Бухгалтерский отдел в понимании многих – кабинет, в котором женщины в строгих костюмах пьют чай и ведут подсчеты. Сегодня ситуация сильно поменялась, развитие технологий сделало доступным ведение бухгалтерского учета дистанционно. Возникает вопрос, как и где в этом случае хранить документы, имея возможность оперативно найти и воспользоваться нужным?
Сложности передачи первичной документации традиционным способом
Несколько лет назад существовало только два способа: документы привозились в офис или высылались по почте. Оба варианта предполагали дополнительные расходы. Кроме этого, передача бумаг удаленному бухгалтеру сопровождалась рисками, ограничениями, временными и финансовыми затратами.
Постепенный переход от бумажных документов к электронным вводит такое понятие, как электронный документооборот (ЭДО), который и используется многими предпринимателями при удаленном бухгалтерском обслуживании. Он представляет собой комплексную систему работы с документами, которые находятся в электронном виде. Ключевыми принципами организации ЭДО выступают:
- документ регистрируется один раз, и этого вполне достаточно для его последующей идентификации;
- с одним документом могут работать несколько сотрудников;
- система позволяет установить авторство любых изменений документа;
- создается единая база данных, исключающая возможность дублирования информации.
Могут возникнуть сомнения: надежно ли использовать электронные документы и как их хранить. Если вам необходим не только обмен документами, но и надежное хранение абсолютно всех документов компании, создайте свой собственный электронный архив.
Это позволит не только эффективно настроить безбумажный обмен информации внутри офиса и с региональными точками продаж, но и организовать взаимодействие с удаленным бухгалтером таким образом, чтобы сохранять все результаты его деятельности. В итоге, работа бухгалтерии систематизируется и автоматизируется. При этом исключается возникновение ситуации, при которой какие-то документы могут быть утеряны или испорчены.
Для перехода на электронный архив выполняются следующие шаги:
- Сначала, как и в любой работе с документами, необходимо оценить тип и объемы документации.
- Затем документы сканируют и переводят из графического вида в машинописный. Это делается, чтобы документы было проще найти в электронном архиве.
- Следующим этапом идет индексация документов и формирование электронных книг.
- Завершающий этап - настройка системы и экспорт данных компьютерную систему фирмы. Стоит также отметить, что эффективная работа с электронным архивом требует обучения руководителей фирмы и сотрудников правильному пользованию.
Представитель юридической компании отмечает:
— Бумажный документооборот создает неудобства при работе с архивом. Мы расходуем 540 упаковок бумаги в год. За 5 лет наш архив накопил около 300 000 документов. Неудивительно, что при обращении в архив увеличивается вероятность долгого поиска и даже потери документов.
Преимущества работы с электронными копиями
В пользу электронных документов выступает ряд аргументов, ознакомившись с которыми, вы точно забудете про бумажную волокиту:
- оперативность работы – время на подготовку отчетности и в целом на взаимодействие с бухгалтером существенно сокращается, также на 90% уменьшается необходимость использования бумажных оригиналов;
- защита от санкций – оперативное и правильное отражение в учете информации заметно снижает риски при проверках и уменьшает налоговую нагрузку;
- справедливая цена – удаленные бухгалтеры обычно снижают цену на услуги тем клиентам, кто пользуется бухгалтерскими сервисами;
- обеспечение безопасности - хранение документов в электронном архиве предотвратит их утрату;
- контроль доступа к информации - круг лиц, которые имеют доступ к документации, легко определяется и контролируется.
Способы и стоимость перехода на ЭДО
Наиболее трудоемкими и затратными этапами перевода документооборота с бумажного на электронный формат выступают сканирование и атрибутирование документов. На практике применяется два способа их осуществления.
Первый предусматривает самостоятельное выполнение работ. В этом случае удается сэкономить примерно 5-10% от общей суммы необходимых расходов, которая для среднего предприятия составляет около 200-220 тыс. руб. Основная часть затрат идет на приобретение специализированного оборудования, в частности, сканера, и ЗП сотрудников. Очевидными недостатками такого способа решения проблемы выступает длительный срок перехода на ЭДО, составляющий не менее 4-5 месяцев, и необходимость отвлекать сотрудников от выполнения прямых должностных обязанностей.
Второй вариант предполагает обращение в специализированную компанию. Минусом такого подхода является, как уже было отмечено выше, небольшое увеличение расходов (10-20 тыс. руб.) Однако, оно компенсируется сжатыми сроками выполнения работ, составляющими не более полутора месяцев, и отсутствием дополнительной нагрузки на сотрудников предприятия.
Важным дополнительным преимуществом сотрудничества со специализированной компанией выступает возможность заключения комплексного договора. Он включает в себя не только перевод на ЭДО и подбор необходимого программного обеспечения, но и последующее техническое обслуживание системы, а также обучение работников предприятия правилам работы с ней. В результате, общие расходы на внедрение ЭДО по второму варианту могут оказаться не выше, чем при самостоятельном решении вопроса при гораздо более качественном и быстром выполнении работ.