По материалам: Accountancy Age
“Облачные технологии” – это термин, который сегодня на слуху. Компании и их клиенты так или иначе уже пользуются ими в той или иной форме в своей повседневной жизни. В связи с этим все активнее начинает заявлять о себе специализированное бухгалтерское программное обеспечение в “облаке”.
Если брать область бухгалтерского учета, то здесь некоторые компании все еще медлят в плане перехода с традиционных систем учета и внедрения альтернативных “облачных” решений. Это недоверие нетрудно объяснить и понять, приняв во внимание нематериальный характер объекта недоверия, но оно действительно весьма тормозит бизнес.
Ключевой составляющей современной бухгалтерии является хранение и использование больших объемов данных: это критически важно для того, чтобы бизнес был успешным и постоянно рос. Почему тогда еще не все компании пользуются “облачными” решениями?
С концептуальной точки зрения, чтобы быть классифицированной как “облачное”, программа должна размещаться на удаленных, а не локальных серверах. Известный новозеландский производитель “облачных” платформ Xero определяет это как “платформу, способную обеспечить онлайн-доступ к данным и программам в любое время, в любом месте и с любого устройства”. Жесткий диск вашего компьютера более не является центральным месторасположением.
QuickBooks, говоря про “облачные” бухгалтерские решения, отмечает: “Сотрудники получают большую прозрачность в организации и способны к более эффективному сотрудничеству. Что касается владельцев бизнеса, то им душевного спокойствия придает осознание того, что рутинное обслуживание и обновление программного обеспечения осуществляются провайдерами SaaS*”.
*SaaS, или “Software as a Service” – форма “облачного” обслуживания, при котором пользователи получают в свое распоряжение от провайдера полностью готовое и обслуживаемое решение
В реальности “облачные” решения не насколько и отличаются от традиционных решений, как это принято думать. Основное отличие заключается именно в том, что все функции осуществляются за пределами рабочего стола пользователя. Если есть интернет доступ, этого уже достаточно. Вы можете зайти на удаленный сервер и получить доступ ко всем необходимым данным.
Инвестиции в “облачное” программное обеспечение уже успели доказать свои долгосрочные преимущества, особенно с точки зрения расходов. Вместо того чтобы каждый раз устанавливать и затем обновлять ПО на своих компьютерах, компания просто платит ежемесячный взнос за подписку в обмен на доступ к своей собственной удаленной базе данных, доступ к которой имеет только она.
Сотрудники компаний, работающих с “облачным” программным обеспечением, могут быть уверены в сохранности своих данных даже в условиях удаленной работы с ними. Даже в крупных компаниях со многими сотрудниками все они имеют возможность работы с одними и теми же данными, не полагаясь при этом на передачу следующего набора данных вручную.
Кроме того, легкий доступ к “облачным” бухгалтерским ПО улучшает взаимодействие между компаниями. Для более крупных международных организаций это особенно актуально, если необходимо обеспечить соответствие каждого подразделения общим для всей группы компаний целям.
Но и малым предприятиям, которым просто не требуется устанавливать у себя столько разнообразных программ, “облачные” решения могут быть полезными с точки зрения экономии издержек. Помимо этого, если малое предприятие только развивается и еще ищет способы “вписать” себя в бухгалтерскую “экосистему”, ежемесячные подписки – подходящий вариант, так как в этом случае компания не связывает себя никакими контрактными обязательствами. Это дает больше гибкости в выборе поставщика, который ей подходит, вместо того чтобы иметь дело с тем, которого выбрала по ошибке.
По сравнению с традиционными системами, “облачные” бухгалтерские решения активнее способствуют переходу с “бумажной” работы на электронный вариант благодаря своим хранилищам. Если компанию заботят вопросы экологии (а с учетом развития расширенной корпоративной отчетности данный фактор и в самом деле беспокоит все большее число ориентированных на инвесторов организаций), это еще один очень весомый плюс.
Если речь идет об активном росте, с установленными на местах бухгалтерскими системами он оказывается намного дороже, так как компаниям приходится тратить деньги на расширение лицензий и обслуживание на каждом новом приобретенном компьютере – очень существенная статья расходов, но только не с “облачными” технологиями.
Все обновления производятся автоматически. Персоналу компании нет нужды заниматься обслуживанием или обновлением: все это делают провайдеры.
