Новые формы зарплатных справок и отчетности

Российский бухучет

Автор:
Источник: Журнал “Учет и контроль” №6-2017
Опубликовано: 19 июля 2017

С 1 января 2017 года администрирование и контроль страховых взносов перешли в ведение ФНС РФ. Такие изменения законодательства повлияли и на регламентированные формы зарплатной отчетности и учета. Мы расскажем, какие новые формы и справки, касающиеся зарплатных выплат и страховых взносов, вступили в силу в 2017 году и об особенностях их заполнения.

Справка о заработке

С 9 января 2017 года действует обновленная справка “О сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений за два календарных года…”, утвержденная Приказом Минтруда России от 30.04.2013 № 182н в ред. Приказа № 1 от 09.01.2017, далее — справка о заработке).

Такую справку работодатель обязан выдать работнику в день прекращения трудовых отношений [1], чтобы на новом месте работы застрахованный мог получить пособия (больничные) с учетом среднего заработка за период работы у прежнего работодателя.

Попросить выдать справку о заработке может и ранее уволенный работник. У работодателя есть три рабочих дня с момента получения письменного заявления[2]. Заявление работник может подать лично, через своего законного представителя (доверенное лицо) или направить по почте.

Если заявление получено от работника после 9 января 2017 года, справку следует заполнить уже по новой форме.

В такой справке указываем данные о:

  • сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений, на которые были начислены страховые взносы ВНиМ или которые включались в базу для начисления взносов;
  • количестве календарных дней, приходящихся на периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, период освобождения от работы с полным или частичным сохранением зарплаты, если на сохраняемую зарплату за этот период начислялись страховые взносы в ФСС РФ.

Отличие новой формы справки о заработке от старой сводится к тому, что данные за два предыдущих года (2015 г. и 2016 г.) указываются с учетом норм действовавшего в то время Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ “О страховых взносах…” (далее — Закон № 212-ФЗ), а данные за текущий 2017 год — с учетом положений главы 34 НК РФ.

Помните, работодатель несет ответственность за достоверность сведений, содержащихся в справке[3].

Новые формы персонифицированной отчетности

Как известно, новый расчет по страховым взносам, который представляется в налоговые органы, не содержит сведения о страховом стаже.

Страховой стаж не влияет на размер исчисленных страховых взносов, он учитывается при определении права на страховую пенсию, а потому такая информация важна лишь ПФР. В этих целях Постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 3п (далее — Постановление № 3п) утверждены новые формы персонифицированной отчетности:

  • сведения о страховом стаже застрахованных лиц (СЗВ-СТАЖ);
  • сведения по страхователю, передаваемые в ПФР для ведения индивидуального (персонифицированного) учета (ОДВ-1);
  • ые о корректировке сведений, учтенных на индивидуальном лицевом счете застрахованного лица (СЗВ-КОРР);
  • сведения о заработке (вознаграждении), доходе, сумме выплат и иных вознаграждений, начисленных и уплаченных страховых взносах, о периодах трудовой и иной деятельности, засчитываемых в страховой стаж застрахованного лица (СЗВ-ИСХ).

Их нужно применять с 5 марта 2017 года. Правила заполнения этих форм также приведены в Постановлении № 3п.

Исходными для формирования форм являются данные:

  • бухгалтерского учета в части сведений о заработной плате и ином доходе, выплатах и иных вознаграждениях в пользу застрахованного лица, начисленных, доначисленных и удержанных страховых взносах;
  • приказов и других документов кадрового учета в части сведений о периодах работы застрахованного лица.

