Автор: Авдюшин Денис, генеральный директор Делис Архив
Источник: Делис Архив
Дата публикации: 19 Марта 2019
Сравнительно недавно стало возможно на законных основаниях принимать на работу удаленно, без личного визита к работодателю соискателя. Подразумевается обмен данными, результатами выполнения обязанностей при помощи средств телекоммуникации. Подобные отношения между работником и работодателем регулируется Трудовым кодексом РФ и другими законодательными нормами.
Впервые данная форма взаимодействия между сотрудником и работодателем была обозначена в ТК РФ только в 2013 году. Вопрос подробно рассматривается в ст.№312.2. Она регулирует порядок заключения договора и основные нюансы, связанные с оформлением работника, выполняющего свои обязанности за пределами территории работодателя.
Основные особенности:
Документы, передаваемые через интернет, должны иметь официальный статус. Присвоить таковой позволяет электронная цифровая подпись. Нюансы её использования обозначены в специальных нормативных документах:
На законодательном уровне закреплена равная юридическая сила между электронной подписью и на бумажном носителе (проставленной чернилами, собственноручно). Порядок взаимодействия сторон имеет нюансы:
С введением электронной цифровой подписи (используется аббревиатура ЭЦП) практически все документы могут существовать в электронной форме. В общем случае, при взаимодействии с сотрудником дистанционно, применение ЭЦП необходимо для заверения следующих видов документации:
Законодательство явно указывает только на один вид документа, существование которого в электронной форме не допускается: вексель имеет юридическую силу лишь на бумажном носителе. Данный момент регламентирован ст.№4 Федерального закона №48-ФЗ от 11.03.97 г. «О переводном и простом векселе».
Прежде, чем трудовое соглашение будет подписано сотрудником, работодатель обязан ознакомить его с локальными актами организации:
Перечень обязанностей работодателя отражен в ст.№22 ТК РФ. После ознакомления работник с помощью ЭЦП подписывает акт ознакомления.
Кадровая работа подразумевает подкрепление электронных документов бумажными копиями. Нюансы взаимодействия сотрудника и работодателя:
При расторжении трудовых взаимоотношений компания обязана отправить сотруднику заверенную копию приказа. Причем выполнение требования обязательно даже при наличии электронной версии документа. Условие определяется ст.№312.5 ТК РФ. Вопрос о невнесении информации в трудовую книжку устанавливается ст.№49.1 ТК РФ.
Основная проблема удаленной работы – отсутствие у большинства граждан РФ собственной ЭЦП по различным причинам. Изготовление подписи требует определенных финансовых затрат, времени. Серьезные сложности связаны с организацией безопасного хранения персональных данных. Зачастую кадровая служба технически не готова в реализации этой задачи.
Вопрос хранения и защиты информации регулируется законодательными нормами:
Нередко сотрудникам требуется подтвердить свой доход. В электронном виде 2-НДФЛ пока не предоставляется. Существуют и другие технические сложности, связанные с реализацией электронного документооборота. Использование баз данных, средств интернета для взаимодействия имеет множество преимуществ. Но реализация на должном уровне требует хорошей технической подготовки кадровых специалистов, понимающих нюансы хранения конфиденциальных данных.
Переход на электронный документооборот должен осуществляться с учетом политики организации. Сегодня большинство крупных, прогрессивных компаний ушли от использования обычных бумаг. Электронный архив поможет оптимизировать работу организации: ускоряет поиск документов, обеспечивает контроль доступа, предотвращает риск утраты документов, сокращает затраты. Если не знаете, как перейти на электронный архив корректно, с соблюдением всех законов и правил, лучше обратиться к профессиональным архивным компаниям. В таком случае ошибки будут исключены, а весь персонал обучат правильному пользованию электронным архивом.