Форма дополнительных листов к книгам продаж и покупок и порядок их оформления изменились. Это связано с появлением корректировочных счетов-фактур, а также с новым порядком внесения исправлений во все счета-фактуры. Эксперты «Актуальной бухгалтерии» рассмотрели, как изменилась форма дополнительных листов и в каком порядке теперь нужно вносить изменения в книги покупок и продаж.
Постановление (пост. Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137), устанавливающее новые формы документов по НДС и правила их заполнения (в т. ч. книги покупок и продаж, а также дополнительных листов к ним), официально вступит в действие 1 апреля 2012 года. Тем не менее новые формы документов можно применять уже начиная с января этого года (письмо Минфина России от 31.01.2012 № 03-07-15/11).
Немного о форме дополнительных листов
Дополнительные листы по сути являются продолжением книги покупок и книги продаж и составляются, если в них необходимо внести какие-то исправления после завершения квартала и сдачи декларации по НДС. На основе итоговых данных дополнительных листов (показатели строки «Всего») формируется уточненная декларация по НДС. Поэтому новые формы дополнительных листов практически полностью соответствуют обновленным формам книг покупок и продаж. То есть в дополнительных листах также предусмотрены три новые графы (1а, 1б, 1в — в дополнительном листе к книге продаж; 2а, 2б, 2в — к книге покупок), в которых необходимо указывать реквизиты корректировочных счетов-фактур, а также данные об исправлениях счетов-фактур (и обычных, и корректировочных).
Кроме того, изменились и требования к подписи. Теперь вместо главного бухгалтера дополнительные листы должен подписывать руководитель организации или уполномоченное им лицо. Сами дополнительные листы могут составляться как в бумажном, так и в электронном виде. Их нужно хранить в течение четырех лет с даты последней записи (п. 24 раздела 2 приложения № 4, п. 22 раздела 2 приложения № 5 к пост. Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 (далее — Приложения № 4 и № 5 соответственно)).
Общий порядок внесения исправлений
Случаев, когда компаниям придется оформлять дополнительные листы, теперь станет больше, ведь исправления могут быть связаны не только с обычными, но и с корректировочными счетами-фактурами. Кроме того, и электронные, и бумажные счета-фактуры регистрируются в едином порядке.
Общий порядок внесения исправлений в книги продаж и покупок с помощью дополнительных листов теперь такой (пп. 2—3 раздела 4 Приложения № 5, пп. 2—3, 5 раздела 4 Приложения № 4):
- в графу «Итого» дополнительного листа перенести итоговые данные (показатели строки «Всего» из граф 4—9 книги продаж и граф 7—12 книги покупок) за тот период, в котором был зарегистрирован счет-фактура (обычный или корректировочный) до внесения в него исправлений (при последующем составлении дополнительных листов за этот же квартал исходные данные в графу «Итого» нужно будет переносить из предыдущих дополнительных листов);
- отразить запись по обычному или корректировочному счету-фактуре, подлежащую аннулированию (с минусом);
- зарегистрировать исправленные данные по обычному или корректировочному счету-фактуре (Внимание: это касается только дополнительного листа к книге продаж!);
- в графе «Всего» дополнительных листов рассчитать итоги: данные графы «Итого» минус аннулирующие записи и плюс (Внимание: это касается только дополнительного листа к книге продаж!) данные исправленных записей. На основе показателей строки «Всего» дополнительных листов формируется уточненная декларация по НДС за соответствующий квартал (п. 6 раздела 4 Приложения № 4, п. 5 раздела 4 Приложения № 5).
Этот порядок внесения исправлений действует в большинстве случаев и распространяется на любые счета-фактуры: и электронные, и бумажные. Например, продавцу придется составить дополнительный лист к книге продаж, если он направил покупателю электронный счет-фактуру, который тот не получил, а при повторной пересылке (в следующем квартале) этого же счета-фактуры продавец внес в него изменения (исправил реквизиты). В этом случае старую запись в книге продаж продавец должен аннулировать, но только после регистрации нового экземпляра этого же счета-фактуры (где указаны номер и дата исправлений).
В аналогичной ситуации эти же правила распространяются и на электронный корректировочный счет-фактуру, выставленный продавцом в связи с увеличением стоимости поставки (пп. 5—6 раздела 2 Приложения № 5).
Пример:
Фирма-продавец выставила электронный счет-фактуру от 22.06.2012 № 44, но покупатель ее не получил. Этот же счет-фактуру продавец выставил повторно 02.07.2012, исправив при этом наименование товара (указал другой артикул).