При заполнении указанных форм следует использовать приведенные в Постановлении № 3п коды, а именно:

  • коды отчетных периодов;
  • коды месяца, данные о сумме выплат по которому корректируются;
  • коды категории застрахованного лица;
  • коды дополнительного тарифа;
  • коды территориальных условий;
  • коды особых условий труда;
  • коды исчисления страхового стажа: дополнительные сведения (периоды, не включаемые в страховой стаж);
  • коды исчисления педагогической деятельности для досрочного назначения трудовой пенсии по старости по основанию ЗП80ПД;
  • коды из справочника видов документов, удостоверяющих личность.
Сведения о застрахованных лицах по форме СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ИСХ и СЗВ-КОРР формируются в отдельные пакеты документов:  
  • СЗВ-СТАЖ с типом “Исходная” (может включать формы за разные отчетные периоды);
  • СЗВ-СТАЖ с типом “Дополняющая” (может включать формы за разные отчетные периоды);
  • СЗВ-СТАЖ с типом “Назначение пенсии”;
  • СЗВ-КОРР с типом “Корректирующая” (КОРР) (может включать формы за разные отчетные периоды);
  • СЗВ-КОРР с типом “Отменяющая” (ОТМН) (может включать формы за разные отчетные периоды);
  • СЗВ-КОРР с типом “Особая” (ОСОБ) (может включать формы за разные отчетные периоды);
  • СЗВ-ИСХ (за каждый отчетный период отдельный пакет).

Пакеты представляются одновременно с формой ОДВ-1.

Сдать пакеты документов можно на бумаге (в т. ч. в сопровождении магнитного носителя, где каждый пакет документов записан в отдельный файл), если сведения подаются менее чем на 25 застрахованных лиц за предшествующий отчетный период[4].

При заполнении этих документов страхователь может воспользоваться либо шариковой ручкой, вписывая данные печатными буквами, либо средствами вычислительной техники. Важно при заполнении не допускать помарок и исправлений. При этом могут использоваться любые цвета, кроме красного и зеленого.

Если же страхователь представляет сведения на 25 и более застрахованных за предшествующий отчетный период, то сдавать документы следует в электронной форме с усиленной квалифицированной электронной подписью по интернету, в том числе через Единый портал государственных и муниципальных услуг.

Внимание! За несоблюдение порядка представления отчетности в электронном виде организацию могут оштрафовать на 1000 рублей [5]. А за несвоевременное представление сведений о застрахованных лицах, в том числе за непредставление, представление неполных и (или) недостоверных сведений к страхователям применяется штраф в размере 500 рублей за каждое застрахованное лицо [6]. Если организация представит сведения о стаже с опозданием (в неполном объеме или искаженном виде), руководителю грозит также административный штраф 300–500 рублей [7].

Рассмотрим подробнее, в каких случаях и какие из вышеперечисленных форм необходимо представить страхователю.

Форма СЗВ-ИСХ

Форма СЗВ-ИСХ представляется лишь в том  случае, если страхователь нарушил законодательно установленные сроки представления отчетности за отчетные периоды до 2016 года включительно.

Форма содержит показатели, подобные тем, что отражались в разделе 6 формы РСВ-1. При этом сведения о сумме выплат и иных вознаграждений заполняются в разрезе месяцев с учетом положений п. 5.6.4. Порядка заполнения, утвержденного Постановлением № 3п.

СЗВ-СТАЖ и их корректировка (СЗВ-КОРР)

СЗВ-СТАЖ представляют в территориальные отделения ПФР не позднее 1 марта года, следующего за отчетным годом [8], а также ее необходимо представить, если от работника, оформляющего пенсию, получено соответствующее заявление.

В первый раз СЗВ-СТАЖ все плательщики страховых взносов должны будут представить в территориальные отделения ПФР по итогам 2017 года.

Содержание формы СЗВ-СТАЖ, представляемой по общим основаниям (по итогам года), приведено в таблице 1.

Таблица 1

Заполнение формы СЗВ-СТАЖ

Реквизиты

Содержание

Примечание

Раздел 1

“Сведения о страхователе”

Регистрационный номер в ПФ, ИНН, КПП (для организаций), наименование (краткое) организации


Тип сведений

Исходная/Дополняющая (представляются на застрахованных лиц, данные по которым, представленные в форме с типом «Исходная», не учтены на индивидуальных лицевых счетах из-за содержащейся в них ошибки)

Указываем “X”

Раздел 2

Текущий год

Указываем “2017”

Раздел 3,

графы 2-4

Ф.И.О.

