Концепция начислений является одной из основополагающих теорий в бухгалтерском учете и имеет не меньшее значение для каждодневных бухгалтерских операций. В то же время концепция остается одной из самых проблемных для студентов в плане освоения, однако в своей будущей работе им постоянно придется обращаться именно к ней при подготовке отчетности на конец любого отчетного периода. Полученный доход необходимо будет соотнести с понесенными за финансовый период издержками, независимо от того, когда именно деньги были уплачены или получены.
Что такое авансовый платеж (или просто предоплата)?
Аванс (уплаченный или полученные) – это, соответственно, расходы или доходы, понесенные или заработанные в текущем периоде, которые, тем не менее, должны будут соотноситься со следующим годом. Теория гласит, что полученный доход необходимо соотнеси с понесенными расходами. На практике это означает соотнесение статей в отчете о прибылях и убытках (P&L).
Далее, теория также оговаривает определенный отчетный период, но на практике часто бывают ситуации, подобные страхованию, которая охватывает период с 1 июня по 31 мая (следующего года), а у нас отчетный период – с 1 апреля по 31 марта. То есть эти периоды, очевидно, не совпадают, и в текущий и финансовый год придется включить два месяца по страхованию за предыдущий год и 10 месяцев – за текущий.
И наконец, теория также гласит “… вне зависимости от того, когда именно деньги были потрачены или получены”. То есть, например, по страхованию мы будем платить единой суммой и один раз. Расходы спишутся с банковского счета в июне и покроют 12 месяцев всего срока действия страховой политики. Но поскольку периоды не совпадают, в отчет о прибылях и убытках за этот год войдут лишь десять месяцев этого года, даже притом что за страхование уже уплатили в полном объеме. Оставшиеся два месяца необходимо будет перенести в отчетность будущего года, потому что именно ей они принадлежат. В результате расходы этого года сократятся, а следующего – возрастут.
Рассмотрим пример. Предположим, страховые расходы за прошлый год составили £600, то есть за один месяц выходит £50. Если ежегодная премия увеличится до £660 в этом году, то ежемесячные расходы вырастут до £55. Для правильного отнесения расходов и доходов необходимо внести корректировки: расходы за 2 месяца прошлого года – по-прежнему £100, за 10 месяцев этого года - £55х10 = £550. Общие расходы за текущий финансовый год, таким образом, составляют £650.
То, что только что было указано в предыдущем абзаце, иллюстрирует три элемента корректировок на конец периода, т.е.: 1) пересмотр корректировок на конец предыдущего периода, 2) учет деятельности в текущем периоде (что прошло через банковский счет) и 3) корректировки на конец этого периода.
Если у вас предоплата или начисления, то они, вероятнее всего, будут повторяться снова и снова из одного периода в другой, циклически. Тогда как это правильнее отразить в отчетности?
Предположим, конец отчетного периода у нас приходится на 31 марта. В прошлом году мы выплатили за нашу страховку £600, но два месяца из нее нам нужно включить в текущий период. Следовательно, в конце прошлого года необходимо сократить страховые расходы на £100 и включить эту сумму по правилам двойной записи в счета предоплаты.
В балансе содержимое статьи предоплаты будет показываться текущим активом, потому что нам фактически принадлежат эти два месяца страховки, ведь за страховку в июне было уплачено в полной мере, но эти два месяца нельзя соотнести с доходом за этот год и, следовательно, нельзя включить в отчет о прибылях и убытках.
Так было по состоянию на конец предыдущего периода. Перейдем теперь к отчетности за текущий период. Вернемся к описанным выше трем ключевым элементам корректировок на конец года.
1) Пересмотр корректировок на конец предыдущего периода. Как мы уже знаем, они сокращают расходы на конец предыдущего периода и увеличивают их на начало текущего:
2) Отражение результатов за текущий период, то есть сколько денег прошло через банк:
3) Корректировки за текущий период, то есть уменьшение страховых расходов за два последних месяца, потому что они будут принадлежать будущему периоду:
Все, что теперь остается - это списать разницу по статье страхования в отчете о прибылях и убытках (P&L) и отразить там предоплату:
Далее данный цикл повторится вновь. Возможно, стоит отметить, что в данном примере мы проделали большую работу ради небольшой по сути корректировки в £10. Однако в крупных организациях таких трансакций могут быть сотни, притом гораздо большего масштаба, и если бы метод начислений в учете не применялся, отраженные в отчетности данные могли бы быть совсем другими.
На основе этих базовых представлений рассмотрим теперь ключевую концепцию более подробно.
Итак, что же такое начисления? Только что мы говорили, что предоплата представляет собой расходы или некий доход, которые были понесены либо получены за текущий финансовый период, но принадлежат следующему году и должны будут соотноситься, соответственно, с доходами и расходами будущего периода. Тогда начисления – это, по простому говоря, противоположное по сути: расходы или доход, который не пройдет через банковский счет до следующего периода, но принадлежит уже этому. Следовательно, нам необходимо будет увеличить баланс соответствующим образом для соответствия концепции, так как она гласит следующее:
Сгенерированный доход должен соотноситься с понесенными расходами в течение финансового периода, вне зависимости от того, когда именно деньги были выплачены или получены.