Счет-фактура от 22.06.2012 № 44 (первоначальный вариант) зарегистрирован в книге продаж за II квартал 2012 г. Продавец должен отразить исправления в таком порядке: составить дополнительный лист № 1 к книге продаж за II квартал, в графу «Итого» дополнительного листа перенести итоговые данные из книги продаж за этот период; аннулировать старую запись (т. е. данные первоначального счета-фактуры от 22.06.2012 № 44) (отразить в дополнительном листе за II квартал с минусом) и, наконец, зарегистрировать новый экземпляр счета-фактуры от 22.06.2012 № 44 (с указанием нового кода товара, а также номером (№ 1) и датой внесения исправлений (02.07.2012) по строке 1а) в дополнительном листе к книге продаж за II квартал. Затем подвести общий итог.
Покупатель в подобной ситуации должен действовать так. Первоначальный вариант счета-фактуры (который он не получил) он не должен регистрировать в книге покупок, а повторный (исправленный) зарегистрировать в книге покупок с возникновением права на вычет с указанием номера и даты исправлений (абз. 1 п. 5 раздела 2 Приложения № 4).
Пример:
Воспользуемся условиями предыдущего примера.
Полученный счет-фактуру от 22.06.2012 № 44 (с исправлениями от 02.07.2012 № 1) покупатель должен зарегистрировать в книге покупок на дату получения (если другие условия, необходимые для получения налогового вычета, им соблюдены).
Если стоимость отгрузки увеличилась
Общий порядок внесения исправлений действует не всегда. Например, когда продавец отгрузил товар (выполнил работы, оказал услуги), но уже в следующем квартале выяснилось, что стоимость отгрузки увеличилась, исправления будут вноситься по-другому.
Сначала продавец должен выставить корректировочный счет-фактуру, в котором будет содержаться уточненная стоимость отгрузки, и зарегистрировать его в дополнительном листе книги продаж за тот же квартал, что и первичный счет-фактуру (абз. 2 п. 1 раздела 2 Приложения № 5). Но при этом в дополнительном листе нужно отразить только сумму разницы (с плюсом), на которую увеличилась стоимость отгрузки (данные строки «Всего увеличение (сумма строк В)» корректировочного счета-фактуры). Прежнюю запись аннулировать не нужно (п. 3 раздела 4 Приложения № 5).
Обратите внимание: эти правила действуют только при условии, что стоимость отгрузки увеличилась в следующем за ней квартале.
Покупатель в данном случае никаких исправлений у себя не вносит. При увеличении стоимости отгрузки (если другие условия для получения вычета соблюдены) он просто регистрирует в книге покупок корректировочный счет-фактуру, полученный от продавца, на сумму разницы (данные строки «Всего увеличение (сумма строк В)») (абз. 2 п. 13 ст. 171 НК РФ, абз. 1 п. 2, п. 6 раздела 2 Приложения № 4).
Пример:
Фирма отгрузила покупателю товар на сумму 150 000 руб. (в т. ч. НДС) и выписала счет-фактуру от 28.06.2012 № 99, но 10.07.2012 выяснилось, что стоимость отгрузки должна быть увеличена на 30 000 руб. (т. ч. НДС). То есть общая сумма отгрузки фактически составила 180 000 руб.
В связи с увеличением суммы поставки продавец должен выписать корректировочный счет фактуру от 10.07.2012 № 1 и зарегистрировать его в дополнительном листе к книге продаж за II квартал. При этом в нем надо отразить только сумму разницы (30 000 руб.), на которую увеличилась поставка (это данные строки «Всего увеличение (сумма строк В)» корректировочного счета-фактуры от 10.07.2012 № 1).
Никаких аннулирующих записей продавцу делать не нужно.
Теперь рассмотрим, какие записи придется сделать продавцу, если в дальнейшем в корректировочный счет-фактуру, выставленный в связи с увеличением стоимости отгрузки, потребуется внести исправления.
Пример:
Возьмем за основу данные предыдущего примера, но предположим, что в IV квартале 2012 г. в реквизитах корректировочного счета-фактуры обнаружилась ошибка (например, неправильно был указан код товара).
Продавец должен оформить еще один дополнительный лист (№ 2) к книге продаж за II квартал 2012 г. (в графу «Итого» дополнительного листа № 2 перенести итоговые данные дополнительного листа № 1), в нем отразить аннулирующую запись корректировочного счета-фактуры от 10.07.2012 № 1 (с минусом) и зарегистрировать запись по этому же счету-фактуре с учетом исправлений. Номер и дата нового экземпляра корректировочного счета-фактуры останутся прежними (от 10.07.2012 № 1), но в нем по строке 1а необходимо указать номер и дату исправлений (допустим, от 5 октября 2012 № 1). Их также нужно отразить в графе 1в дополнительного листа № 2.
Если стоимость отгрузки уменьшилась
Если стоимость отгрузки уменьшилась и это выяснилось уже после закрытия квартала, продавец должен отразить возникшую разницу в корректировочном счете-фактуре. Ведь в данной ситуации именно этот документ будет являться основанием для принятия продавцом к вычету излишне уплаченного НДС (абз. 3 п. 1 ст. 169, абз. 1 п. 13 ст. 171 НК РФ). Этот корректировочный счет-фактуру продавец должен зарегистрировать в книге покупок. При этом указывается только сумма разницы, на которую уменьшилась стоимость поставки (данные строки «Всего уменьшение (сумма строк Г)» корректировочного счета-фактуры).