Указываем в именительном падеже. Отчество – при наличии

Раздел 3,

графа 5

СНИЛС

Указываем один раз – в первой строке

Раздел 3,

графы 6-7

Периоды, когда застрахованный:

- работал;

- был в отпуске;

- был на больничном;

- по другим причинам отсутствовал на работе

Как в таблице 6.8 старой формы РСВ-1.

Каждый из периодов указывается отдельной строкой

Раздел 3,

графа 8


Код территориальных условий

В случае если работник выполняет работы в течение полного рабочего дня в режиме неполной рабочей недели, период работы отражается по фактически отработанному рабочему времени. В случае если работник

выполняет работы в режиме неполного рабочего дня, отражается объем работ (доля ставки) в данный период. Проставляется код из классификатора (Постановление   № 3п)

Раздел 3,
графы 9, 12, 13

Коды, соответствующие таким условиям труда

Заполнять, только если работник трудится в условиях, дающих право на досрочную пенсию

Раздел 3,

графа 11


Неотработанные периоды: отпуск, больничный и т. п. А также для периода, в течение которого работник, занятый на вредных работах, был переведен на работу с нормальными условиями труда

Проставляется код из классификатора (Постановление   № 3п). Например, ДЛОТПУСК – для оплачиваемого отпуска. В случае если оплата по договору произведена в отчетном периоде, указывается код “ДОГОВОР”. Если оплата за работу по договору отсутствует, указывается код “НЕОПЛДОГ” или “НЕОПЛАВТ”

Раздел 3,

графа 14


Заполняется только по застрахованному лицу, дата увольнения которого 31 декабря календарного года, входящего в отчетный период

Указываем “X”

Раздел 4

-

Заполняется только для форм СЗВ-СТАЖ с типом сведений «Назначение пенсии»

Раздел 5

-

Заполняется только для форм СЗВ-СТАЖ с типом сведений “Назначение пенсии” (условия заполнения приведены в таблице 2)


Как уже говорилось, до отчетной даты форма СЗВ-СТАЖ подается на застрахованное лицо в связи с назначением пенсии для учета периода работы календарного года, срок представления отчетности за который не наступил при получении от застрахованного лица соответствующего заявления.

Заявление для пенсии представляется в свободной форме (рис. 1). Подать такое заявление может не только ваш работник, но и физическое лицо, заключившее с вами гражданско-правовой договор, на выплаты по которому начисляются страховые взносы на обязательное пенсионное страхование. Принять его — ваша обязанность. 

Генеральному директору

ООО «Ромашка»

Сидорову И.

от Петрова И.

Заявление

В связи с оформлением страховой пенсии с 22 июня 2017 г. прошу подать на меня индивидуальные сведения в Пенсионный фонд РФ

Рис. 1. Форма обращения застрахованного лица к страхователю


Работодатель, получивший такое заявление обязан в течение трех календарных дней со дня обращения застрахованного лица заполнить и подать форму СЗВ-СТАЖ в территориальный орган ПФР [9].

Также форму СЗВ-СТАЖ необходимо выдать работнику при его увольнении[10].

Для справки. До 17 февраля 2017 года страхователь при обращении застрахованного лица подавал в ПФР форму СПВ-2[11].

В новой форме СЗВ-СТАЖ “Сведения о страховом стаже застрахованных лиц” надо указывать практически те же данные, что раньше указывались в форме СПВ-2

Порядок заполнения СЗВ-СТАЖ утвержден тем же приказом, что и сама форма, и обобщен в таблице 2.

