В первой части были рассмотрены особенности автоматизации бюджетирования в зависимости от типа холдинга: конгломератного и интегрированного. Но для них существуют и одинаковые задачи. Рассмотрим, какие «капканы», препятствующие внедрению автоматизированной системы бюджетирования, необходимо преодолеть любым типам холдингов.
Интеграция
В первую очередь необходимо решить вопрос подключения к единой базе систем бухгалтерского учета всех «дочек» холдинга, для того чтобы они могли обмениваться с ней информацией. Данная задача решается с помощью механизма интеграции. На этом этапе прорабатываются общие настройки интеграции со сторонними системами, настраивается алгоритм синхронизации данных для каждого объекта интегрируемых систем, настраивается расписание периодической синхронизации.
Методики учета
При консолидации данных можно получить «микс» из разных бюджетных аналитик, не связанных между собой. Следующей задачей на пути к получению сводного бюджета является разработка единых методик учета данных. Постановка учета в «дочках», как правило, занимает от 3 до 6 месяцев. За это время пересматриваются все методики ведения хозяйственных операций, определяются аналитики, необходимые в дальнейшем для построения консолидированной отчетности.
Маппинг
После того как утверждены общие принципы ведения учета, что является необходимым условием для автоматизированного сбора фактических значений бюджета доходов и расходов, можно приступать непосредственно к настройке алгоритмов получения этих данных из учетных систем. Тонкая настройка алгоритмов сбора фактических данных производится при помощи механизма маппинга, позволяющего задать соответствие аналитик и счетов бухгалтерского учета элементам бюджета.
Консолидированный план счетов
Как уже было сказано выше, при настройке маппинга задается соответствие для счетов учетных систем бюджетным классификаторам – это удобно, если баз две или три. В случае наличия в группе компаний множества систем учета, десять-пятнадцать и более, настройка маппинга обещает быть громоздкой и трудно поддерживаемой, так как в этом случае количество настраиваемых соответствий статей и бюджетов будет прямо пропорционально количеству учетных систем.
В этом случае разрабатывается консолидированный план счетов. Данный план счетов представляет собой матрешку из счетов: синтетических, консолидированных и счетов учетных систем. Синтетический счет – счет первого порядка, он необходим для группировки консолидированных счетов. Консолидированный счет в данном случае – это группировочный счет для различных счетов учетных систем, которые различаются по коду или названию, но несут один и тот же экономический смысл. Кроме того, для каждого счета указывается учетная система, в которой он используется, либо не используется.
Внутригрупповые обороты
Среди множества хозяйственных операций в холдинге есть и операции, осуществляемые между бизнес-единицами, например: продажи и покупки внутри группы, выдача и получение внутренних займов и др. Подобные операции порождают внутригрупповые обороты, которые также необходимо учитывать при консолидации бюджетов. Стоит отметить, что элиминирование внутригрупповых операций – это один из сложных процессов при составлении консолидированной управленческой отчетности. Здесь крайне важно поставить единую систему учета по таким операциям.
Бонусы автоматизации
Построение системы автоматизации бюджетного учета в любом холдинге – это всегда творческий и трудоемкий процесс. Но, несмотря на всю сложность, таящуюся за ним, он позволяет разрушить все «исторически сложившиеся» способы учета, препятствовавшие получению консолидированного бюджета. И самое главное, выстроить новые правила ведения бизнеса: грамотные, прозрачные и столь необходимые для принятия важных стратегических решений, которые позволяют распознать «бюджетные капканы» и благополучно обойти их, собрав все возможные лавры.