Оформлять дополнительный лист продавцу в данной ситуации не нужно. Ведь по общему правилу дополнительные листы к книге покупок оформляются, только если после закрытия квартала нужно аннулировать запись по какому-либо счету-фактуре из-за внесения в него исправлений (п. 4 раздела 2 Приложения № 4).
Пример:
Продавец отгрузил товар на сумму 800 000 руб. (в т. ч. НДС) 25.06.2012, но 05.07.2012 выяснилось, что стоимость этой отгрузки должна быть уменьшена до 700 000 руб. (в т. ч. НДС).
В связи с уменьшением стоимости отгрузки продавец составил корректировочный счет-фактуру от 05.07.2012 № 1 и зарегистрировал его в книге покупок за III квартал на сумму разницы (данные строки «Всего уменьшение (сумма строк Г)» корректировочного счета-фактуры):
800 000 – 700 000 = 100 000 руб.
А 20.10.2012 в корректировочном счете-фактуре была обнаружена ошибка (неправильно указано наименование товара). Продавец должен выписать новый экземпляр корректировочного счета-фактуры от 05.07.2012 № 1 с указанием номера (№ 1) и даты (20.10.2012) внесения исправлений. Затем составить дополнительный лист к книге покупок за III квартал. В нем аннулировать прежнюю запись (т. е. данные первоначального корректировочного счета-фактуры от 05.07.2012 № 1 отразить с минусом), внести новую запись (т. е. отразить данные строки «Всего уменьшение (сумма строк Г)» по этому же счету-фактуре с учетом исправлений: от 20.10.2012 № 1). Сведения об исправлениях указываются в графе 2в дополнительного листа книги покупок за III квартал.
Теперь рассмотрим, как нужно действовать покупателю, если уменьшилась стоимость отгрузки. Ему в данном случае придется вносить изменения в книгу продаж.
То есть сумму разницы покупатель отражает на основании или первичного документа (например, накладной на товар), или корректировочного счета-фактуры (данные строки «Всего уменьшение (сумма строк Г)») (п. 7 раздела 2 Приложения № 5).
Но если в дальнейшем в этот корректировочный счет-фактуру продавец внесет исправления, то запись по нему покупателю придется аннулировать в обычном порядке, то есть путем оформления дополнительного листа (п. 3 раздела 4 Приложения № 5).
Пример:
Воспользуемся условиями предыдущего примера.
Покупатель должен отразить в книге продаж за III квартал разницу (100 000 руб.) в связи с уменьшением стоимости отгрузки. Это делается на основании или первичного документа (например, товарной накладной), или корректировочного счета-фактуры от 05.07.2012 № 1 (данные строки «Всего уменьшение (сумма строк Г)» корректировочного счета-фактуры).
Но поскольку 20.10.2012 в корректировочном счете-фактуре была обнаружена ошибка, продавец должен составить дополнительный лист к книге продаж за III квартал, аннулировать прежнюю запись (т. е. старые данные корректировочного счета-фактуры от 05.07.2012 № 1 отразить с минусом). Затем на основании нового экземпляра корректировочного счета-фактуры от 05.07.2012 № 1 с исправлениями от 20.10.2012 № 1 внести новую запись (т. е. отразить данные строки «Всего уменьшение (сумма строк Г)» по этому же счету-фактуре с учетом исправлений от 20.10.2012 № 1). Сведения об исправлениях
Мнение: Татьяна Самокиша, эксперт компании «ФБК-Право»
Если корректировочный счет-фактуру исправили
Аннулирование записей в книге покупок либо в книге продаж по корректировочному счету-фактуре, в который необходимо внести исправления, производится следующим образом (п. 9 Правил ведения книги покупок, п. 11 Правил ведения книги продаж, утв. пост. Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137):
- если аннулирование таких записей производится до окончания текущего налогового периода, то показатели в соответствующих графах книги покупок либо книги продаж указываются с отрицательным значением
- при аннулировании записей после окончания текущего налогового периода используются дополнительные листы книги покупок либо продаж за тот налоговый период, в котором были зарегистрированы корректировочные счета-фактуры до внесения в них исправлений.
Непосредственно сами экземпляры исправленных корректировочных счетов-фактур регистрируются:
- в книге покупок по мере возникновения права на налоговые вычеты с указанием в соответствующих графах книги покупок положительных значений;
- в книге продаж или дополнительном листе книги продаж по мере возникновения обязанности по уплате налога с указанием в соответствующих графах книги продаж, дополнительного листа книги продаж положительных значений.