Таблица 2

Особенности заполнения формы СЗВ-СТАЖ с типом “Назначение пенсии”

Реквизиты

Содержание

Примечание

Тип сведений

Назначение пенсии

Указываем “X”

Раздел 3,

графа 7, последняя строка

Предполагаемая дата выхода на пенсию

Она указана в заявлении работника

Раздел 4

Начислили или нет взносы на ОПС за период работы, указанный в разделе 3

Указываем “X” в соответствующей ячейке

Раздел 5

Заполняйте, только если есть договор с НПФ о досрочном пенсионном обеспечении работника, занятого на вредных работах

Указываем “X” в соответствующей ячейке

Разделы 1, 2, раздел 3, графы 2-6, 8-13, 14 СЗВ-СТАЖ “Для пенсии” заполняются без особенностей, то есть в том же порядке, что и СЗВ-СТАЖ по итогам года (см. табл. 1).

Рассмотрим на примере заполнение формы СЗВ-СТАЖ.

Петрову И.К. 22 июня 2017 г. исполняется 60 лет. 19 июня 2017 г. он подал заявление о представлении на него индивидуальных сведений в ПФР. Права на досрочную пенсию у работника нет. С 16 по 21 февраля 2017 г. работник болел.

Рис. 2. Форма СЗВ-СТАЖ для назначения пенсии

К СЗВ-СТАЖ следует приложить опись ОДВ-1.

Таблица 3

Заполнение формы ОДВ-1

Реквизиты

Содержание

Примечание

Отчетный период

0


Год

Текущий год

2017

Тип сведений

Исходная

X

Строка “Форма “Сведения о страховом стаже застрахованных лиц (СЗВ-СТАЖ)”

Количество работников, на которых подаете сведения


Разделы 4 и 5

Не заполняйте



Рис. 3. Форма ОДВ-1

СЗВ-КОРР

В случае если страхователь допустил ошибку в ранее представленной отчетности по индивидуальному (персонифицированному) учету, то для уточнения (исправления) или отмены данных, учтенных на индивидуальных лицевых счетах застрахованных лиц, на основании ранее представленной отчетности по индивидуальному (персонифицированному) учету следует сдать форму СЗВ-КОРР.

Как отмечали выше, СЗВ-КОРР может быть по типу корректирующая, отменяющая и особая. 

Данная форма заполняется по тем застрахованным лицам, чьи данные на индивидуальном лицевом счете следует уточнить.

Если причина уточнения — следствие представления некорректно заполненной ранее персонифицированной отчетности и требуется изменить данные на индивидуальном лицевом счете, то заполняется тип “Корректирующая” (КОРР).

Если данные на индивидуальном лицевом счете застрахованного лица следует отменить, то заполняется СЗВ-КОРР с типом “Отменяющая” (ОТМН). Страхователь не должен был сдавать форму СЗВ-СТАЖ на данное застрахованное лицо ввиду отсутствия в отчетном периоде действующего договора, вознаграждений, начисленных и уплаченных страховых взносов и страхового стажа. В форме с типом ОТМН заполняются только 1 и 2 разделы формы.

Если данные отсутствуют на индивидуальном лицевом счете застрахованного лица, так как страхователь не подавал на работника персонифицированные сведения за определенный период, то требуется заполнение СЗВ-КОРР с типом “Особая”.

ПФР не разъяснил, нужно ли представлять СЗВ-КОРР, если плательщик страховых взносов представляет уточненные расчеты, корректируя в них данные персонифицированного учета. Также нет разъяснений о необходимости корректировки нового расчета по страховым взносам, а также старой формы РСВ-1 в случае представления формы СЗВ-КОРР.

По мнению автора, СЗВ-КОРР следует представить в любом случае, а уточненные расчеты по страховым взносам плательщики обязаны представить (за период до 01.01.2017 г. — в ПФР, за период с 01.01.2017 г. — в ФНС РФ), только если обнаружили в них ошибку, приведшую к неуплате взносов[13].

Если же в ранее представленных персонифицированных сведениях и расчетах были допущены ошибки, которые привели к излишней уплате страховых взносов, обязанности по уточнению расчетов у плательщика нет.

Поэтому, по мнению автора, представлять уточненные расчеты одновременно с формой СЗВ-КОРР необходимо только в том случае, если корректировка сведений персонифицированного учета приводит к неуплате взносов или если плательщик страховых взносов сам хочет уточнить расчет, например, для того чтобы зачесть излишне уплаченные страховые взносы в счет следующих платежей[13].

