По материалам: CFO
В самом начале июня Американский Совет по стандартам финансовой отчетности (FASB) принял решение перенести в связи с коронавирусом сроки вступления в силу стандартов по признанию выручки и по учету аренды. Для некоторых компаний это стало фактически спасением в последнюю минуту, поскольку свою следующую отчетность они должны были готовить уже в соответствии с новыми требованиями, а готовы к этому были далеко не все. Как теперь обратить это в свою пользу (помимо простого откладывания проектов по переходу на новые требования подальше на полку, чтобы вернуться к ним позднее, что пользы отнюдь не принесет)? Рассказывает Лен Нехаус (Len Neuhaus), CPA, вице-президент направления арендной отчетности в компании-разработчике бухгалтерского ПО LeaseAccelerator.
Традиционно переход на новую модель учета аренды требует использования очень затратных методологий, предполагающих задействование существенных ресурсов и продолжительной настройки бухгалтерских программ. Новая модель учета в США также потребует значительных внутренних ресурсов, времени, администрирования и обучения персонала. Понятно, что в условиях сегодняшних экономических сложностей ситуация становится еще острее, поэтому FASB и решил отложить на год обновленные стандарты из раздела Topic 842 (“Аренда”) для частных, некоммерческих организаций (из негосударственного сектора) и для некоторых государственных НКО. Тем же путем пошла “сестринская” организация GASB, которая отложила для правительственных организаций, колледжей и университетов стандарт под 87-м порядковым номером.
Прошло совсем немного времени с момента принятия решений регуляторами, но американский разработчик бухгалтерского софта LeaseAccelerator уже успел зафиксировать остановку процесса перехода на новые требования в ряде организаций. Проведенный опрос показал, что ровно четверть организаций успели приступить к внедрению у себя стандарта от GASB Statement No. 87 “Аренда”, зато теперь приостановили этот процесс, чтобы вернуться к нему чуть позже и успеть как раз к новым срокам (т.е. это про то, чтобы делать всегда и все вовремя, но раньше срока – ни-ни). И даже чуть большая доля респондентов (28%) заявили, что также приостановили процесс, но вернутся к нему только после снятия ограничений, вынуждающих их работать на “удаленке”.
Безусловно, эта отсрочка позволит многим сосредоточиться на, возможно, более злободневных вещах, но все же не стоит за сегодняшними проблемами забывать про долгосрочные риски, ведь переходить все равно придется. Самыми проблемными областями в связи с этим станут: снизившаяся доступность услуг качественного консультирования, меньшая доступность выбора на рынке ПО и более высокие цены на готовые решения и техподдержку – предупреждает эксперт.
Вместо того чтобы откладывать проект на дальнюю полку, компаниям стоит использовать это дополнительное время, чтобы добавить больше стратегического аспекта в свои подходы. Если ориентироваться на долгосрочный успех, можно подыскать себе на рынке более выгодные условия обеспечения перехода, снизить общие расходы на комплайенс и как следует изучить требования обновленных стандартов по ретроспективному применению. И самое главное: это прекрасная возможность, чтобы учиться на опыте публичных компаний, которые стали первопроходцами. Это позволит избежать необходимости жертвовать качеством отчетности ради скорости ее подготовки, когда время будет поджимать.
Отсрочка не означает отмену. Отсрочка означает возможность использовать имеющиеся в наличии ресурсы в течение более продолжительного времени, благодаря чему внедрение пойдет более гладко, а расходы на переход и дальнейший комплайенс снизятся. Если американские компании озаботятся вопросом перехода уже в этом году, они обеспечат себе достаточно времени на тщательное документирование всех изменений в операционных и бухгалтерских процессах. Что также немаловажно, это позволит им избежать ситуации ограниченности в ресурсах и более высоких цен на услуги делового консультирования и специализированное ПО, которые обязательно вырастут на фоне увеличившегося спроса ближе к дате перехода.
Бухгалтерские программы для учета аренды по-новому можно уже сейчас начинать использовать, чтобы быть уверенными в охвате всех арендных договоров из огромной массы, которая наверняка имеется у многих организаций. А что касается госорганов, то автоматизация учета по стандарту Statement 87 потребует отказа от множества ручных процессов, это будут действительно большие перемены по сравнению с сегодняшним днем.
Исследование компании LeaseAccelerator 2019 года показало, что большинство (55%) из 350 опрошенных руководителей финансовых и бухгалтерских департаментов публичных компаний в США столкнулись с большими затруднениями в реализации проекта перехода на новый стандарт по учету аренды, чем прогнозировались ранее. Спрашивается, чего тогда не начинали готовиться заранее, не так ли? Основные проблемы возникли со сбором данных, модификацией бизнес-процессов и реализацией проекта на уровне всей организации (надо полагать, ввиду каких-то проблем с коммуникациями). Это три основные проблемы с переходом.
