Численность состава финансовой команды – еще один важный фактор

Кадровый менеджмент
Источник: GAAP.RU
Опубликовано: 14 января 2019


Автор оригинального материала: Перри Уиггинс (Perry D. Wiggins), CPA, секретарь и заведующий финансовым отделом в APQC – некоммерческой организации в Хьюстоне, занимающийся деловыми исследованиями и анализом

По материалам: CFO

Многие компании по всему миру сегодня приходят к выводу, что лучше иметь небольшую, но стратегически ориентированную финансовую команду, чем большую, но многопрофильную. Количество людей, которое требуется на то, чтобы, что называется, вращать колесо финансовой функции в компании, является еще одним важным показателем, который варьируется от одной организации к другой. Сравнение можно проводить, разделив численность персонала на $1 млрд. выручки.

Американская исследовательская компания APQC в этом месяце изучала численность сотрудников финансовой команды на полной занятости в 1784 компаниях. В соответствии с традиционно применяемым ими подходом разбиения на квартили, оказалось, у 25% организаций, которых следует считать наиболее эффективными, численность сотрудников финансовых департаментов в расчете на каждый миллиард долларов выручки составляет 36 или меньше, а у тех, кто явно отстает – по крайней мере, 141.6. То есть отстающим требуется практически в четыре раза больше сотрудников на обеспечение финансовой функции при тех же финансовых результатах. Медианное значение оказалось равным 69.4.

Смысловая нагрузка данного показателя заключается в том, что расходы на персонал, выполняющий в организации финансовые функции, являются самой большой категорией расходов – по данным APQC, это практически 56% средних расходов на финансовую функцию.

На что идут эти деньги? У наименее результативных компаний больше половины всей работы финансового департамента уходит на обработку транзакций (счетов к получению, денежных переводов и так далее) – показывают данные опроса. Конечно, технологии и автоматизация позволяют затрачивать меньше времени на рутинную работу, а значит – перенаправлять ресурсы на другие, более стратегические направления, действительно создающие стоимость в организации. Автоматизация бизнес-процессов помогает с более мудрым распределением времени сотрудников финансовых департаментов на полной ставке.

Автоматизация обработки счетов к получению и счетов к уплате ведется уже не первый год. За это время появилось множество доступных решений от разных разработчиков, а это значит, что у компаний есть возможность выбора оптимального для себя решения. Облачные вычисления еще больше сняли барьеры для автоматизации. Даже небольшим компаниям совсем необязательно обзаводиться массивными IT-департаментами, чтобы воспользоваться всеми преимуществами облачных инструментов, поставляемых сегодня на заказ и управляемых самими поставщиками.

Но автоматизация сама по себе еще не означает конец всем улучшениям – на самом деле, это только начало. Отладка процессов означает, что члены финансовой команды учатся управлению системами и использованию инструментов эффективным образом и затрачивают свои временные ресурсы на то, что действительно важно. Внимательное изучение рабочей загрузки поможет выявить пробелы в неэффективности, которые можно скорректировать. Американская компания Cargill, например, является крупнейшей среди частных организаций по показателю выручки, и сегодня она использует сразу несколько инструментов улучшения бизнес-процессов для трансформации своей финансовой функции.

Ключевые принципы, которые используются успешными компаниями для трансформации финансовой функции и устранения потерь – это “Шесть сигм”, Kaizen и Бережливое производство (Lean management). Подход Cargill к обеспечению глобальной финансовой платформы, функционирующей в условиях непрерывного улучшения, заключается в создании гибкой командной структуры для обеспечения функционирования основного решения SAP Central Finance. В качестве вспомогательных используются технологии роботизации процессов и оптического распознавания символов. Это позволило Cargill автоматизировать около 80% всех ее финансовых задач вместо прежних 30%, а поскольку автоматизация снижает общее число задач, которые нужно выполнить каждому отдельному сотруднику (а равным образом и количество сотрудников на выполнение определенной работы), то освободившиеся ресурсы теперь могут быть направлены на задачи, требующие стратегического мышления.

Таким образом, при оценке эффективности работы финансовых департаментов вопрос количества сотрудников в расчете на определенный объем выручки рано или поздно возникнет в любом случае, потому что это вопрос эффективного распределения людских ресурсов. Автоматизация и повышение эффективности процессов улучшают результаты и помогают финансовым директорам лучше распределять ресурсы, избавляясь при этом от излишка персонала, выполняющего рутинные задачи вроде обработки транзакций.


Другие материалы этого автора:


Теги: финансовая функция  расходы на персонал  финансовый департамент  обработка транзакций  автоматизация бизнес-процессов  облачные вычисления  автоматизация  “Шесть сигм”  Kaizen  Бережливое производство  Lean management