Внимание! Если, подав форму СЗВ-КОРР за корректируемый период 2017 год, плательщик решил скорректировать расчет по страховым взносам, то необходимо представить уточненный расчет[14] с исправленным (дополненным) разделом 3. 

В раздел 3 уточненного расчета включаются сведения только в отношении застрахованных лиц, данные которых исправляются[15]. В строке 010 указывается номер корректировки[16]. Если корректировка не связана с изменением тарифа, то заполняются все показатели формы, как корректируемые, так и не требующие корректировки[17]. 

Но если вам приходится корректировать периоды до 2017 года, то согласно ст. 23 Федерального закона от 03.07.2016 № 250-ФЗ “О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации и признании утратившими силу отдельных законодательных актов…” уточненный РСВ-1 за периоды, истекшие до 1 января 2017 года, представляются в ПФР в порядке, установленном ст. 17 Закона № 212-ФЗ.

При корректировке начислений по взносам на ОПС и индивидуальных сведений вместе с РСВ-1 за 2016 год представьте в ПФР раздел 6 за исправляемый период с типом “Корректирующая” (“Отменяющая”) на работников, по которым скорректированы взносы (индивидуальные сведения). Уточненный расчет всегда представляйте в ПФР по той же форме РСВ-1, по которой вы подавали первоначальный (ст. 23 Закона № 250-ФЗ, ч. 5 ст. 17 Закона № 212-ФЗ в редакции, действовавшей до 2017 года). Если вы исправляете любые другие показатели, подайте уточненный РСВ-1 за исправляемый отчетный период.

СЗВ-К и другие новые формы для регистрации граждан в системе обязательного пенсионного страхования

С 17 февраля 2017 года начали действовать обновленные формы документов, используемых для регистрации граждан в системе обязательного пенсионного страхования, утвержденные Постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 2п “Об утверждении форм документов, используемых для регистрации граждан в системе обязательного пенсионного страхования, и Инструкции по их заполнению” (далее — Постановление № 2п):

  • анкета застрахованного лица (АДВ-1);
  • страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (АДИ-1);
  • страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (АДИ-7);
  • заявление об обмене страхового свидетельства (АДВ-2);
  • заявление о выдаче дубликата страхового свидетельства (АДВ-3);
  • запрос об уточнении сведений (АДИ-2);
  • опись документов, передаваемых страхователем в ПФР (АДВ-6-1);
  • сопроводительная ведомость (АДИ-5);
  • сведения о трудовом стаже застрахованного лица за период до регистрации в системе обязательного пенсионного страхования (СЗВ-К).

Аналогичные формы, утвержденные Постановлением Правления ПФР от 01.06.2016 № 473п “О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и Инструкции по их заполнению” применялись до 17.02.2017 г.

Обновление связано либо с исключением из некоторых форм (например, АДВ-6-1) реквизитов форм, которые новым постановлением ПФР отменены (например, СЗВ-1, СЗВ-3, СЗВ-4-1, СЗВ-4-2), либо с уточнением правил заполнения. Например, при заполнении формы АДВ-1 в реквизите “Гражданство” для граждан, не имеющих гражданства РФ, нужно указывать “Лицо без гражданства”.

Воспользоваться Постановлением № 2п работодателю придется при заполнении АДВ-1 и АДВ-6-1. Принимая на работу нового сотрудника, не имеющего СНИЛС (например, иностранца или физическое лицо, впервые устраивающегося на работу по трудовому договору), работодатель должен сам в течение двух недель с даты заключения трудового договора обратиться в территориальный орган ПФР для его оформления.

Получив от работника заявление о выдаче страхового пенсионного свидетельства в произвольной форме, работодатель заполняет анкету застрахованного лица (форма АДВ-1), которую должен подписать работник (п. п. 4, 17, 18 Постановления № 2п), и опись документов, передаваемых работодателем в ПФР (форма АДВ-6-1).

