Годовой отчет как инструмент коммуникаций со стейкхолдерами общества

Подготовка международной отчетности
Источник: Журнал “Акционерное общество: вопросы корпоративного управления” №4-2016
Опубликовано: 21 апреля 2016


Тема нашей встречи с корпоративным секретарем, директором по корпоративному управлению публич­ного акционерного общества “ТрансКонтейнер” Оль­гой Миллер — годовой отчет. Необходимость подго­товки годового отчета предусмотрена законодатель­ством. Некоторые компании подходят к решению этой задачи формально, но не ПАО “ТрансКонтей­нер”, каждый годовой отчет которого — своеобраз­ный шедевр корпоративного творчества.

Ольга, а зачем, собственно, Вашему обществу ну­жен годовой отчет?

О.М.: Я знаю, что существует дискуссия о том, кто же на самом деле является потребителем годово­го отчета, и о том, насколько, действительно, нужен годовой отчет, особенно в бумажном виде, совре­менным акционерам и инвесторам, стоит ли тратить финансовые ресурсы и усилия работников компа­нии на подготовку годового отчета. В последнее время часто говорят о том, что акционеры, инвесто­ры и аналитики помимо годового отчета имеют воз­можность получить интересующую их информацию о компании и поэтому годовой отчет утратил свою актуальность как источник получения информации.

В нашей компании по этому вопросу сложилась со­вершенно однозначная позиция: мы воспринимаем годовой отчет как значимый инструмент коммуни­кации с широким кругом стейкхолдеров общества. Для нас годовой отчет — это не только форма доведения обязательной для раскрытия информации до акционеров и инвесторов общества. В рамках годо­вого отчета мы стремимся более подробно и нефор­мально рассказать о компании и результатах ее де­ятельности за прошедший год всем заинтересован­ным лицам, среди которых наши клиенты, партнеры и работники компании. Наш годовой отчет наце­лен на то, чтобы сформировать у его читателей комплексный взгляд на компанию, ее «прорывы» и сложные ситуации, вектор развития компа­нии. Но для того, чтобы сделать такой годо­вой отчет, к его содержанию и оформлению нужно подходить творчески.

А как в Вашем обществе построена работа над годовым отчетом?

О.М.: Для подготовки годового отчета как проекта, над которым на протяжении нескольких месяцев работает команда из пред­ставителей разных подразделений компании и внешний участник — дизайнер, очень важ­ным вопросом является организация про­цесса. Ежегодно мы формируем рабочую группу по подготовке годового отчета, ядром которой являются представители блоков IR и корпоративного управления. В этом году мы расширили состав рабочей группы, пригла­сив коллег из стратегического блока, службы управления персоналом и PR-службы.

Первое, с чего начинается работа, — мето­дом мозгового штурма рабочая группа разрабатывает концепцию и структуру годового отчета, затем формируются шаблон годового отчета и план-график, устанавливающий эта­пы подготовки отчета, сроки и ответственных за представление материалов.

Параллельно мы выбираем компанию, кото­рая будет делать дизайн-концепцию годового отчета. Для отбора дизайнера мы еже­годно проводим открытый конкурс. Дизайну отчета мы уделяем большое внимание. Прак­тика показывает, что среднестатистический пользователь отчета уделяет первому про­смотру документа не более 5 минут и возвра­щается к чтению документа только в том слу­чае, если что-то действительно привлекло его внимание. Поэтому для нас важно чтобы дизайн визуальными средствами поддержи­вал общую идею (концепцию) годового отче­та и привлекал внимание к ключевой инфор­мации, содержащейся в отчете.

Далее шаблон годового отчета и план-график работ утверждается распоряжением генерального директора общества, после чего начинается работа по подготовке контента и дизайна годового отчета.

Значит, дизайн отчета — это дело рук специа­листов соответствующей компании?

О.М.: Не совсем так. Дизайн отчета — это совместная работа дизайнеров и нашей рабочей группы. Мы активно участвуем в этом процессе. Более того, чаще всего идея дизайна рождается в ходе совместного обсуж­дения, а затем уже дизайнеры помогают нам воплотить ее в жизнь.

