Санкт-Петербургские электрические сети автоматизируют документооборот на продукте «ПитерСофт: Управление процессами».

В ОАО «Санкт-Петербургские электрические сети» начат этап автоматизации внутреннего документооборота компании на основе продукта «ПитерСофт: Управление процессами» версии ПРОФ.

ОАО «Санкт-Петербургские электрические сети» является доверительным управляющим электросетевым имуществом, являющимся собственностью г.Санкт-Петербурга. ОАО «СПб ЭС» создано в 2001 году и оказывает услуги по передаче электрической энергии и технологическому присоединению к электрическим сетям предприятиям, расположенным в деловой зоне «Пулково», на территории Петродворцового (в частности, Эрмитажу), Пушкинского и Курортного районов.

К середине 2008 г. перед крупным предприятием, имеющим территориально-разветвленную структуру, накопился ряд вопросов, требующих решения и изменения в стратегии управления. Необходимо было:

• автоматизировать управление организацией;

• автоматизировать процессы взаимодействия между подразделениями;

• внести ясность и разработать правила ведения внешнего и внутреннего документооборота;

• упорядочить бизнес-процессы по выделенным предметным областям;

• сократить время по реализации текущих оперативных задач, в результате чего сэкономленное время сотрудников должно быть направлено на решение контролирующих задач, которые ранее не осуществлялись;

• сократить время принятия решений.

Актуальность нового программного обеспечения, позволяющего без промедления реагировать на изменения внешних условий, возросла в условиях мирового финансового кризиса, когда повсеместно наблюдается снижение спроса и, как следствие, снижение темпов роста производства.

Кризисное положение экономики заставило руководство компании задуматься о принятии мер по сохранению рыночных позиций и минимизации потерь. Было принято решение о внедрении современной информационной системы, способной повысить эффективность существующей системы управления.

В результате проведенного исследования рынка был выбран продукт «ПитерСофт: Управление процессами», как раз и предназначенный для автоматизации бизнес-процессов организации, а также ведения документооборота и управления процессами взаимодействия между подразделениями на основе системы показателей. На выбор продукта также оказали влияние широкие возможности программы:

• возможность интегрирования с существующей учетной системой, работающей на платформе «1С:Предприятие 8.1»;

• возможность настройки схем бизнес-процессов на визуальном уровне без обращения к программистам;

• короткий срок реализации внедрения;

• перспектива усовершенствования самих основ управления.

Основные области применения программного продукта в ОАО «Санкт-Петербургские электрические сети» – описание маршрутов обработки входящих и исходящих документов, процедур утверждения и ознакомления сотрудников с приказами, а также процедур согласования договоров. Новая система позволит:

• значительно сократить время обработки документов и выполнения работ;

• собрать статистику по срокам выполнения отдельных этапов;

• оценить и повышать качество выполнения поручений каждым сотрудником;

• организовать процесс взаимодействия исполнителей.

Руководство предприятия получит возможность работать с показателями бизнес-процессов, изучая качество выполнения процессов по индивидуально настраиваемым характеристикам, и сможет эффективно управлять процессами и принимать решения на основе объективной и своевременной информации.

Благодаря заинтересованности и слаженной работе всех участников проекта уже в ноябре 2008 года специалистами компании «ПитерСофт» осуществляется запуск системы процессного управления в промышленную эксплуатацию, с последующими корректировками по результатам оптимизации процессов.

На начальном этапе в единой информационной базе планируется работа не менее 50 пользователей.

Подробнее о функционале продукта «ПитерСофт: Управление процессами» и о ходе его внедрения в ОАО «СПб ЭС» можно ознакомиться на сайте компании «ПитерСофт».