ЭДО на “удаленке”: основные проблемы и способы решения

Корпоративное право

Автор:
Источник: Бухгалтер.рф
Опубликовано: 30 июня 2020


Перевод сотрудников на дистанционный режим для многих бизнесов стал вынужденной мерой в марте–мае 2020. То же самое касается взаимодействия с контрагентами. А кто-то и до пандемии использовал “удаленку” в качестве одного из инструментов для оптимизации расходов.

Очевидно, что в сложившихся условиях дистанционных сотрудников, контрагентов станет больше. Как правильно организовать обмен документами со специалистами, работающими удаленно? Что учесть и как избежать ошибок?

Основные условия и потенциальные проблемы ЭДО

Официальный электронный документооборот должен соответствовать нормам действующего законодательства. Юридическую силу имеют документы, соответствующие утвержденным форматам, имеющие обязательные реквизиты и заверенные подписью ответственного лица. С последним возникают проблемы, если подписантов несколько. Простой пример: документ должны подписать сотрудники из разных отделов. Двое из троих работают удаленно.

Передача бумажного экземпляра каждому на подпись затруднена. Решением проблемы становится использование электронных подписей. При соблюдении ряда условий, согласно ФЗ №63 от 06.04.2011, такой документ по юридической значимости равен напечатанному на бумаге и подписанному сотрудниками собственноручно.

Другая проблема касается непосредственного использования электронной подписи. Какая именно должна ставиться на накладной или акте: квалифицированная, усиленная? Согласно упомянутому выше ФЗ №63, если документ предполагается использовать исключительно для целей бухучета, допускается любая. К ЭЦП для трудовых договоров и других документов предъявляются особые требования. Соответствующие законопроекты как раз готовятся инициативными группами.

С чего все начинается?

Обмен документами на “удаленке” должен быть грамотно организован и отлажен. Начинается все с получения сотрудником ЭЦП физлица. У работодателя, как правило, такая подпись уже имеется.

Но одним лишь сертификатом дело не ограничивается. Для запуска ЭДО с работниками необходимы носители для ключей (смарт-карты, USB-токены), специальная программа для подписи документов, соответствующая нормативным требованиям. И носители, и программы являются лицензионными. Срок действия каждой лицензии – 12 месяцев.

А теперь главный вопрос: кто за все это платит? При экстренном переходе на удаленную работу работодатели иногда забывают включать в договоры о переводе сотрудников этот финансовый нюанс. В результате они вынуждены брать расходы на себя или участвовать в спорах с сотрудниками, оспаривающими удержание средств на организацию ЭДО из начисленных им вознаграждений.

Проблема решается принятием превентивных мер. Детализированный, составленный юридически грамотно договор о переводе на “удаленку” минимизирует риск возникновения финансовых и других споров с сотрудниками.

А законно ли это?

Переводить работников на дистанционный режим, обмениваться с ними юридически значимыми документами любая компания может на законных основаниях. Но только в том случае, если перевод оформлен соответствующими локальными нормативно-правовыми актами. Согласно ТК РФ (ст.72), к действующему стандартному договору заключается дополнительное соглашение, содержащее условия удаленной работы, взаиморасчетов, обмена документами.

Важно: перевод осуществляется по заявлению работника. Его можно оформить в электронном виде (ТК РФ ст. 312). На этом этапе типичная ошибка – использование физлицом простой ЭЦП вместо усиленной.

Автор:

Теги: ЭДО  “удаленка”  дистанционный режим  пандемия  оптимизация расходов  электронный документооборот  электронные подписи  обмен документами  ЭЦП