Самые эффективные ОЦО делают больше работы с меньшим количеством людей
Автор оригинального материала: Перри Уиггинс (Perry D. Wiggins), CPA, секретарь и заведующий финансовым отделом в APQC – некоммерческой организации в Хьюстоне, занимающийся деловыми исследованиями и анализом
По материалам: CFO
Все большее число организаций стремится перевести общие или повторяющиеся финансовые процессы из удаленных уголков своих компаний в общие центры обслуживания с целью снизить издержки, но в то же время улучить производительность и эффективность.
Еще один полезный показатель изучался компанией APQC при финансировании Scott Madden. Из 302 участников исследования около половины работают в Северной Америке, а следующий после них крупнейший сегмент – в Европе. У большинства участников операции разбросаны по нескольким регионами.
На основе ключевых факторов, относящихся к расходам, эффективности и производительности, 66 ОЦО из этих 302 были отнесены к наиболее эффективным, что соответствует верхнему квартилю. Из 66 подавляющее большинство (84%) оказывает свои услуги отделениям во многих регионах; у наименее эффективных – только около 40%.
Сегодняшний ключевой показатель основывается на количестве сотрудников на полной рабочей ставке, работающих в общих центрах обслуживания, необходимом для проведения централизованных финансовых процессов. Для примера, у самых эффективных ОЦО, как медианное значение, требуется 1.78 сотрудника на каждый миллиард выручки, чтобы обработать счета к уплате. Наименее эффективным требуется 4.62 сотрудника (как медианное значение) на тот же процесс.
Этот показатель считается ключевым показателем эффективности финансовых процессов, что означает, что чем меньше его значение, тем эффективнее организация в реализации того процесса, при условии, что все другие показатели (такие как производительность, затраты, качество и т.д.) остаются прежними. Ключевые показатели эффективности являются важной составляющей сбалансированной системы показателей финансовой функции предприятия.
Если рассматривать совокупность всех основных финансовых процессов, то по ним самые лучшие ОЦО имеют самые эффективные трудозатраты – в 3-6 раз более эффективное привлечение трудовых ресурсов по сравнению с плохо функционирующими ОЦО.
Для большинства распространенных финансовых функций – управление счетами к оплате и счетами к получению, бухучет, выставление счетов, обработка счетов-фактур – нижняя группа неоптимизированных центров обслуживания требует в 3-4 раза больше человек на полной ставке по сравнению с более эффективными ОЦО. Что касается таких функций как налоговый учет, внутренний контроль, планирование, бюджетирование и прогнозирование, казначейские операции, то там требуется в 6-8 раз больше людей.
Практика работы с ОЦО показывает, что их преимущества, преимущества всей этой бизнес-модели вполне реальны, причем речь идет как о материальных, так и нематериальных выгодах. Объединение множества функций под одной крышей позволяет бизнесу избавиться от необходимости держать различные финансовые команды в разных офисах, в результате чего освобождается офисное место, и сокращаются административные издержки, а бизнес получает более высокие прибыли. Бывает, что ОЦО создают экономии от масштаба в таких областях деятельности как закупки, управление рисками, и не только. Кроме того, централизация обеспечивает лучшее понимание процессов, более четкое определение и распределение обязанностей, что также устраняет неэффективности и простои, а значит – и число сотрудников, необходимых на завершение отдельного процесса.
Сторонним преимуществом централизации финансовой функции в рамках общего центра обслуживания является то, что это препятствует расползанию отдельных коллективных “очагов” – групп людей, неформально и неподконтрольно объединяющихся между собой по рабочим или прочим интересам, а это очень вредит корпоративной культуре. Особенно хорошо это заметно там, где у централизованной финансовой функции налажены эффективные механизмы обмена информацией с другими группами людей или компаниями в составе одной финансовой группы.
Также централизация консолидирует менеджерские обязанности в руках меньшего числа людей, что делает возможным быстрое обнаружение и решение проблем, а также перекрестную тренировку/обучение людей, работающих в разных командах (это может оказаться полезным, если возникнет потребность во взаимовыручке).
Так какие качества характеризуют самые эффективные ОЦО? Проведенное исследование показало, что у них есть ряд общих черт, а именно:
- Они подотчетны финансовому директору
- Решают вопросы с помощью профильных финансовых специалистов, в результате чего имеют высокие показатели решения проблем при первом контакте с ними
- Их характеризуют более слаженные процессы
- Они управляют глобальными процессами
- Оказывают более качественные услуги через более централизованные модели
- Активно используют новейшие технологии, прибегают в массовым инвестициям в системы ERP и RPA (робоавтоматизацию)
Если слить все воедино, вырисовывается портрет очень слаженного, эффективного общего центра ответственности, оттачивающего мастерство управления финансовыми процессами. Собрав все операции в едином центре, они стандартизируют рутинные функции, получая возможность выполнять их с максимально возможной эффективностью. А это экономит на трудовых и прочих затратах, повышает производительность.
Для компаний, только подумывающих о переходе к модели ОЦО, и даже для тех, кто давно работает на ней, показатель числа сотрудников на полной рабочей ставке, требующегося для управления тем или иным процессом – это хороший показатель эффективности выполнения этих рутинных процессов, на основе которого можно провести свое сравнение с конкурентами по отрасли.
_________________________________
Другие материалы этого автора:
- “Время закрытия” – еще один полезный KPI (19/03/2018)