Автор: Игорь Аверчев, старший менеджер департамента управленческого консультирования Маг – Консалтинг
Источник: журнал «Московский бухгалтер» №12- 2003
Дата публикации: 16 Сентября 2005
Ключевым участком управленческого учета является учет затрат, основными целями которого выступают:
Объектом затрат является любая деятельность, которая требует раздельного измерения затрат. Это могут быть работа функционального подразделения компании, производственный процесс, объект строительства или единица продукции, для которых требуется организовать ведение данных по затратам и измерение стоимости процессов, продукции, работ, капитальных проектов и т. п.
Например, объектом затрат является бухгалтерия компании. Попробуйте оценить, в какую сумму ежегодно она обходится вашей организации. Включите в эту оценку зарплату персонала, штрафы, пени, неустойки, уплаченные по их вине, амортизацию стоимости офисной техники, стоимость аудиторских и консультационных услуг, амортизацию программного обеспечения, стоимость обслуживания справочных информационных систем и т. д. По некоторым эмпирическим оценкам, эффективно действующая компания не должна тратить на свою финансовую службу более 2 процентов от всех расходов текущего периода. Сделайте такую оценку по другим отделам – и, вполне возможно, будет получен вывод о том, что они слишком дорого обходятся компании и часть их функций дешевле передать на аутсорсинг (подрядчикам).
Для решения этой задачи в учетной системе компании должен быть обеспечен аналитический учет в разрезе всех объектов затрат – по функциональным подразделениям, по бизнес-процессам и т. д.
Например, для учета затрат по отделам должна быть детально описана вся структура бизнеса. Примером такого описания может быть «идеальная компания», описанная на сайте http://www.e-xecutive.ru/professions/article_1720/, и структура ее финансового департамента. Естественно, эта схема является не более чем абстрактным примером и подойдет далеко не всем компаниям.
Чтобы обеспечить учет затрат по объектам затрат – подразделениям, строительным контрактам или бизнес-процессам, в учетной системе компании устанавливаются взаимосвязанные специализированные модули. Например, в американской системе Champion это модули «Сметы и бюджеты» (Job Estimating) и «Затраты» (Job Costing). Первый из них хранит сметные (бюджетные) данные о всех проектах. Второй отвечает за сбор данных о фактических затратах по ним и формирование отчетов об отклонениях «План–Факт».
Однако практически в любой бухгалтерской системе можно обойтись (правда, не без потери в качестве информации) и без специализированных модулей. Например, пользователи программы «1С» используют субконто (аналитический разрез по счету) «Доходы и расходы». В программе Scala можно использовать одно из десяти «измерений» аналитических признаков бухгалтерского счета Главной книги.
Помимо этого учетная система должна обеспечивать получение информации о структуре затрат. Это можно реализовать путем организации аналитического учета затрат на субсчетах. Примером такого подхода является структура общехозяйственных расходов, учитываемых на счете 26 «Общехозяйственные расходы» (см. табл. 1). Естественно, это всего лишь один из вариантов аналитики подобных затрат.
Единицей затрат является единица продукции или услуги, с производством которых связаны затраты. Например, в электроэнергетике это производство киловатт-часа энергии, в нефтяной промышленности – барреля нефти, в строительстве – стоимость возведения строящегося объекта, в медиа-бизнесе – конкретный тираж газеты или журнала.
А какие единицы затрат можно идентифицировать в вашей компании? Например, в отделе сбыта?
Для правильной организации управленческого учета и отчетности необходимо идентифицировать не только единицы затрат, но и носители затрат. Это показатели деятельности, такие как человекочасы прямых трудозатрат, машиночасы, обработанные пласты, использованное компьютерное время, часы полетов, километры пробега или контракты, являющиеся причинным фактором отнесения затрат на объект. К сожалению, далеко не все бухгалтерские системы позволяют вести учет затрат в таком натуральном выражении. И тут без специализированных модулей учета обойтись крайне затруднительно.
Управление затратами ведется на основании концепции центров затрат. Это часть учетной деятельности по сбору элементов затрат, которые имеют общую причину и которые можно отнести на другие объекты учета затрат в соответствии с общей базой распределения. Множество центров ответственности представляют собой также центры затрат, но не все центры затрат обязательно являются центрами ответственности.
Как было указано выше, для обеспечения различных аналитических разрезов по статьям затрат в разных компьютерных системах используются различные механизмы «субконто», «измерения» и т. д. ( см. табл. 2).
Вопросы учета затрат будут продолжены в следующей статье, а в завершение, по традиции, предлагаем выполнить домашнее задание.
Произведите обследование вашего предприятия. Все ключевые персоналии должны получить предлагаемые карты тестирования и заполнить их. На основании заполненных карт составьте схему предприятия, опишите модель документооборота и сформулируйте предложения по оптимизации организационной структуры предприятия и документооборота.
Таблица 1 | |
26
|
Общехозяйственные расходы
|
260165 | Амортизация основных средств |
260265 | Канцтовары |
260365 | Услуги по текущему ремонту |
260465 | Услуги связи |
260565 | Техническое и сервисное обслуживание зданий и сооружений |
260665 | Услуги по техобслуживанию и диагностике оборудования, вычислительной и прочей оргтехники |
260765 | Холодная вода |
260865 | Теплая вода |
260965 | Электроэнергия |
261065 | Аренда помещений |
261165 | Аренда транспорта |
261265 | Затраты на оплату труда административно-управленческого персонала – юридический отдел |
261365 | Затраты на оплату труда административно-управленческого персонала – отдел кадров |
261465 | Затраты на оплату труда административно-управленческого персонала – бухгалтерия |
261565 | Оплата труда работников, не состоящих в штате предприятия |
261665 | Единый социальный налог |
261765 | Затраты на рекламу |
261865 | Представительские расходы |
261965 | Командировочные расходы – суточные |
262065 | Командировочные расходы – проживание |
262165 | Командировочные расходы – проезд |
262265 | Командировочные – прочие |
262365 | Подготовка и переподготовка кадров |
262465 | Страхование имущества |
262565 | Налог на землю |
262665 | Плата за загрязнение окружающей природной среды |
262765 | Другие налоги и сборы |
262865 | Услуги аудиторских организаций |
262965 | Нотариальные и юридические услуги |
263065 | Затраты на проведение конференций, симпозиумов, совещаний, семинаров |
263165 | Затраты на организацию выставок |
263265 | Затраты на охрану труда |
263365 | Расходы на спецобмундирование, приобретение оружия и иных спецсредств защиты |
263465 | Подписка на периодическую и специальную литературу |
269765 | Прочие расходы |
269865 | Сверхнормативные затраты |
269965 | == СУБСЧЕТ РАСПРЕДЕЛЕНИЯ И ЗАКРЫТИЯ СЧЕТА 26 |
Обсудить статью в конференции «Управленческий учет» >>>