Как выбрать эффективный подход к автоматизации бюджетирования

Фото: https://nfp2b.ru

Современная реальность бизнеса уже доказала необходимость автоматизации бюджетного процесса. У российских организаций при однозначном формировании движения в сторону автоматизации появляются вопросы: Как выбрать систему? Как ее внедрять? Насколько текущие процессы готовы к автоматизации? Осуществить проект самостоятельно или обратиться к профессионалам? Эти и другие темы рассмотрим в этой статье.

Выбор системы и адаптация методологии

Одним из первых возникающих вопросов является выбор системы. На этом этапе необходимо собрать бизнес требования к системе для уменьшения листа потенциальных кандидатов. На рынке существует множество решений, часть из них адаптивные, другие же имеют сильную методологическую или отраслевую специфику. Если в случае отраслевой специфики организация опирается на свою деятельность, то по методологии возможно несколько подходов, три основных из которых рассмотрим на предмет плюсов и минусов.

Каждый проект уникален, и нет единственного верного пути. Минимальную адаптацию методологии следует применять при качественно проработанных бизнес-процессах. Переработка методологии применятся при более «свободном» положении, когда бизнес-процессы еще формируются и разрабатываются, нет стабильной многолетней практики, или же есть потребность в ее корректировке. Последний вариант – «разработка с нуля» применяется реже, но в ряде ситуаций сильно выигрывает. Так, например, при взрывном развитии бизнеса, когда организация растет в разы за год и переход к автоматизации происходит от состояния подготовки бюджета в Excel за 1 день к потребности бюджетных контролей, сравнения план/факта и т.д.

Проектный подход

Следующий вопрос – как внедрять? Ключевым в выборе подхода является этапность. Состав этапов и их содержание полностью зависит от проекта, поэтому мы рассмотрим подходы работы с этапами проекта и пропорциональность их длительности. Два основных подхода: Waterfall и Agile.

Плюсы Agile: приоритет на продукт, минимизация рисков, быстрое достижение минимально рабочего продукта. Минусы: непредсказуемые сроки имеют тенденцию удлиняться, высокие требования к качеству ресурсов, стоимость не известна заранее.

Преимущества Waterfall: простота, стабильность, предварительная оценка стоимости и сроков. Из недостатков можно назвать «стойкость» к изменениям, нормальный уровень рисков. Стоит отметить, что подход к Waterfall разделяется на 2 «школы», так называемые американскую и японскую модели.

Основное различие – пропорциональность длительности этапов. При американском подходе длительность разработки и тестирование примерно одинаковы или тестирование является более длительным. При японском - обратная ситуация: разработка занимает большую часть времени, а тестирование минимизировано.

Американский подход позволяет относительно быстро получить минимально работающий продукт. При этом он содержит множество багов и ошибок, не включает ряд функций и т.д., что отражается в длительном тестировании и исправлении ошибок. Японский подход руководствуется пословицей «семь раз отмерь, один отрежь». На этапе разработки максимально тщательно собираются требования, прорабатывается решение и создается завершенный продукт. Подготовка к разработке занимает существенное время, вовлекая максимум заинтересованных лиц. Тестирование при этом выполняется быстро, количество ошибок минимально.

Выбирая проектный подход необходимо учесть:

• Глубину и точность понимания результата проекта;
• Количество вовлеченный лиц;
• Внутренние правила финансирования;
• Уровень требование к продукту;
• Сроки.

Без точного понимания результатов Waterfall на выходе выпустит недоделанный продукт. Большое количество вовлеченных лиц и/или высокий уровень требований к продукту приводят к тщательной проработке, применяемой при японском подходе или же возможности множества доработок при Agile. Следует изучить корпоративные требования. Часто до старта проекта необходимо заложить полную стоимость, что не позволяет работать по Agile. В случае сжатых сроков разумнее отказаться от Waterfall в пользу американского подхода или Agile.

Степень интеграции

Почти все бюджетные модели включают сравнение план-факт. Это обуславливает требования к интеграции с системами учета фактических данных как источника. Параллельно системы бюджетирования могут служить источником данных для множества других систем: закупки, документооборот, BI, управление персоналом и др. Основываясь на ИТ-ландшафте организации, возможны следующие варианты:

На практике в большинстве случаев применяется частичная интеграция. Основными направлениями интеграции выступают:

• Получение фактических данных;
• Установка лимитов для закупочной деятельности;
• Источник данных для BI аналитики.

