Аутсорсинг — довольно часто мы слышим это слово, но в простой жизни мы его не используем. По сути, это новомодное слово распространено только в бизнес-среде. Если открыть «Википедию», то там дано очень витиеватое определение этого слова: «передача организацией, на основании договора, определенных видов или функций производственной предпринимательской деятельности другой компании, действующей в нужной области». По факту аутсорсинг — это выполнение определенных функций ведения вашего бизнеса силами специалистов сторонней организации либо же силами специалиста — аутсорсера, работающего самостоятельно.
В нашей стране в основном аутсорсинг применяется в финансовой, кадровой и юридической структурах бизнеса. Сегодня я хочу поговорить о формате работы компаний, оказывающих именно услуги бухгалтерского аутсорсинга. Как выбрать такую компанию, что она может предложить, чего от нее ожидать и какие требования она предъявит к вам. Попробует разобраться.
Бухгалтерский учет — это вообще сложная для простого восприятия система, сравнимая по своей загадочности разве что с китайской грамотой. Бухгалтер — это человек, у которого нет возможности раз и навсегда выучить бухучет и пользоваться этими знаниями бесконечно. Наше законодательство настолько часто меняется, что отслеживать все нововведения для того, чтобы соответствовать требованиям, предъявляемым к ведению финансово-хозяйственной деятельности и корректно уплачивать налоги, приходится в режиме «ультра-онлайн».
На рынке предложений сейчас очень много компаний, конкурирующих между собой, пытаясь прочно занять такой сегмент рынка, как предоставление бухгалтерских услуг на аутсорсинге. Не будем сейчас рассматривать и анализировать компании, входящие в «большую четверку», или аналогичные по масштабам с ними. Возьмем среднестатистические компании. Итак, что же такое бухгалтерия на аутсорсинге?
Зайдя на сайт любой из компаний, предлагающих услуги бухгалтерского аутсорсинга, можно прочитать стандартный перечень плюсов работы не со штатным бухгалтером, а с аутсорсинговой компанией, имеющей в штате большое количество высококвалифицированных бухгалтеров. В основном это:
- Снижение расходов на содержание своего штата бухгалтеров — в основном приводят цифры экономии на зарплате, налогах, организации рабочего места, оснащения компьютерной техникой, приобретения программного обеспечения, оплаты повышения квалификации, приобретение справочно-правовых систем или подписных профессиональных изданий;
- Отсутствие внезапной потери человека как штатной единицы на рабочем месте (заболел, ушел в отпуск или в декрет, уволился). В аутсорсинге всегда есть моментальная замена человека;
- Компетентность сотрудников, большой опыт и постоянное повышение квалификации для соответствия требованиям законодательства;
- Застрахованные налоговые риски в случае допущенных ошибок;
- Предложения по оптимизации налогообложения;
- Упор на то, что собственник бизнеса сможет больше времени сосредоточиться на коммерческой составляющей своего бизнеса и расширять сферы своей деятельности, не отвлекаясь на необходимость вникать в бухгалтерский учет.
По сути, все авторы перечисленных плюсов правы, высококвалифицированный аутсорсинг и предполагает предоставление своих услуг именно в таком формате. Что включают в себя услуги бухгалтерского аутсорсинга?
- Работа с первичной документацией. Именно на основе первичной документации и формируется отчетность. Предлагается обработка и систематизация документации: формирование накладных, актов выполненных работ, счетов-фактур для ваших покупателей и заказчиков, формирование банковских документов, оформление кассовых документов, оприходование документов от ваших поставщиков и продавцов;
- Отражение всех операций на счетах бухгалтерского и налогового учета в бухгалтерских программах. Основным используемым продуктом на сегодняшний момент является программа 1С;
- Начисление заработной платы, расчет отпускных, больничных, декретных, премиальных, различных видов компенсаций и прочих выплат в пользу сотрудников клиента и, соответственно, всех «зарплатных» налогов с данных начислений;
- Формирование и сдача налоговой и бухгалтерской отчетности в налоговые органы, внебюджетные фонды, в органы статистики и прочие контролируемые органы. В реалиях нашего времени сдавать отчетность наиболее эффективно, а на общей системе в части декларации по налогу на добавленную стоимость и законодательно установлено, в электронном виде;
- Консультирование клиентов по возникающим вопросам в части оптимизации налогообложения и возможных налоговых рисков;
- Представление интересов клиента в налоговых органах.
Этот набор услуг охватывает в основном весь спектр бухгалтерских услуг, которые предоставляет аутсорсинговая компания. Клиент может выбрать как передачу бухгалтерии в полном объеме компании–аутсорсеру, так и выборочно определенных участков работы. Хотя на практике выполнение аутсорсинговой организацией или самостоятельным аутсорсером выборочных услуг оказывается в ценовом измерении дороже, чем выполнение полного объема работ.
Дополнительные опции, которые могут предлагаться компаниями в рамках увеличения своей привлекательности для клиента, разнообразны, перечислим основные.
- Предоставление удаленного доступа клиента к бухгалтерским программам;
- При получении от клиента доступа к банковским счетам в формате так называемого «просмотрового места» самостоятельно заходить в клиент-банк, получать банковские выписки, формировать по заданию клиента платежные поручения, но не иметь права подписи, что означает невозможность распоряжаться денежными средствами на счетах клиента;
- Участие в совещаниях, возможность выезда в командировки по заданию клиента;
- Участие в проведении инвентаризаций и пр.
Итак, плюсы работы и объем услуг с аутсорсинговыми компаниями мы перечислили, и, предположим, вы задумались над тем, что, возможно, более рационально передать свой бухгалтерский учет на ведение сторонней организации. Что необходимо сделать?