Таким образом, общий термин “гибкость” может служить общим итогом всех перечисленных преимуществ переноса бухгалтерии в “облако”. Посмотрим теперь на…
Есть мнение, что технологические наработки скоро сделают невозможным управление бизнесом без эффективной онлайн-системы взаимодействия между сотрудниками в различных подразделениях компании.
Если данные расположены на жестком диске одного компьютера, это значит, что ключевой персонал (а таких людей может быть несколько) не сможет одновременно получить доступ к финансовым данным, которые им нужны прямо сейчас. Более того, сегодняшние системы бухучета зачастую даже не предусматривают быстрого и легкого обмена данными между компьютерами – не считая, понятно, носителей USB. В случае с крупной организацией это просто неэффективно.
Кроме того, с точки зрения информационной безопасности перенос данных на носители USB означает больше риска, а чрезвычайные происшествия вроде пожаров или наводнений способны физически уничтожить как носители, так и жесткие диски на корпоративных компьютерах.
Неэффективность (с точки зрения расходов) постоянного обслуживания и обновления ПО, а также долгое обслуживание клиентов уже так или иначе упоминались ранее и замыкают длинный список недостатков традиционных систем.
Вот несколько ведущих провайдеров (это далеко не исчерпывающий их список):
Поскольку большинство “облачных” бухгалтерских приложений расположены на удаленных серверах, потребности в ручной передаче данных нет. Все сотрудники имеют доступ к одной и той же “облачной” базе данных, и у каждого свой пароль доступа. Информацией можно обмениваться с теми, у кого те же самые права доступа. Поэтому риск того, что коммерческая информация попадет в руки неавторизованного внешнего пользователя, намного ниже по сравнению со взломом традиционных систем.
Провайдеры облачных вычислений стараются держать запасные сервера в двух и более локациях, то есть если вдруг по той или иной причине “падает” основной сервер, компании все равно смогут получить доступ к данным. Также компании имеют возможность хранить все свои данные в одном месте, и только авторизованные пользователи имеют к ним доступ.
Меры предосторожности в случае с “облачными” бухгалтерскими программами более эффективны по сравнению с традиционными, но они все же не абсолютны, поэтому компаниям все равно придется оценивать киберриски определенного уровня при выборе “облачного” решения.
Пользующиеся такими решениями сотрудники более зависимы от безопасных WiFi сетей и мощных удаленных компьютеров. Если техническое обеспечение находится на высоком уровне, это не проблема, если же нет… Для примера, любой сотрудник может при работе с “облачными” программами подсоединиться через WiFi доступ местного кафе, а это отнюдь не безопасное соединение и источник большого риска компрометации данных.
В определенной степени эту опасность провайдерам “облачных” решений удалось минимизировать, введя в действие двухфакторный процесс авторизации: теперь при подключении сотруднику на мобильный телефон приходит специальный код в дополнение к логину и паролю, с помощью чего происходит авторизация. Это не спасает от множества других опасностей, о которых следует помнить при использовании небезопасных WiFi подключений.
Еще одна проблема касается самого процесса внедрения. Крупные компании, принимая решение о переходе на “облачные” бухгалтерские программы, должны заранее обзавестись структурированным планом внедрения, где оговорены все детали – в том числе перевод всех сотрудников на новые системы и удостоверение того, что вся критически важная информация была передана безопасно.
Эксперты предсказывают, что уже к 2020 году 78% малого бизнеса будет полностью на “облачных” технологиях. Это очень большая доля для того, чтобы можно было от нее просто так отмахнуться. На своем сайте представители компании Hubdoc пишут: “”Облако” – это будущее. Даже если кажется, что ваши офисные бухгалтерские решения функционируют “вполне нормально”, или если вы приверженец традиционного управления процессами, мир бухгалтерии неотвратимо меняется, и для вашего бизнеса важно не отставать. Риск, связанные с сохранением прежних процессов – это даже не вопрос соответствия, а вопрос того, хотите ли вы, чтобы ваш бизнес рос и сохранял конкурентное преимущество… Изменения могут быть непростыми, но если потенциальные выгоды перевешивают издержки, это стоит вашего рассмотрения. И как бы ни страшил переезд в “облако” - не пугайтесь!”