О минимальных требованиях к программе противодействия взяточничеству и коррупции в совместных предприятиях с иностранным участием

Вопросы, связанные с обеспечением соответствия деятельности коммерческой организации основным требованиям законодательства, в том числе, в области противодействия коррупции, требуют постоянного внимания (представителей) руководства и (представителей) акционеров.

Не являются исключением коммерческие организации, в том числе, совместные предприятия с участием иностранных компаний. Как правило, при создании совместных предприятий руководством компаний-акционеров определяется единый порядок согласования процедурно-нормативных документов и направлений деятельности совместного предприятия, которые ими регламентируются, включая обеспечение соответствия основным требованиям законодательства по противодействию взяточничеству и коррупции.

С учетом мировых тенденций к ужесточению ответственности юридических и физических лиц за нарушение антикоррупционного законодательства вне зависимости от места нахождения и регистрации юридических лиц, вопросы, связанные с формализацией и функционированием программы по противодействию взяточничеству и коррупции в компаниях, в том числе, с иностранным участием, а также в совместных предприятиях становятся все более актуальными.

Для большинства коммерческих организаций, в том числе, совместных предприятий с иностранным участием, требование о наличии программы по противодействию взяточничеству и коррупции (далее – “Программа”) является обязательным. Представители компаний-акционеров заинтересованы в наличии контроля со стороны совместного предприятия над обеспечением соответствия его деятельности основным требованиям антикоррупционного законодательства и стандартам, принятым в самих компаниях-акционерах. Однако в процессе деятельности совместного предприятия у руководства и представителей акционеров при рассмотрении вопроса о разработке и согласовании Программы может возникнуть ряд вопросов, требующих совместного обсуждения и последующего решения.

Основные вопросы, требующие дополнительного обсуждения и выработки оптимально возможного решения при согласовании Программы:

1. Особенности национального законодательства, не позволяющие сформировать единую позицию о том, каким образом уведомлять органы государственной власти о выявленных фактах злоупотреблений и в каких случаях осуществлять передачу информации о возможных злоупотреблениях представителям органов государственной власти, осуществляющих деятельность по контролю и надзору, для проведения расследования;
2. Отсутствие единой позиции у представителей акционеров в отношении формализации Программы, состава мероприятий и перечня лиц, ответственных за их реализацию;
3. Отсутствие единой позиции у представителей акционеров и руководства в отношении целесообразности информирования работников совместного предприятия и акционеров о фактах выявленных злоупотреблений;
4. Отсутствие поддержки со стороны отдельных представителей группы руководства / представителей компаний-акционеров при согласовании элементов Программы.

Для выработки оптимального решения этих вопросов требуется привлечение представителей профильных подразделений как совместного предприятия, так и компаний-акционеров, документирование принятого решения в протоколе заседания руководящего органа совместного предприятия. Ответственность за функционирование Программы, как правило, возлагается на генерального директора совместного предприятия, который, в свою очередь, может поручить ее разработку и внедрение нижестоящим руководителям подразделений.

Для результативного функционирования Программы противодействия взяточничеству и коррупции совместного предприятия рекомендовано обеспечить наличие следующих основных элементов:

1. Процедурно-нормативные документы, регламентирующие процесс обеспечения соответствия требованиям антикоррупционного законодательства стран, в которых зарегистрированы компании-акционеры, а также антикоррупционных стандартов самих компаний-акционеров;
2. Совокупность механизмов контроля, обеспечивающих соответствие основным требованиям законодательства в области противодействия коррупции и процедурно-нормативных документов совместного предприятия, в том числе, линия анонимного информирования;
3. Комитет по конфликту интересов / Комитет внутренних расследований для рассмотрения наиболее сложных ситуаций, связанных с возникновением конфликта интересов и злоупотреблениями;
4. План ознакомления работников и представителей контрагентов, представителей компаний-акционеров, а также третьих сторон с основными элементами Программы, информирование обратившихся лиц о результатах проведенной проверки обращений;
5. График проведения мониторинга изменений в антикоррупционном законодательстве, стандартах компаний-акционеров для принятия решения о внесении изменений в процедурно-нормативные документы совместного предприятия;
6. Отчетность о результатах функционирования Программы, подготавливаемая на ежегодной основе Менеджером по внутреннему аудиту и представляемая на рассмотрение представителям компаний-акционеров.