1. Определить финансовую экономию в оплате труда и прочих расходов на содержание своих штатных сотрудников бухгалтерии по сравнению со стоимостью оплаты услуг аутсорсинговой компании;
2. Определить круг компаний, предлагающих свои услуги на данном рынке, в этом случае необходимо:
- обратить внимание на период существования данной фирмы и ее известность;
- найти и ознакомиться с отзывами клиентов. В основном на сайтах самих компаний всегда присутствуют только благодарственные письма и хвалебные отзывы. Попробуйте поискать отзывы, размещенные на других сайтах. Конечно, отрицательным отзывам не всегда стоит верить на 100%, но, например, на их основе можно составить список своих обязательных вопросов, которые стоит задать менеджеру при первичном общении;
- на прозрачность и понятность цен на предлагаемые услуги. Зачастую маленькая стоимость услуги завуалированно прикрывает дробление самой услуги на мелкие составляющие для того, чтобы возможный клиент психологически принимал более низкую стоимость за большую привлекательность, но в итоге получал более высокую цену за обслуживание;
- на наличие в компании-аутсорсере не только специалистов бухгалтерского учета, но и сотрудников сопутствующих специальностей, например, юристов и кадровиков, а также менеджеров и пр.;
- на наличие сайта на просторах интернета, его расположения в поисковой системе (первая / вторая страница или далеко за пятую / десятую страницу поисковой системы) и информационную наполняемость сайта. Когда на страничке сайта перечислены только услуги и предлагается оставить свой номер телефона для звонка менеджера, то стоит задуматься;
- на готовность менеджера компании выслать вам на электронную почту шаблон договора для ознакомления на начальном этапе без навязчивого зазывания непременно подъехать для первичного знакомства, для анализа договора в более спокойном формате, нежели если вы будете его читать в офисе выбираемой компании, подсознательно пытаясь сократить время на ознакомление с договором.
3. После того как выбор пал на одну из компаний стоит все-таки посетить ее офис, для того чтобы понять условия труда сотрудников. Полуподвальное помещение в промзоне вряд ли свидетельствует о финансовой стабильности компании и заботе о своих сотрудниках. Если компания–аутсорсер не заботится о своих сотрудниках, то нельзя ожидать от нее неусыпной заботы о вас.
4. Пообщайтесь с руководителем отдела бухгалтерии или возможным сотрудником, который будет закреплен за вашей компанией, оцените то, как с вами разговаривают данные сотрудники, насколько понятно и доступно они отвечают на ваши вопросы. Задайте вопросы о том, как будет выстраиваться механизм взаимодействия, каким образом будет происходить обмен документацией и информацией, как будет осуществляться контроль за правильностью ведения учета.
5. Вы должны изначально понимать, что стоимость высококвалифицированной работы не может составлять несопоставимые с рынком цены. Компания, предлагающая вести бухгалтерский учет по стоимости одного театрального билета, не может предоставить вам квалифицированную услугу.
Итак, вы остановили свой выбор на аутсорсиноговой компании. Мы вас поздравляем, но… давайте теперь задумаемся о том, насколько со своей стороны вы открыты к общению с компанией–аутсорсером. Насколько это сотрудничество будет легким, понятным и взаимовыгодным.
Что имеется в виду? Все подтверждающие ваши расходы документы, будь то авансовые отчеты, товарные накладные, акты выполненных работ / оказанных услуг, путевые листы, чеки и прочая первичная документация формируют итоги работы компании, на основании которых организация платит налоги, а оставшуюся чистую прибыль направляет на развитие бизнеса и выплату дивидендов своим учредителям. По сути, бухгалтер стоит на страже интересов компании. Если налоговая инспекция найдет ошибки в работе бухгалтера, то налоговые санкции в виде доначислений, штрафов и пеней лягут дополнительным тяжелым финансовым грузом на компанию.
При взаимодействии с бухгалтерией аутсорсинговой компании возникающие сложности в своевременном предоставлении документации могут привести к недовольству обеих сторон и даже к разрыву договорных отношений. На этапе сотрудничества необходимо помнить и понимать, что:
- На начальном этапе работы вы должны быть готовы к тому, что сотрудники компании–аутсорсера будут задавать вам вопросы, касающиеся специфики вашей деятельности, с целью понять специфику вашей деятельности и корректно выстроить бухгалтерский учет ваших финансовых операций. Поэтому вам необходимо максимально просто и прозрачно объяснить систему вашей работы, а также объяснить процессы работы самостоятельно, либо назначить со своей стороны ответственного сотрудника.
- С вашей стороны должны быть назначены сотрудники, ответственные за своевременное предоставление первичной документации для обработки, с кем будут контактировать аутсорсеры по получению документации.
- Суммы налогов формируются на основании подведенных итогов по предоставленным с вашей стороны документов. И если документация предоставлена не в полном объеме, то в данном случае финансовый результат будет некорректным, сумма налогов окажется более высокой, а прибыль компании более низкой, по сравнению с ожидаемыми результатами.
- Желательно предоставлять договоры, которые вы планируете заключать со своими поставщиками или покупателями, на этапе обсуждения условий сделок, чтобы аутсорсер смог помочь вам в оценке возможных налоговых рисков.
Если все эти условия будут выполняться, то никаких недоразумений возникать не будет.
В заключение хочется отметить, что если Вы уверенный в себе и своем бизнесе человек, уважающий труд людей, готовых вам помогать в достижении ваших целей, Вы четко понимаете структуру взаимодействия и четко ее придерживаетесь, Вы финансово пунктуальны и придерживаетесь принципа разумного налогового планирования, то при работе с аутсорсинговыми компаниями вы будете спокойны за финансовую безопасность своей компании и сможете, сэкономив средства на штатных сотрудниках, сосредоточить свои усилия на достижении более высоких вершин своего бизнеса.