Особенности организации внутреннего финансового контроля в государственных учреждениях

Внутренний аудит и внутренний контроль

Автор:
Источник: Журнал “Учет и контроль” №6-2016
Опубликовано: 13 июля 2016

В статье рассмотрены особенности организации внутреннего финансового контроля в государственных учреждениях, его виды и содержание.

В современных условиях разработка и внедрение процессно-ориентированного внутреннего финансового контроля для учреждений с учетом специфики их деятельности, оценки идентифицированных рисков и иных факторов является чрезвычайно актуальным вопросом, влияющим на устойчивое развитие учреждений. В этой связи важное значение имеет разработка инструментария осуществления внутреннего финансового контроля как отдельных бизнес-процессов, так и деятельности учреждения в целом.

Любые бизнес-процессы сопряжены с различными рисками, поэтому подходы к построению системы внутреннего финансового контроля необходимо осуществлять в соответствии со стратегией развития учреждений и их управленческой системой.

Обязанность экономических субъектов организовывать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни закреплена Федеральным Законом № 402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете» [1] и Приказом Минфина от 25.03.2011 № 33н [2]. То есть, исходя из определения факта хозяйственной жизни, внутренний контроль должен охватывать те сделки, события и операции, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение, финансовый результат или движение денежных средств учреждения.

Инструкцией по применению Единого плана счетов [3] предусмотрено, что порядок организации и осуществления внутреннего финансового контроля должен быть утвержден локальным актом, содержание которого учреждение должно определить самостоятельно.

Внутренний финансовый контроль направлен на:

  • создание системы соблюдения законодательства в сфере финансовой деятельности, внутренних процедур составления и исполнения плана финансово-хозяйственной деятельности, локальных нормативных актов;
  • повышение качества ведения бухгалтерского учета, составления достоверной бухгалтерской отчетности;
  • подготовку и организацию мер повышения эффективности и результативности использования субсидий и средств, полученных от приносящей доход деятельности.

Внутренний финансовый контроль — процесс, направленный на получение достаточной уверенности в том, что экономический субъект обеспечивает:

а) эффективность и результативность своей деятельности, в том числе достижение финансовых и операционных показателей, сохранность активов;

б) достоверность и своевременность бухгалтерской (финансовой) отчетности;

в) соблюдение применимого законодательства, в том числе при совершении фактов хозяйственной жизни и ведении бухгалтерского учета.

Целями внутреннего финансового контроля являются:

  • предупреждение нарушений законодательства Российской Федерации, регулирующего порядок осуществления финансово-хозяйственной деятельности, а также внутренних нормативных актов учреждения, и сведение рисков до приемлемого уровня;
  • обеспечение достижения показателей деятельности учреждения, установленных учредителем;
  • предотвращение утраты контроля над активами учреждения и возникновения убытков. Обеспечение сохранности и эффективности использования имущества;
  • обеспечение достоверности информации (отчетности о выполнении государственного задания и целевых программ; бухгалтерской, налоговой, статистической и иной отчетности), представляемой учреждением в адрес учредителя, государственных органов и иных заинтересованных пользователей;
  • подготовка предложений о повышении экономности и результативности использования денежных средств и имущества учреждения.

Как правило, по времени осуществления выделяют три вида внутреннего финансового контроля: предварительный, текущий и последующий [4,5].

Четкую границу между предварительным и текущим контролем установить сложно, да и нет необходимости, учитывая тенденцию к объединению в законодательстве предварительного и текущего контроля, которая прослеживается в отдельных документах: например, в действующей редакции Бюджетного Кодекса РФ осталось только две формы контроля: предварительный и последующий. Однако на уровне отдельной организации выделение текущего (оперативного) контроля актуально, особенно в части контроля правильности отражения операций в бухгалтерском учете.

Поскольку одной из основных целей финансового контроля является предупреждение нарушений, основные мероприятия должны проводиться в рамках предварительного и текущего контроля.

Содержание и мероприятия при осуществлении разных видов внутреннего контроля представлены в Таблице 1.

Таблица 1

Виды внутреннего финансового контроля и их содержание

№ п/п

Вид внутреннего

контроля

Содержание

Мероприятия

Субъекты

1

Предварительный контроль

Комплекс процедур и мероприятий, направленных на предупреждение и пресечение ошибок, нецелесообразных и (или) незаконных действий должностных лиц учреждения на этапе планирования деятельности до начала совершения факта хозяйственной жизни, осуществляемый до начала совершения хозяйственной

операции и позволяющий определить целесообразность и правомерность конкретной операции.

