Автор оригинального материала: Перри Уиггинс (Perry D. Wiggins), CPA, секретарь и заведующий финансовым отделом в APQC – некоммерческой организации в Хьюстоне, занимающийся деловыми исследованиями и анализом
По материалам: CFO
Чем меньше времени вы посвящаете в конце каждого месяца закрытию отчетности, тем больше вы сможете потратить на действительно полезные вещи вроде обдумывания стратегических инициатив для своей организации. Научившись обеспечивать качество данных, решать процессуальные проблемы и работать наперед, финансовые команды способны значительно сэкономить время на рутинную работу и заняться проектами, действительно создающими стоимость.
Полезная метрика этого месяца называется “время обработки ежемесячных закрытий”, и данные по ней традиционно предоставлены на основе результатов проведенного опроса компанией APQC – американской некоммерческой организацией в Хьюстоне, которая занимается деловыми исследованиями и анализом. Вопрос, который задавался в этот раз, относится к открытым, и для большей конкретики “время закрытия” определено как число календарных дней, проходящих между составлением промежуточного баланса и завершением подготовки консолидированной отчетности, т.е. это общее время с начала процесса до самого его завершения, затрачиваемое не только непосредственно на саму работу, но и на ожидания результатов работы других участников, чтобы можно было двигаться дальше.
В опросе приняли участие 2300 организаций, из которых наименее эффективным требуется от 10 и более календарных дней на закрытие ежемесячной отчетности – это нижний квартиль. С другой стороны расположился верхний квартиль наиболее эффективных, которые тратят 4.8 или меньше, то есть справляются они примерно вполовину быстрее. Медиана составила 6.4 дня.
В обсуждениях возможностей улучшения процесса финансовые директоры часто отмечают, что закрытие бухгалтерских книг в максимально короткие сроки является для них наивысшим приоритетом. Ускорение этого процесса дает каждый месяц дополнительное время для финансовых директоров и их команд, чтобы посвятить его стратегическим инициативам. Если можно с этим справиться за пять дней вместо десяти, это значит, что эти пять дней можно будет потратить на анализ, прогнозирование и консультирование относительно деловых решений, а также разработку будущих проектов совместно с главами других департаментов, улучшение финансовой отчетности и коммуникаций и многое другое. Если CFO действует быстро, то и вся организация тоже действует быстро.
Для многих организаций главным барьером здесь является качество данных. Доверять данным низкого качества просто нельзя, и чтобы их “очистить”, требуются определенные трудозатраты. Вероятно, вы можете захотеть избавить себя от этого, обеспечив лучшее качество входных данных, а сделать это можно, только внедрив высокие стандарты качества данных и управления ими. Как именно это сделать?
Таким образом, если вы “очистили” свои данные, но у вас все еще уходит слишком много времени на закрытие отчетности каждый месяц, проблема, вероятно, носит процедурный аспект. Придется разработать и тщательно документировать все процедуры в рамках процесса ежемесячного закрытия, что позволит регулярно отслеживать и разрешать проблемные моменты.
Также может помочь “работа наперед”, т.е. решение по возможности большего количества задач еще до наступления аврала в конце каждого месяца. В финансовой области это можно сделать, например, внедрив контрольные листы до начала закрытия отчетности. Постарайтесь определить как можно больше реконсиляций и записей в журналах, которые необходимо будет сделать перед началом работы с отчетностью. В целом, перенесите как можно больше задач на этот период
Также не забывайте использовать фактический лист закрытия на конец месяца. Полезным в этом отношении будет развитая система коммуникаций: пусть руководители всех департаментов четко понимают, что наступил тот момент времени, когда запись фактических данных в журнал обрывается и начинается подведение итогов.
Если вы обнаружили свою компанию в верхнем квартиле с 10 и более днями “времени закрытия”, спросите себя, что бы вы могли сделать с пятью дополнительными свободными днями в месяц, и займитесь после этого своими данными и процессами. Недостаточно просто знать, что все люди в финансовой команде под вашим подчинением – большие молодцы, нужно еще и дать им возможность в полной мере проявить себя, сосредоточившись на создании стоимости.