А есть ли трудности в получении необходи­мой для подготовки отчета информации от подразделений компании?

О.М.: Сейчас нет. В первые годы существова­ния компании такие проблемы случались, но сейчас все подразделения прониклись пони­манием значения годового отчета, да и про­сто привыкли к формату и срокам представ­ления информации.

Материалы от подразделений общества по­ступают в рабочую группу к середине мар­та, за исключением финансовой отчетности по МСФО — она включается в годовой отчет позднее. Получив первичную информацию от подразделений, мы начинаем ее структурировать и обрабатывать, в итоге рождает­ся финальная русская версия текста, кото­рую мы переводим на английский язык. По­сле этого мы представляем годовой отчет на предварительное утверждение совета ди­ректоров, а после утверждения размещаем на сайте компании pdf-версию отчета на рус­ском и английском языках и делаем печатную версию отчета также на двух языках.

Вы упомянули, что отчет подготавливается как на русском, так и на английском языке.

О.М.: Верно. Депозитарные расписки, вы­пущенные на акции компании, торгуются на Лондонской фондовой бирже, поэтому мы делаем годовой отчет на русском и английском языках, чтобы обеспечить равный до­ступ к информации о компании как россий­ским, так и зарубежным акционерам, инве­сторам и аналитикам.

А кто делает перевод годового отчета?

О.М.: После долгих экспериментов мы приш­ли к пониманию, что перевод годового отчета должна делать дизайнерская компания с по­мощью своих субподрядчиков, а не отдель­ная компания, занимающаяся переводами. При этом в конкурсной документации при от­боре дизайнерской компании мы изначально задаем требования к качеству перевода. Пе­ревод годового отчета — это задача нетриви­альная, т. к. необходимо подготовить литера­турный английский текст с правильной спе­циализированной терминологией, который по содержанию будет полностью идентичен русской версии.

Вы упомянули про базовую идею, концепцию годового отчета - расскажите об этом под­робнее.

О.М.: В каждом годовом отчете мы пытаем­ся найти возможность рассказать о компа­нии то, что еще не рассказывали в предыду­щие годы. Каждый наш отчет имеет главную тему, фокус, вокруг которого строится и кон­цепция, и содержание, и дизайн отчета.

Например, слоган годового отчета компа­нии за 2011 год — “Лидерство, создающее успех”. Мы в какой-то момент поняли, что рас­сказываем о результатах работы компании, ее успехах и достижениях, но мало говорим о людях, благодаря которым эти результаты стали возможными. И в этом отчете мы более подробно рассказали о топ-менеджменте компании: каждый из топ-менеджеров пред­ставил свое направление работы и рассказал о ключевых событиях, произошедших в ком­пании в отчетном году.

А вот слоган прошлого годового отчета — “Ориентируемся на Ваши ценности”. Мы ре­шили сделать акцент на рассказе о том, что, собственно, перевозит компания. В предыдущие годы мы много говорили об объе­мах перевозок, но, как оказалось, очень ма­ло рассказывали о том, что «внутри контей­нера». А в действительности, доставляем мы то, что ценно для наших клиентов, не толь­ко крупнейших российских холдингов, но и индивидуальных клиентов. И если Вы по­смотрите наш отчет за 2014 год, то даже на уровне визуальных образов поймете, что ко­фе, который вы пьете по утрам, одежду, которую Вы носите, автомобиль, на котором вы едете на работу, бумагу, на которой напеча­тан Ваш журнал, вполне вероятно, привезли именно мы. Эта идея поддерживается и в ди­зайне годового отчета — обложка оформле­на в виде двери контейнера, которую можно открыть и увидеть, какие виды грузов пере­возит компания.

