будущем перерасходе или наличии незапланированных затрат до закрытия фактической отчетности бухгалтерией.

Централизация функций формирования бюджета затрат «Мечел», фактической отчетности и проверки на предмет соответствия бюджету затрат в фактических договорах в руках одного исполнителя позволяют оперативно и легко анализировать административные расходы.

Каким образом при бюджетировании расходов в компании определяется состав затрат (на что и как тратятся средства)?

К началу бюджетной кампании в «Мечел» уже согласована и утверждена стратегия развития холдинга на следующий год. Это позволяет исключить возможность возникновения необоснованных затрат. Исторически сложившаяся структура затрат сохраняется из года в год, изменения не носят кардинального характера. Затраты у нас в компании условно-постоянные, консервативные, но это не исключает их ежегодной актуализации.

Большую часть Бюджета составляют затраты на компенсационный пакет сотрудников (заработная плата, начисления на заработную плату, медицинская страховка, мобильная связь и т.д.) и расходы на профессиональные услуги (аудит, консалтинг, юридические услуги) – расходы, связанные с размещением, хранением, оценкой и обслуживанием ценных бумаг. Оставшиеся расходы являются накладными (аренда, IT, безопасность, маркетинг, реклама, командировочные, представительские, информационные и прочие расходы).

Что позволяет оптимизировать объем административных расходов?

В этом помогает детальный анализ каждого элемента затрат в разрезе по местам возникновения затрат. Мы используем фактическую информацию за предыдущие периоды, данные о стоимости работ на рынке, данные о соответствующих затратах у компаний конкурентов (benchmarking).

Подробнее узнать об опыте компании «Мечел» и задать свои собственные вопросы Юлии Гординой вы сможете на конференции «Контроллинг: от финансовой отчетности к управлению компанией»