Однако использование уже имеющихся в наличии внутренних ресурсов на более продолжительном временном интервале в любом случае помогает значительно снизить общие расходы на внедрение. Чем продолжительнее срок, тем увереннее позиция копании в плане проведения подготовительных мероприятий – таких как назначение ответственных партнеров, пересмотр и модернизация программного обеспечения (поиск и закупка нового, если это необходимо), а также нахождение самых опытных в этой теме консультантов раньше других.
Публичные компании с биржевым листингом, которые шли первыми в 2019 году, успели наделать немало ошибок, на которых вполне можно и нужно учиться весь следующий год. Более того, в США отчетность в секрете не держится, а сдается в электронном виде в Комиссию по ценным бумагам и биржам (SEC). Следовательно, с реальными примерами количественных и качественных раскрытий своих коллег можно ознакомиться буквально по щелчку мыши. Американский эксперт рекомендует обратить особое внимание на самую первую промежуточную отчетность – за первый квартал прошлого года. Она была особенно показательна, поскольку многие компании, которые работали в авральном режиме, допустили немало ошибок, желая обеспечить полноту и точность отчетности по всему многообразию своих арендных соглашений (а в крупных компаниях их могут быть реально сотни и даже тысячи).
Самой большой сложностью для всех стало ретроспективное отслеживание изменений по портфелю арендных соглашений. Предположим, у кого-то он насчитывает 300 договоров - говорит Лен Нехаус. Это еще нормально. Тогда в среднем, по статистике, по этим договорам придется отследить примерно 230 различного рода событий, имевших место в течение года: выбытие активов, заключение новых соглашений, изменения в условиях аренды и так далее. В случае с арендой недвижимости изменения отнюдь не редки как следствие внесения улучшений в объект аренды или досрочных продлений договора, которые могут случиться несколько раз на протяжении десятилетнего срока действия.
Если речь идет об аренде оборудования, то тут даже больше вариантов: активы имеют свойство теряться, повреждаться, выкупаться, возвращаться назад арендодателю, обновляться и улучшаться, причем все это происходит даже за более короткие сроки, например, за три года. Чтобы все эти события в компании отследить, ориентируясь исключительно на сделанные вручную записи и корпоративную переписку, потребуется очень много времени.
У крупных публичных компаний также вызвали немало проблем такие задачи как сбор необходимых данных, модернизация бизнес-процессов и внедрение новых бизнес-систем – и все это еще до самого старта. Но уже и после первого дня на новых стандартах требуется немало усилий, и эту вторую составляющую многие публичные организации сильно недооценили. Кто-то подсчитал, что существует более 100 миллиардов различных комбинаций вариантов использования актива в рамках требований американских стандартов по учету аренды ASC 842, и каждый такой вариант ведет к своей структуре платежей и последовательности событий, способных произойти в течение всего срока действия аренды.
В дополнение к разработке надежного плана по проведению тестирования, проектным командам необходимо обеспечить корпоративный тренинг и донести информацию о грядущих переменах до сведения всех в организации, кого это касается. Возможно, потребуется отрядить целую команду специалистов в учете аренде, чтобы те на основе своих знаний и опыта отслеживали и анализировали происходящие в результате перехода изменения в портфеле арендных соглашений. Заслуживающей рассмотрения идеей является выделение ОЦО с особым акцентом конкретно на аренде.
Учет аренды по-прежнему должен быть достаточно быстрым, чтобы вписываться в ежемесячные закрытия. Отлаженная система учета и управления арендой обладает двумя ключевыми характеристиками. Во-первых, это вспомогательная бухгалтерская книга - примерно такая же, какую заводят по счетам к оплате и счетам к получению, только более детализированная и содержащая как проспективную, так и ретроспективную информацию, относящуюся на закрытые ранее периоды.
А во-вторых – это, конечно, хорошо измеримые (в количественных терминах) бизнес-процессы, которые будут задействованы, начиная со второго дня и далее. Частным и государственным органам, которых коснулась отсрочка, нужно беспокоиться не только о самом переходе, но и о дальнейшем комплайенсе после этого. Как оказалось, одной из самых больших проблем для публичных компаний в прошлом году была автоматизация такого уровня, которая могла бы обеспечить полноту и точность вокруг новых арендных соглашений и измененных старых.
Каждый месяц заключаются новые арендные соглашения, а старые – истекают или обновляются. Все эти изменения должны оперативно доводиться до сведения бухгалтерских команд, и желательно, конечно, до даты закрытия месячной отчетности. В конечном счете, успех с учетом аренды “по-новому” будет зависеть от общекорпоративных усилий, направленных на обеспечение эффективности коммуникаций вокруг изменений в аренде.