Представить эти документы в отделение ПФР можно в электронном виде (через интернет) или на бумаге (через уполномоченного представителя или по почте). Страховое пенсионное свидетельство будет готово через пять рабочих дней со дня представления в территориальное отделение ПФР всех необходимых документов. Вместе со свидетельством выдают сопроводительную ведомость по форме АДИ-5, в которой работник расписывается, получая СНИЛС. Ведомость АДИ-5 страхователь возвращает в территориальное отделение ПФР.

Чем раньше работодатель обратится в территориальный орган ПФР, тем меньше будет проблем с заполнением и сдачей ежемесячной формы СЗВ-М.

Также хотим обратить внимание на форму СЗВ-К. Территориальный орган ПФР может обратиться с запросом о представлении формы СЗВ-К  “Сведения о трудовом стаже застрахованного лица за период до регистрации в системе обязательного пенсионного страхования”, то есть до 01.01.2002 г., если отсутствуют сведения о трудовом стаже за тот период.

Срок, в течение которого ее нужно представить, орган ПФР определяет самостоятельно, указав его в запросе.

Если из-за отсутствия информации, необходимой для заполнения указанной формы, нет возможности представить СЗВ-К, то следует направить в территориальное отделение ПФР письмо с указанием причины невозможности ее представления.

Внимание! Отказ от представления, представление в неполном объеме или искажение сведений по форме СЗВ-К влечет наложение на должностных лиц организации (индивидуального предпринимателя) административного штрафа в размере от 300 до 500 рублей [18].

Кроме того, существует риск привлечения работодателя к ответственности, предусмотренной ст. 25 Федерального закона от 17.12.2001 № 173-ФЗ, в виде возмещения ущерба пенсионному органу в порядке, установленном законодательством РФ.

Как мы видим, 2017 год принес немало новых зарплатных отчетных форм. Их заполнение не вызовет трудностей, если страхователи будут следовать утвержденному постановлением Правления ПФР порядку их заполнения и представления.



[1] П. 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством», далее – Закон № 255-ФЗ.

[2] П. 3 Порядка выдачи справки о сумме заработной платы, утв. Приказом Минтруда России от 30.04.2013 № 182н.

[3] ст. 15.1 Закона № 255-ФЗ

[4] П. 2 ст. 8 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системе обязательного пенсионного страхования», далее – Закон № 27-ФЗ.

[5] Ст. 17 Закона № 27-ФЗ.

[6] Ст. 17 Закона № 27-ФЗ

[7] Ст. 15.33.2 КоАП РФ.

[8] Ст. 11 Закона № 27-ФЗ.

[9] П. 2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ.

[10] П. 4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ.

[11] П. 83 Инструкции, утв. Постановлением Правления ПФР от 01.06.2016 № 473п.

[12] П. п. 1, 7 ст. 81 НК РФ, ст. 23 Федерального закона от 03.07.2016 № 250-ФЗ (далее – Закон № 250-ФЗ), ч. 1 ст. 17 Закона № 212-ФЗ.

[13] П. п. 6.1, 7 и 14 ст. 78 НК РФ.

[14] утв. Приказом ФНС России от 10.10.2016 № ММВ-7-11/551@, далее – Приказ ФНС России от 10.10.2016

[15] п. 1.2 Порядка заполнения расчёта по страховым взносам, утв. Приказом ФНС России от 10.10.2016, далее – Порядок заполнения расчета.

[16] п. 22.3 Порядка заполнения расчета.

[17] п. 22.22 Порядка заполнения расчета.

[18] Примечание к ст. 2.4, ст. 15.33.2 КоАП РФ.


Автор:

Теги: зарплатные справки  страховые взносы  формы зарплатной отчетности  зарплатные выплаты  справка о заработке  ФСС РФ  формы персонифицированной отчетности  представление отчетности  Форма СЗВ-ИСХ  СЗВ-СТАЖ  Назначение пенсии  ОДВ-1  СЗВ-КОРР  обязательное п