Также на страницах годового отчета за 2014 год мы рассказали интересные и познавательные факты о контейнерных перевозках: об истории контейнерных перевозок и соз­дателе контейнеров, видах контейнеров, от­личительных особенностях специализиро­ванных контейнеров и их вместимости и т. д. Мы считаем, что годовой отчет — это хоро­шая возможность представить нашим акцио­нерам, клиентам, партнерам и деловому со­обществу больше информации о бизнесе, ко­торым занимается компания.

Ваша компания принимает участие в конкур­сах годовых отчетов?

О.М.: Да, мы ежегодно участвуем в конкурсе годовых отчетов и последние несколько лет наш годовой отчет получает призы престиж­ных российских конкурсов, в том числе кон­курса, проводимого Московской Биржей со­вместно с журналом “Рынок ценных бумаг”.

В 2015 году годовой отчет ПАО “ТрансКон­тейнер” также впервые принял участие в международном рейтинге годовых отчетов ReportWatch и занял 107-место. Это лучший результат среди российских компаний, при­нявших участие в рейтинге 2015 года, а также лучший результат, показанный российски­ми компаниями за все время существования рейтинга, который составляется ежегодно с 1996 года. В рейтинге приняли участие 1600 компаний-участников из 60 стран мира. В итоговый перечень вошло 400 лучших годо­вых отчетов. Бизнес-модель компании, пред­ставленная в отчете за 2014 год, была пред­ставлена на сайте ReportWatch как пример лучшего раскрытия бизнес-модели в годо­вом отчете.

Существует ли практика использования бу­мажной версии отчета помимо размещения pdf-версии в сети Интернет?

О.М.: Конечно. В первую очередь, экземпля­ры отчета получает каждый участник общего собрания акционеров. Также мы используем отчет как презентационный материал на раз­ного рода выставках и презентациях. Экзем­пляры отчета размещаются в приемной гене­рального директора, на стендах внутри ком­пании и являются доступными для любого заинтересованного лица. Некоторые годо­вые отчеты пользовались большой популяр­ностью, в том числе у работников компании. Кстати, для меня — это очень важный крите­рий: если отчет пользуется популярностью, значит, удалось сделать его интересным и содержательным.

Ваш отчет полностью соответствует требо­ваниям законодательства?

О.М.: Да, в годовом отчете компании мы рас­крываем всю обязательную для раскрытия информацию в соответствии с требовани­ями законодательства и регулятора. Кроме того, мы раскрываем дополнительный объ­ем информации о деятельности компании и системе корпоративного управления обще­ства, ориентируясь на лучшие российские и зарубежные практики. Применяя такой “рас­ширительный»”подход, мы стараемся, что­бы это не приводило к росту объема годово­го отчета. Поэтому некоторую информацию, например, информацию о крупных сделках и сделках с заинтересованностью, мы разме­щаем в виде приложения к годовому отче­ту и не печатаем в бумажной версии отчета, делая лишь ссылку на сайт компании, где эту информацию можно посмотреть.

А кто контролирует достоверность информа­ции, приводимой в годовом отчете?

О.М.: В силу требований законодательства достоверность данных, содержащихся в годовом отчете, подтверждает ревизионная комиссия, которая проверяет финансово-хозяйственную деятельность общества за год.

Перед вынесением годового отчета на рас­смотрение совета директоров документ подлежит рассмотрению на заседании комитета по аудиту с участием внешнего аудитора и ру­ководителя службы внутреннего аудита. И, на­конец, предварительное утверждение отчета происходит на заседании совета директоров.

Как Вы лично относитесь к работе по подго­товке годового отчета?

О.М.: Это интересная и творческая команд­ная работа. Мы очень рады, когда получается качественный продукт, который высоко оце­нивается потребителями отчета и професси­ональным сообществом. И при этом каждый год после выхода очередного отчета мы со­бираемся вместе и обсуждаем, что мы могли бы сделать лучше в следующем году.

Теги: годовой отчет  “ТрансКонтейнер”  подготовки годового отчета  корпоративное управление  дизайн отчета  финансовая отчетность  МСФО  перевод годового отчета  конкурсы годовых отчетов  ReportWatch  требования законодательства  достоверность информации