Зачем финансовому директору цифровой рабочий стол?
Перестройка бизнес-процессов в российских компаниях способствовала углублению автоматизации основных управленческих функций и оптимизации бизнес-процессов. О том, что выбор делается в пользу комплексного подхода, свидетельствует рост продаж по итогам 2020 года набора программных средств для автоматизации учета и управления[1].
Для предприятий и компаний любого масштаба функция управления финансами является системообразующей. Так что в условиях набирающей обороты во всех отраслях цифровой трансформации важно оснастить руководителя финансового подразделения (CFO, chief financial officer) и его подчиненных необходимыми технологиями и инструментами, дающими преимущество перед конкурентами за счет точности расчетов и прогнозов, а также в скорости и в гибкости.
Наиболее распространены в сфере финансовых инструментов решения на базе «1С: Управление холдингом 8», которое по сути, является решением класса CPM (corporate performance management, система управления эффективностью предприятия). Здесь набор инструментов цифрового рабочего стола финансового директора охватывает все уровни деятельности топ-менеджера холдинговой структуры – стратегический, тактический, операционный. На верхнем, стратегическом уровне, этот комплекс инструментов обеспечивает контроль целостности вектора развития всех входящих в ее состав компаний, управление финансовыми потоками. Помимо этого, поддерживает CFO в принятии управленческих решений, основываясь на актуальных и качественных данных. На двух других уровнях обеспечивается основная деятельность и поддержка бизнеса.
Цифровой рабочий стол финансового директора включает в себя современные средства визуализации данных. Все целевые показатели выводятся в виде дашборда, тут же можно увидеть и динамику изменений. Для повышения эффективности коммуникаций финансового директора с бизнесом, с сотрудниками, а также с контрагентами и банками на цифровом рабочем месте CFO предусмотрены напоминания и оповещения о самых важных событиях. Например, о том, что надо согласовать контракт или срочно отправить документы в банк.
Подсистема учета и отчетности по МСФО, разработанная при методологической поддержке EY (ранее Ernst & Young), обеспечивает подготовку индивидуальной консолидированной отчетности не только на основе единого корпоративного финансового шаблона на базе «1С:Управление холдингом», но и данных из различных систем учета по РСБУ, которыми могут пользоваться дочерние компании.
По опросам «Большой четверки» международных консалтинговых компаний, 8 из 10 организаций России и СНГ хотят повысить эффективность подготовки отчетности по МСФО: снизить затраты, сократить сроки закрытия, повысить качество. Под последним направлением большинство компаний подразумевают уменьшение количества аудиторских поправок. Для этой цели на цифровом столе финансового директора есть кокпит Smart Close[2]. Этот комплекс инструментов обеспечивает кардинальное снижение сроков закрытия периода и связанные с ним нагрузки на сотрудников службы. Для финансового директора важно, что инструмент позволяет контролировать процесс закрытия во внешних учетных системах – видеть все операции и их статус, прогресс, отклонение от требуемой даты, а также расхождение в финансовых операциях между компаниями холдинга (ВГО, внутригрупповые обороты).
Формировать более точные бюджеты продажи CFO помогает внешний модуль Budgetum, который интегрируется в цифровой рабочий стол. Модуль служит для прогнозирования спроса, учета производственных и других ограничений для расчета бюджета продаж на основе предиктивных моделей. С его помощью можно формировать базовые тренды и учитывать внешние факторы для повышения точности прогнозирования.
Поскольку интегрированный модуль реализован на клиент-серверной архитектуре и работает с реляционной СУБД (системой управления базами данных), где сохраняются все действия пользователей, он обеспечивает работы нескольких пользователей с одной и той же версией бюджета. При этом, поскольку права сотрудников разграничиваются системой, внесенные ими правки не конкурируют между собой. Модуль позволяет пересчитать ту или иную модель буквально налету – в течение 5-10 секунд. Для пользователей удобно, что все операции они выполняют в интерфейсе электронных таблиц.
У BIA-Technologies есть опыт применения такого решения для выполнения задач крупного FMCG-бренда. Его руководство не устраивало отсутствие инструментов прогнозирования, длительные сроки согласования поправок в модель бюджета и большой объем ручной работы при подготовке итогового документа. Также требовалось повысить точность прогноза. В рамках проекта мы смогли снизить трудоемкость подготовки и корректировки бюджета с 60% до 40% и на 10% повысить точность планирования. В итоге точность прогноза выросла до 80%.
Вывести финансовый анализ в компании на новый уровень и существенно упростить работу с данными позволяет и внедрение системы расширенной аналитики Business Intelligence (BI). Ее ядро – централизованное хранилище данных, которое решает сразу несколько проблем: автоматизирует процесс загрузки данных, снижает нагрузку на корпоративные ИТ-системы в период подготовки отчетности и, в целом, повышает доверие к данным в компании. Используя инструментарий BI-системы, можно создавать и тестировать модели, формировать визуальные интерфейсы и, что полезно, многократно переиспользовать однажды созданный контент. Как показывает опыт реализованных нами проектов, такие системы позволяют сократить количество запросов на доработку отчетов и минимизировать время от подачи заявки до начала работы с данными.
Цифровизация бизнеса способствует повышению роли CFO. В новых условиях от него требуется оперировать не только финансовыми, но натуральными и производственными показателями, искать и находить в них взаимосвязи, в том числе с помощью систем предиктивной аналитики. Когда финансовая служба владеет всей полнотой информации, ее влияние и роль в компании, а главное ее вклад в достижение высоких результатов растет.
[1] https://www.cnews.ru/news/top/2021-06-16_biznes_1s_rvanul_vverh
[2] https://www.pwc.ru/ru/services/performance-improvement/finance-effectiveness/smart-close.html