Начисленные расходы
Предположим, в конце отчетного периода, закончившегося 31 марта 2018 года, мы знаем, что счета к оплате за электричество составляют £200, и половина этой суммы принадлежит еще этому отчетному периоду. Следовательно, нам придется увеличить баланс этого года, начислив £100. Принцип двойной записи предполагает, что нам также придется создать резерв и показать его как текущее обязательство на балансе, так как счета за электричество еще придется оплатить.
Счета доходов
Как только мы получаем возможность отразить оплаченные и начисленные расходы – обычно именуемые предоплатой и, соответственно, начислениями – мы можем отнести эти данные в предоплаченный и начисленный доход. Процесс по сути одинаковый, просто эффекты прямо противоположны, потому что по статье расходов будет дебит, а по статье доходов – кредит, отсюда разная точка отсчета.
Как именно вносить корректировки в предоплаченные или начисленные расходы и доходы?
Прежде всего, необходимо вспомнить названные выше три составляющие корректировок: 1) пересмотр корректировок на конец предыдущего годового периода, 2) отражение деятельности за текущий период, т.е. сколько денег прошло через банк и 3) корректировки текущего отчетного периода.
Что необходимо знать о предоплате и начислениях? Предоплата уменьшает баланс этого года – следовательно, увеличивает баланс на начало следующего. Напротив, начисления увеличивают баланс этого года – следовательно, уменьшают баланс на начало следующего.
Предположим, в начале года у нас на балансе значится £900 начисленного дохода, что стало следствием корректировок полученных арендных платежей на конец предыдущего периода. Данные по движению денежных средств показывают, что в течение этого года было получено £12,000 наличностью. Таким образом, статью по счетам арендной платы к получению необходимо скорректировать, чтобы отразить факт получения платежей за первый квартал, окончившийся в апреле - £1,000. Отчетный период заканчивается 31 марта.
Разобьем эту информацию на три составляющих элемента. Как обычно, начать мы должны с пересмотра корректировок на конец предыдущего года. Довольно часто, кстати, это самый проблемный момент, поэтому ответы на несколько вопросов не помещают для того, чтобы все сделать правильно:
Мы корректируем счета расходов или счета доходов? – Счета арендной платы к получению являются счетами доходов.
Это будет дебит или кредит? – По счетам доходов у нас кредит.
Какие были корректировки на конец предыдущего отчетного периода? – Корректировки касались начисленного дохода.
Каково было влияние этого на баланс прошлого года? - Начисления увеличили баланс на конец года.
Следовательно, обратную операцию необходимо применить в отношении какой именно стороны баланса? – Дебитовой стороны, так как начисления уменьшают баланс на начало текущего отчетного периода.
Второй элемент, который нам необходимо учесть – это уже деятельность за текущий период. Согласно предоставленной информации, за год была получена наличность в размере £12,000 – следовательно, по правилам двойной записи:
И последний третий элемент – все необходимые корректировки на конец этого года. Мы знаем, что счета арендной платы к получению должны быть скорректированы с учетом того, что мы получили платеж за первый квартал (в конце апреля) на £1,000, в то время как отчетный период закончился 31 марта. Полезно помнить теорию, что всю нашу работу мы основываем на концепции начислений. Это значит, что мы относим доход к соответствующему периоду вне зависимости от того, когда деньги в действительности прошли через банковский счет. Для определенности полезно будет ответить сами себе еще на ряд вопросов?
Какой период покрывает доход? – Февраль, март и апрель.
Когда заканчивается этот отчетный период и начинается следующий? – С началом апреля.
Сравним момент, когда деньги поступают на банковский счет, с периодом, который охватывает доход. Можно изобразить это графически:
Это значит, что баланс этого необходимо скорректировать на величину начисленного дохода. Делается это следующим образом:
1. Рассчитаем величину корректировки: £1000/3 x 2 = 667
2. По двойной записи в отчете о прибылях и убытках:
- Арендные платежи к получению
- Начисленный доход
3. Списываем разницу в отчете о прибылях и убытках
4. В балансовый отчет вносим записи следующим образом:
Корректировки на предоплату и начисления могут представляться непростым делом, так как требуют применения теории, разделения величин и проведение обратных корректировок. Однако, научившись различать три составляющих элемента всего процесса и понимая, какие эффекты будут сказываться на балансе на начало и на конец года, вы намного облегчите себе данный аспект подготовки отчетности.
Автор оригинальной статьи: Гилл Майерс (Gill Myers), частный консультант, проводит обучение по сертификации AAT с 2005 года, автор многочисленных публикаций.
Источник оригинальной статьи: AAT Comment