Что именно автоматизировать в финансовых подразделениях организаций?

Software
Источник: GAAP.RU
Опубликовано: 7 сентября 2021


ИсточникAAT Comment

В течение многих лет не утихали разговоры о том, как “совсем скоро придут роботы и лишат бухгалтеров их рабочих мест”. Велись они, конечно, не только в среде финансовых специалистов, поскольку страх неизвестного имеет универсальную природу, но и там – в том числе. В последние годы, однако, все опасения улеглись. Более того, с приходом пандемии в прошлом году вдруг оказалось, что автоматизация в известной степени - залог выживания, поскольку помогает не только повысить эффективность и освободить профессиональных бухгалтеров от выполнения рутинных задач, позволяя им дальше развиваться и расти в профессиональном плане, но и делает возможными непривычные подходы к реализации рабочих процессов.

Пандемия действительно стала для многих тем пинком, который значительно ускорил автоматизацию, но во что конкретно это вылилось для финансовых подразделений в организациях? Что именно там было автоматизировано, и как это сегодня функционирует? Чтобы дать ответ на этот вопрос, придется обратиться к реальным примерам из зарубежной (в данном случае) практики, о которых не побоялись рассказать финансовые специалисты.

“Мы стремимся к “автоматизационной утопии” - Фарха Джамадар (Farha Jamada), финансовый менеджер Todd Doors (один из крупнейших в Великобритании производитель деревянных дверей)

Автоматизация – непрерывный проект. Мы автоматизировали зарплату (что оказалось довольно легким процессом, поскольку функциональность очень простая). Мы автоматизируем выставление счетов по Книге продаж и Книге покупок, используем программное обеспечение, которое читает из PDF и обрабатывает счета по согласованным заявкам на приобретение, либо когда расписываются за доставку. Все это выставляется автоматически, без вмешательства людей.

В основном, мы используем внешние программы, но они обязаны работать с нашими процессами и нашим ПО. Это важный фактор. Иногда попадаются кипы счетов, для которых простой автоматизации мало, поскольку они должны уметь работать и быть интегрированными с другими наборами программ.

Более стандартные, типовые процессы автоматизировать намного проще, поскольку тут немного вариативности. Тут лишь выбор из нескольких возможных путей следования, а не изобретение колеса.

Однако без применения усилий и поддержки во главе, изменения будут мучительными. Нужно иметь гибкое “цифровое” мышление на самом верху. Важно обеспечивать культурные сдвиги, чтобы сделать возможными уже эти изменения.

Будущее финансов – это то, над чем мы работаем параллельно автоматизации. Оно меняется и определяет наши роли. “Финансовая утопия” состоит в том, что автоматизируются транзакционные задачи. Помимо обладания новыми и актуальными данными, мы можем сами менять свои роли, помогать с выработкой бизнес-стратегий и адаптацией к постоянно меняющемуся рынку. По сути своей, это о том, чтобы использовать “цифровое” мышление и заниматься в большей степени консультированием и анализом. Мне представляется, что информация, к которой имеют доступ финансовые эксперты, очень важна, и это нужно использовать по максимуму в любой функционирующей компании.

Мы готовимся к автоматизации, но самое важное – выбор момента времени”, - Энди Мюррэй (Andy Murray), финансовый руководитель Manna Pro UK (производитель кормов для животных)

Как для финансового подразделения, у нас на данный момент не так много автоматизировано. При этом у нас маячит несколько классных проектов на горизонте в различных транзакционных областях – таких как дебиторская задолженность, выставление счетов за продажи, создание выписок по клиентам, контроль просроченных выплат (в том числе автоматизация на стороне кредиторской задолженности по выставленным счетам).

Нам, безусловно, пойдет на пользу автоматизация различных задач в рамках финансовых функций управления дебиторской или кредиторской задолженностями. Мы полагаем, что с точки зрения эффективности и тайм-менеджмента эти задачи потребляют много времени. Это могло бы сэкономить около 20% эффективности еженедельно.

Основная обеспокоенность возникла в связи с тем, когда именно лучше эти решения применять. Нужно быть уверенными, что для перехода выбрано самое подходящее время месяца, что означает – избегать периода закрытия в конце месяца. Так что мы будем учитывать временной фактор в плане, чтобы сделать возможными любые корректировки в последнюю минуту и дать временной простор для любых непредвиденных обстоятельств, которые могут возникнуть. Но больше всего мы хотим предотвратить любые простои и минимизировать связанные риски.

Помимо изучения двух упомянутых выше транзакционных областей (дебиторская и кредиторская задолженности) на предмет автоматизации, я полагаю, со временем мы перейдем к обсуждению других потенциальных проектов, связанных с закрытием и реконсиляцией счетов Главной бухгалтерской книги в конце месяца, и того, как автоматизация может здесь поспособствовать улучшению. Опять-таки, мы хотим в первую очередь улучшить тайм-менеджмент и повысить эффективность. Безусловно, есть много чего еще, что можно поисследовать и попробовать на зубок.

“Рынок приложений создает неограниченные возможности”, - Бьоргвин Вигфуссон (Björgvin Vigfússon), Westmorland Linen Rental and Laundry (аренда и стирка постельного белья)

В нашем финансовом подразделении мы использовали несколько автоматизационных решений на основе Xero – либо его самого, либо в интегрированном варианте с другим ПО. Например, мы требуем, чтобы все наши клиенты заходили через Direct Debit и интегрировали эту услугу с Xero. Все наши выставленные счета оплачиваются вовремя, а Xero соотносит платежи со счетами.

Автоматизация минимизирует время, которое теперь тратится на кредитный контроль и банковские реконсиляции. Финансовые функции в целом прошли через множество автоматизаций за последние годы, и, похоже, что свое приложение есть для любой задачи, которую нужно делать бухгалтеру. Поэтому сложно назвать какой-то один аспект, которому пойдет на пользу автоматизация, но лично в моей скромной жизни бухгалтера прибавится радости, если организация платежей регулярным поставщикам станет проще - я имею в виду тех, которые не предлагают безакцептное списание.

Больше всего в автоматизации меня волнует, что если системы/процессы не организовать как нужно в самом начале, и что-либо обнаружится впоследствии, устранение этого и исправление ошибок станет огромной головной болью.

Думаю, в качестве следующего шага мы будем изучать, как автоматизировать процесс выставление счетов. Но, мне кажется, на данный момент больший приоритет имеет нахождение оптимального решения.

Теги: автоматизация  финансовые подразделения  профессиональные бухгалтеры  финансовые специалисты  пандемия  дебиторская задолженность  кредиторская задолженность  выставление счетов  транзакционные задачи  “цифровое” мышление  финансовые функции  тайм-менеджм