Проверка законности и экономической целесообразности проектов заключаемых контрактов (договоров);

Предварительная экспертиза документов (решений), связанных с расходованием денежных и материальных средств;

Проверка планово-финансовых документов (расчетов потребности в денежных средствах, заявок, включаемых в план закупок, смет доходов и расходов и др.) должностными лицами учреждения, главным бухгалтером, бухгалтером, их визирование, согласование и урегулирование разногласий;

Проверка обоснованности совершаемых операций, правильности расчетов плановых показателей;

Проверка и визирование проектов договоров специалистами, юридическим управлением, главным бухгалтером, бухгалтером.

Наиболее распространенным методом предварительного контроля является санкционирование (разрешение) операций.

Должностные лица учреждения в соответствии со своими должностными (функциональными) обязанностями в процессе финансово-хозяйственной деятельности.

Основные функции при осуществлении предварительного контроля осуществляются планово-финансовым отделом, отделом бухгалтерского учета и юридическим управлением.

2

Текущий (оперативный) контроль

Мероприятия, направленные на обеспечение соответствия совершаемых фактов хозяйственной деятельности нормативно-правовым актам и условиям договоров, их корректное отражение. Повседневный анализ соблюдения процедур исполнения ПФХД, бюджета, осуществление мониторинга эффективности и целевой направленности расходования средств, оценка эффективности и результативности их расходования. Текущий контроль осуществляется в процессе совершения фактов хозяйственной жизни, на этапе принятия решения по использованию активов, принятия и исполнения обязательств и отражения в бухгалтерском учете хозяйственных операций в учете и отчетности в целях своевременного выявления нарушений законодательства и нерационального расходования средств.

Проверка оформления документов на соответствие требованиям законодательства, нормативным актам учреждения и условиям заключенных договоров;

Проверка соблюдения графика документооборота;

Проверка совершаемых хозяйственных операций утвержденным плановым назначениям;

Авторизация операций, подтверждающая правомочность их совершения (в том числе наличие и соблюдение нормативных актов учреждения по разграничению полномочий; наличие доверенностей на осуществление операций и т.д.);

Проверка корректности отражения фактов хозяйственной деятельности в учете и отчетности;

Арифметическая проверка расчетных и нормируемых показателей;

Проверка наличия, состояния имущества учреждения, эффективности его использования;

Проверка расходных денежных документов до их оплаты (расчетно-платежных ведомостей, платежных поручений, счетов и т.п.), фактом контроля является разрешение документов к оплате;

Проверка соблюдения кассовой дисциплины;

Контроль за взысканием дебиторской и погашением кредиторской задолженности;

Сверка аналитического учета с синтетическим учетом (оборотная ведомость).

Основные методы текущего контроля — это обследование, то есть анализ и оценка операций и их отражения в учете; контроль руководителей за работой подчиненных; повседневный мониторинг расходования средств и выполнения внутренних стандартов.

Все работники учреждения в процессе осуществления хозяйственных операций. Основные функции осуществляются структурными подразделениями финансово-экономического блока учреждения.

Работники бухгалтерии принимают к бухгалтерскому учету первичные учетные документы, поступившие по результатам внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета.

3

Последующий контроль

Мероприятия, направленные на установление законности действий должностных лиц учреждения после совершения факта хозяйственной жизни, предусматривающие всесторонний анализ финансово-хозяйственной деятельности объекта проверки с целью выявления фактов положительной практики, нарушений, недостатков, рисков и разработки предложений по повышению эффективности деятельности объекта контроля. Последующий контроль осуществляется по итогам совершения хозяйственных операций и отражения их в учете. Основная задача предварительного контроля — выявить нарушение, если оно было допущено, или подтвердить достоверность учета и отчетности.

Проверка бухгалтерской, финансовой, статистической, налоговой и другой отчетности учреждения;

Сверка данных, т.е. сравнение данных из разных источников информации;

Анализ исполнения плановых документов;

Проверка наличия, состояния и эффективности использования имущества учреждения (денежных средств, материальных ценностей), в том числе осмотр, замеры, экспертизы, инвентаризации, пересчет;

Сбор и анализ информации о результатах выполнения внутренних регламентов и процедур;

Контроль за выполнением рекомендаций по результатам предшествующих контрольных мероприятий;

Комплексные документальные проверки финансово-хозяйственной деятельности и т.д. Методами последующего контроля являются ревизия и проверка.

Последующий контроль по уровню подчиненности осуществляется руководителями подразделений учреждения на систематической основе.

Проверка финансово-хозяйственной деятельности подразделений на основе функциональной независимости осуществляется службой внутреннего аудита.

Последующий контроль осуществляется путем проведения как плановых, так и внеплановых проверок, то есть контрольных действий или исследований состояния дел на определенном участке деятельности. Проверки в зависимости от объема контрольного мероприятия могут быть комплексными, выборочными и тематическими, то есть целевыми (табл. 2).