Для обеспечения результативного функционирования Программы представителями руководства совместного предприятия должны быть разработаны и формализованы механизмы контроля, функционирование которых позволит заинтересованным сторонам иметь разумную уверенность в способности руководства совместного предприятия осуществлять контроль риска, связанного с вовлечением совместного предприятия и/или связанных с ним лиц в коррупционную деятельность.

К основным механизмам контроля можно отнести следующее:

1. Предварительная проверка контрагентов на предмет аффилированности и благонадежности;
2. Предварительная проверка кандидатов на работу, согласование приема на работу бывшего государственного служащего;
3. Наличие в договорах положения об обязательствах контрагента следовать требованиям о соблюдении антикоррупционного законодательства;
4. Запрет на осуществление платежей за упрощение формальностей / финансирование деятельности политических партий, выборочная проверка операций по расчетным счетам совместного предприятия и выданным представителям руководства совместного предприятия корпоративным банковским картам;
5.  Реестры регистрации полученных и предлагаемых подарков и знаков гостеприимства, согласованные руководством совместного предприятия предельные цены на подарки и знаки гостеприимства, получение или дарение которых требует дополнительного утверждения;
6. Форма декларации конфликта интересов, ежегодная централизованная рассылка запроса на заполнение декларации и контроль выполнения запроса всеми работниками совместного предприятия;
7. Предварительное согласование основных направлений благотворительной помощи, контроль целевого использования передаваемых благополучателям подарков, формирование отчетности о результатах выполнения обязательств по благотворительной помощи;
8. Линия анонимного информирования, в том числе, обеспечение доступа к ней на внешних веб-сайтах компаний-акционеров совместного предприятия;
9. Мероприятия по проверке полученной информации о злоупотреблениях и нарушениях требований Стандарта и других процедурно-нормативных документов, независимая проверка полноты и своевременности их выполнения;
10. Другие механизмы контроля.

Процедурно-нормативными документами совместного предприятия и компаний акционеров должны быть предусмотрены мониторинг функционирования и периодическая оценка результативности механизмов контроля, а ответственность за его организацию и проведение, как правило, возлагается на менеджера по внутреннему аудиту и представителей компаний-акционеров.

Всегда существуют области, требующие дополнительного внимания заинтересованных сторон. Их можно выявить в т.ч. в ходе предварительной оценки результативности механизмов контроля. Например:

1. Отдельные недостатки в процессе проведения due diligence потенциальных контрагентов, привлекаемого ими персонала, а также кандидатов на замещение вакантных должностей в совместном предприятии;
2. Неполная информация о полученных работниками и врученных представителям контрагентов подарков, содержащаяся в реестрах для регистрации подарков и знаков гостеприимства;
3. Выборочная проверка достоверности информации об отсутствии у работников совместного предприятия конфликта интересов не осуществляется;
4. Отсутствие реально функционирующих мер дисциплинарного воздействия на работников совместного предприятия за нарушение требований Стандарта, в согласованных целях / задачах для руководства совместного предприятия отсутствует информация об обязательствах обеспечения функционирования элементов Программы;
5. Отсутствие практики формирования извлеченных уроков из ранее выявленных фактов злоупотреблений; анализ коренных причин и уязвимостей системы внутреннего контроля не осуществляется;
6. Низкий уровень доверия работников и представителей контрагентов к результативности функционирования линии анонимного информирования, в том числе, обеспечения анонимности обратившегося лица;
7. Другие менее значимые вопросы.

