Компания RG-Soft успешно оптимизировала процессы управления и учета в группе компаний ООО «Желдорэкспедиция» на базе «1С:Предприятие 8»

Группа компаний «Желдорэкспедиция» работает на рынке автомобильных и железнодорожных грузовых перевозок с 1995 года. В настоящий момент Группа компаний «Желдорэкспедиция» является холдингом, включающим в свой состав экспедиторские компании, вагоноремонтное депо «Желдорэкспедиция», лизинговую компанию. Собственный парк подвижного состава составляет более 500 вагонов и более 250 автомобилей. Вагоноремонтное депо «Желдорэкспедиция» ежемесячно производит ремонт более 60 вагонов. Для удобства перевозки грузов филиалы расположены в 104 городах, а также возможна доставка груза от представительств в 2327 городах России. На данный момент это крупное, динамично развивающееся предприятие с общей численностью сотрудников около 1000 человек. Главный принцип работы группы компаний «Желдорэкспедиция»: «Быстро, бережно, удобно».

В 2008 году руководство холдинга приняло решение о необходимости автоматизации механизмов управления и учета в одной из своих бизнес единиц, компании, выполняющей функции перевозчика.

Для компании перевозчика одной из ключевых задач является быстрый и качественный расчет экономики каждого транспортного средства (ТС). Правильный расчет экономики ТС не только позволяет понять структуру и характер затрат, источники их возникновения, но и, главное, разработать систему управления расходами предприятия. В условиях экономического кризиса управление затратами является ключевым потенциалом для экономического роста и развития компании.

Грамотное планирование расходов, которые возникают при эксплуатации ТС, планирование закупок угля, которым отапливают вагоны, в зависимости от текущей и планируемой экономической ситуации позволяет рационально использовать денежные средства компании, управлять денежными потоками. Руководством компании была поставлена задача, чтобы информация о доходах и затратах, содержащаяся в первичных документах, была привязана непосредственно к объектам учета, а именно к транспортным средствам.

Проект автоматизации был запланирован одновременно с переходом организации на новую схему учета доходов и расходов по дате прибытия транспортных средств. Это потребовало существенного переосмысления структуры выручки и затрат, источников и моментов их возникновения. Кроме того, требовалось выработать новую ценовую политику, использовать в качестве единицы расчетов не только вес перевозимого груза, но и вид транспортного средства. Таким образом, среди ключевых требований, выдвинутых заказчиком, можно выделить следующее:

• Наличие механизмов быстрого и корректного ввода данных: первичных документов, прайс-листов, норм расхода угля по направлениям и т.д.

• Наличие гибкого механизма ценообразования, формирование цены на основе веса перевозимого груза или вида транспортного средства в зависимости от структуры спроса.

• Возможность настройки момента определения базы для выручки и затрат – по дате выхода транспортного средства или по дате прибытия.

• Расчет выручки и затрат по каждому транспортному средству на основе квитанций, накопительных карточек и заявок экспедиторов.

• Контроль статуса первичных документов, включение квитанций и накопительных карточек в выписки и счета-фактуры ТехПД (Технологические центры по сбору и обработке перевозочных документов, т.н. ТехПД), заявки экспедиторов.

• Наличие средств для финансового анализа расчетов с поставщиками и покупателями.

• Наличие средств для формирования бухгалтерской и налоговой отчетности.

Изучив опыт, возможности и конкретные предложения нескольких ведущих 1С:Франчайзи в Москве, группа компаний «Желдорэкспедиция» для реализации данного проекта выбрала фирму RG-Soft.

Проект выполнялся поэтапно с проведением всех необходимых мероприятий. В результате экспресс-обследования были сформулированы основные цели и задачи, выделены ключевые функциональные блоки и общие требования к будущей информационной системе. Макет системы разрабатывался на основе типового продукта «1С:Бухгалтерия 8» в итерационном режиме, что позволило существенно сократить сроки создания отдельных блоков и познакомить сотрудников заказчика с основными механизмами программы еще до начала внедрения. Внедрение системы заняло около 12 месяцев и завершилось сдачей полного комплекта финансовой и налоговой отчетности. На сегодняшний день автоматизировано 15 рабочих мест.

В результате проекта компания получила следующие возможности:

• Контролировать расходы, связанные с эксплуатацией ТС, разработать адекватную для текущей экономической ситуации систему ценообразования по каждому виду транспортного средства и направления отправки – благодаря разработанной системе детального учета грузоперевозок, выручки и расходов по вагонам.

• Сократить время обработки документов, количество ошибок при вводе данных, влияние человеческого фактора на итоговые финансовые отчеты.

• Своевременно выявлять факты утери перевозочных документов поставщиком или списания денежных средств со счета-справки по «чужим» транспортным средствам.

• Осуществлять специфический учет расчетов с поставщиками ТехПД, технологическими центрами по сбору и обработке перевозочных документов, которые являются подразделениями железной дороги.

• Планировать закупки угля и эффективно распределять его по заправочным станциям – с помощью созданной подсистемы учета списания угля на вагоны.

• Оперативно контролировать соответствие направлений, заявленных экспедиторами, и фактические отправки ТС – за счет включения перевозочных документов в заявки экспедиторов, выявить и сократить количество холостых пробегов вагонов. Автоматизировать учет расчетов с экспедиторами и подготовку пакета первичных документов.

• Получать информацию из других информационных систем (в частности, MS Excel) в автоматическом и полуавтоматическом режиме.

Система успешно эксплуатируется в компании, ее сопровождение осуществляется силами специалистов компании RG-Soft.

О результатах проекта рассказывает заместитель главного бухгалтера Сергей Викторович Дыров: «Подводя итоги, следует отметить, что специалисты компании RG-Soft провели полный перечень проектных работ, начиная с обследования бизнес-процессов и заканчивая внедрением разработанного макета системы. Разработанная для нас система не только позволяет получать всю необходимую документацию в оперативном режиме, но и является важным инструментом при управлении затратами компании и механизмом позволяющим анализировать и прогнозировать нашу деятельность. Результат проекта полностью удовлетворил наши ожидания в правильности выбора системы автоматизации на платформе »1С:Предприятие 8«, которая создает условия для успешного развития бизнеса».