Обособленная система применяется в случаях низкой адаптированности других систем организации к интеграции, при потребности быстрого старта и дальнейшей доработки, развития системы. Полная интеграция настраивается при использовании систем одной экосистемы, что позволяет применять типовые решения по интеграции и минимизировать ресурсы для их разработки и поддержания.

Методология бюджетирования

Определяя методологию бюджетирования следует рассмотреть бюджетный процесс с разных сторон.

Направление бюджетирования

Под направлением бюджетной методологии понимается очередность планирования по уровням организационной структуры. По существу направление отражает ключевые подходы: от целей, от потребностей и комбинированный. При планировании от целей устанавливаются целевые показатели для итоговых консолидированных бюджетов. В дальнейшим выполняется детализация планирования для отдельных организаций/ЦФО/бюджетов. Планирование от потребностей имеет противоположное направление. По организациям/ЦФО выполняется детализированное планирование смет и далее выполняется консолидация и подготовка мастер бюджетов.

Комбинированный подход сочетает два направления одновременно. На «стыке» целей и потребностей выполняется сверка и принимается решение о корректировке целей или потребностей в зависимости от экономической целесообразности.

Методика планирования

Наибольшей популярность в России обладают две методики планирования: приростная; от нулевой точки.

Приростная методика завоевала свою популярность за счет простоты. Показатели бюджета планируются как факт прошлого года умноженный на корректировочный коэффициент.

При планировании от нулевой точки бюджет рассчитывается независимо от данных прошлых периодов. Это позволяет формировать более корректную оценку, но увеличивает трудоемкость. Стоит отметить, что нулевая точка не обязательна должна быть равна, а может иметь любое значения, представляя собой усредненный базовый сценарий.

Периодичность и сценарность планирования

Периодичность устанавливается в потребности в данных для целей управления. Наиболее популярные варианты — это год, квартал и месяц. При это возможно комбинации. Почти всегда совместно с месячной или квартальной периодичностью используется годовая.

Наиболее используемые сценарии:

• План – отражает детализированный бюджет на предстоящий период;
• Факт – отражает фактические показатели прошедшего периода;
• Прогноз - отражает верхнеуровневые бюджетные показатели на предстоящий долгосрочный период. При этом горизонт прогнозирования может различаться по длительности:

o    1-3 года – краткосрочное прогнозирование;

o    >3 лет – долгосрочное.

• При этом по возможны разные подходы по детализации периодичности:

o    Прогнозируется единая сумма Прогноза на всю длительность;

o    Прогноз детализируется до уровня периодичности планирования;

o    Периодичность прогноза устанавливается укрупненно, чаще всего по гоадм.

• Актуализация - – отражает детализированный бюджет на предстоящий период, скорректированный по результатам план-факт анализа предыдущего периода.

Подход к лимитированию

Для установки лимитов на основе плановых применяются подходы:

Жесткий – превышение лимита не допускается;

Мягкий – превышение допускается в рамках нормы отклонения или без ограничений.

Подходы возможно применять как к модели целиком, так и устанавливать индивидуально на уровне видов бюджетов или бюджетных показателей. Важно отметить, что при использовании актуализации возможно заранее определить резервы, которые в дальнейшем перераспределяются и позволяют увеличить лимит даже при жестком подходе.

Исполнитель

После формирования подхода к проекту необходимо определиться с исполнителем. Например, самостоятельно, при помощи подрядчика или совмещенный подход.

Рассмотрим основные плюсы и минусы вариантов и когда их предпочтительно применять.

Выбирая подход следует учитывать следующие ключевые факторы:

• Объем задач и требований к ним;
• Финансирование проекта;
• Ожидаемые сроки реализации;
• Текущий кадровый ресурс.

На основе анализа данных факторов возможно сформировать целевое о предпочтительном варианте. В случае сжатых сроков и сложных проектных решений разумнее привлекать подрядчика. Самостоятельная реализации предпочтительнее в случае наличия большей части необходимого кадрового ресурса, а также при отсутствии возможности существенных разовых расходов. Совмещенный вариант является выгодным при сильной проектной практике в организации и частичном кадровом ресурсе, при этом финансы не являются решающим фактором.