В настоящее время все более очевидным трендом становится повсеместное внедрение информационных технологий в процессы операционной деятельности коммерческих организаций. С учетом все более широкого применения различных ИТ-решений в операционных процессах становится актуальными разработка и внедрение инструментов мониторинга в ERP-системе совместного предприятия, например, по таким направлениям как:

1. Соблюдение согласованных графиков и очередности выполнения работ на удаленных объектах, обеспечение соответствия фактически выполняемых работ параметрам, указанным в согласованной проектно-сметной документации;
2. Управление движением привлекаемых автотранспортных средств и специальной техники, в том числе, обеспечение отдельных наименований техники ГСМ в обоснованном объеме с учетом климатических условий работы техники для предотвращения ситуаций оплаты фиктивных услуг по логистике и завышенного потребления ГСМ;
3. Реализация неликвидных ТМЦ и обеспечение выполнения условий по согласованным руководством совместного предприятия минимально допустимым ценам реализации;
4. Электронный документооборот и предотвращение ситуаций появления электронного документа и идентичного документа на бумажном носителе с указанием разной информации, оказывающей влияние на обязательства совместного предприятия перед контрагентами (зачастую учет операции и последующая оплата может быть осуществлена на основании документа на бумажном носителе);
5. Обмен информацией между представителями подразделений совместного предприятия и контрагентами, в том числе, на стадии конкурсного отбора, между представителями подразделений и третьими сторонами с использованием ресурсов информационных систем совместного предприятия;
6. Осуществление платежей, в том числе, с использованием корпоративных банковских карт для своевременного определения платежей, осуществленных в нарушение действующих процедурно-нормативных документов и договорных обязательств.

В целом, чтобы Программа приносила результат и функционировала без перебоев необходимо выполнить минимальный перечень требований:

• Программа должна быть формализована и согласована представителями руководства совместного предприятия и компаний-акционеров;
• Обеспечение разработки и функционирования механизмов контроля соответствия и специальных органов для рассмотрения наиболее сложных ситуаций;
• Обеспечение своевременного ознакомления персонала и представителей внешних заинтересованных сторон с процедурно-нормативными документами, подготовленными в рамках Программы;
• Регулярный мониторинг изменений законодательных актов и обновление процедурно-нормативных документов совместного предприятия, регламентирующих функционирование Программы;
• На регулярной основе формирование отчетности о результатах функционирования Программы, в том числе, содержащей информацию об оценке эффективности функционирования действующих механизмов контроля и плане мероприятий по совершенствованию контрольной среды.

Наличие программы противодействия взяточничеству и коррупции позволяет акционерам иметь уверенность в способности представителей руководства совместного предприятия полноценно и результативно управлять риском, связанным с вовлечением в коррупционную деятельность, его влиянием на финансовое положение и деловую репутацию, а также демонстрировать высокий уровень корпоративной социальной ответственности перед внешними заинтересованными сторонами.

Список использованной литературы:

1. Международные основы профессиональной практики внутреннего аудита (МОПП ВА) // Международный Институт внутренних аудиторов (The Institute of Internal Auditors, IIA). – 2017;
2. О некоторых вопросах противодействия коррупции: указ Президента Российской Федерации от 8 марта 2015 г.№ 120: // Рос. Газ. – 2015. – 9 июля;
3. О противодействии коррупции: принят Гос. Думой Федер. Собр. Рос. Федерации 19 дек. 2008 г.: одобр. Советом Федерации Федер. Собр. Рос. Федерации 22 дек.2008 г. // Рос. Газ. – 2008. – 27 декабря;
4. Андерсон У., Хэд М. Внутренний аудит: обеспечение уверенности и консультирование // Институт внутренних аудиторов (США). – 2018. 340 с.
5. Сухаренко А.Н., Трунцевский Ю.В. Китайский опыт борьбы с коррупцией: состояние и тенденции // «Международное публичное и частное право». 2016. № 4. С. 40-42.
6. Черепанова В.А. Противодействие взяточничеству: практические аспекты антикоррупционного комплаенса в организации // «Аудитор». 2017. № 4. С. 34-39.
7. Черепанова В.А. Международные антикоррупционные стандарты: классификация, оценка эффективности, дальнейшие перспективы развития // «Аудитор». 2017. № 9. С. 48-57.