Алексей Митин: «Переход на ЭДО сильно меняет процессуальную работу с документами»

Алексей Митин, координатор проектов внедрения электронного документооборота в ООО «реал, – Гипермаркет» и один из спикеров Четвертого ERP-форума «Управление финансами: автоматизированные решения», ответил на вопросы CFO-Russia, касающиеся перехода компаний на электронный документооборот: по каким критериям определить необходимость перехода на ЭДО, как сделать этот процесс максимально эффективным.

Как компании понять, что ей необходимо перейти на электронный документооборот?

Для принятия решения о переходе на ЭДО нужно проанализировать ряд данных по каждому из типов документов, которые предполагается перевести в электронный вид. Такими параметрами могут служить следующие ключевые показатели:

• время обработки документа в ручном режиме;
• количество документов;
• издержки на выпуск документов (расходные материалы + амортизация оборудования);
• стоимость хранения/изъятия бумажных документов;
• риски утери документов, то есть сколько в денежном эквиваленте может потерять компания в случае утери документа;
• потери организации из-за долгой транспортировки документов;
• потери организации в случаях ошибок ручного ввода данных.

В чем заключаются основные ошибки внедрения ЭДО в компаниях?

Вот, на мой взгляд, некоторые из наиболее распространенных ошибок внедрения ЭДО в компаниях являются:

• работа ведется исключительно в облачных приложениях сервис-провайдеров, без интеграции с ERP.
• трудозатраты на техническое внедрение ЭДО в ERP организации оцениваются некорректно – что влечёт за собой нарушение бюджета.
• при внедрении часто не предусматривают детальную проверку загружаемых документов.
• техническое внедрение делается независимо от организационной части проекта, в то время как переход на ЭДО сильно меняет процессы работы с документами.

Если говорить о ритейлерах, то наиболее характерная их ошибка на старте проекта по ЭДО – отсутствие проектных команд, ответственных за вовлечение и поддержку контрагентов в ЭДО.

Чем может быть полезен опыт «Реала» другим компаниям?

Metro Group – один из первопроходцев в области технологий внешнего ЭДО (EDI). «Реал», входящий в холдинг, обладает очень большой практикой и опытом внедрения ЭДО в собственных ERP-системах и в консультировании своих контрагентов в отношении того, как следует проводить внедрение. С внедрением юридически значимого внешнего ЭДО мы также сталкиваемся с рядом новых проблем как технического, так и юридического характера. Опыт их решения может быть полезен другим компаниям.

Без наличия подобных технологий у контрагентов невозможно в полной мере пользоваться преимуществами ЭДО. Для технологического развития рынка в данном направлении «Реал» регулярно проводит обучающие семинары и конференции для контрагентов, участвует в технологических комитетах и круглых столах по ЭДО.