Таблица 2

Виды проверок

Вид проверки

Содержание проверки

1

Комплексная проверка

Проверка всей финансово-хозяйственной деятельности учреждения за определенный период.

2

Выборочная проверка

Проверка отдельных областей финансово-хозяйственной деятельности учреждения. Проводится или как элемент комплексной проверки, или как отдельная проверка.

3

Тематическая (целевая) проверка

Проверка в отношении конкретного направления или вида финансово-хозяйственных операций. Осуществляется по определенному кругу вопросов или по одной теме (вопросу).


Последующий контроль по уровню подчиненности должен осуществляться руководителями подразделений учреждений на систематической основе с формированием ежеквартального отчета о контрольных мероприятиях, содержащего результаты осуществленных контрольных процедур. Данные отчеты передаются службе внутреннего аудита для обобщения выявленных проблем и выработки рекомендации по предотвращению нарушений. Образец формы отчета руководителя структурного подразделения о проведении контрольных мероприятий по проверке операций с нефинансовыми активами представлен в Приложении № 1.

Лица, ответственные за проведение проверки, осуществляют анализ выявленных нарушений, определяют их причины и разрабатывают предложения для принятия мер по их устранению и недопущению в дальнейшем.

Система внутреннего финансового контроля должна быть направлена на обеспечение разумной уверенности в достижении целей учреждения, при этом допускается наличие определенных ограничений из-за влияния следующих факторов:

  • субъективность суждений, сформированных в результате:
  • неверного выбора средств контроля и мероприятий, направленных на управление рисками;
  • неверного истолкования требований законодательства и/или локальных нормативных документов;
  • отсутствие достаточных статистических данных для осуществления оценки финансовых рисков с требуемой для учреждения степенью точности;
  • сговор двух и более лиц, предполагающий преднамеренные действия работников учреждения по нарушению средств контроля;
  • ошибки работников по причине небрежности и/или недостаточного уровня компетенции.

Проверка финансово-хозяйственной деятельности подразделений на основе функциональной независимости должна осуществляться службой внутреннего аудита.

Служба внутреннего аудита проводит проверки финансово-хозяйственной деятельности подразделений в соответствии с утвержденным руководителем учреждения планом контрольных мероприятий на соответствующий год, а также внеплановые проверки по отдельным поручениям руководителя учреждения. Примерный план контрольных мероприятий оформляется в виде отдельного документа, который в дальнейшем может уточняться и доводиться до сведения руководителей всех структурных подразделений.

Внеплановые проверки осуществляются в случае необходимости проконтролировать вопросы, в отношении которых в какой-то момент появляется информация о возможных нарушениях и злоупотреблениях (судебные иски, привлечение к административной, налоговой и другой ответственности; утрата и/или порча имущества, нарушения, выявленные в ходе плановых проверок).

По результатам проверок подразделений, проводимых службой внутреннего аудитора, составляется акт проверки, который должен содержать следующие сведения:

  • тема и объекты проверки;
  • срок проведения проверки;
  • характеристика и состояние объектов проверки;
  • описание выявленных нарушений и злоупотреблений, а также причины их возникновения;
  • выводы о состоянии текущего контроля в проверяемом подразделении;
  • предложения по устранению выявленных нарушений, недостатков с указанием сроков и ответственных лиц.

При составлении акта должны обеспечиваться объективность, обоснованность, системность, четкость, доступность и лаконичность изложения текста.

После утверждения руководителем учреждения акта проверки должно быть проведено совещание о подведении итогов проверки подразделений.

По окончании отчетного периода (квартала, года) служба внутреннего аудита представляет руководителю учреждения сводный письменный доклад, в котором должны быть отражены:

  • сведения о выполнении плановых и внеплановых контрольных мероприятий учреждения;
  • результаты контрольных мероприятий за отчетный период;
  • анализ выявленных нарушений (недостатков) по сравнению с предыдущим периодом;
  • сведения о принятых мерах по устранению выявленных нарушений и недостатков;
  • оценка рисков;
  • вывод о состоянии финансово-хозяйственной деятельности учреждения за отчетный период;
  • рекомендации по совершенствованию системы внутреннего финансового контроля.

Пример: закупка оборудования.

Мероприятия предварительного контроля:

Планирование (сбор заявок и обоснование закупок; составление смет, ПФХД, плана закупок и т.д.).

Организацию конкретной закупки (соответствие плановым документам; выбор способа закупки; формирование технического задания, проекта договора; обоснование цены; проверку поставщиков и т.д.)

Заканчивается проведением закупки и подписанием договора.

Мероприятия текущего контроля:

Действия по исполнению договора, в том числе непосредственно поставка и оплата (соблюдение сроков, качества, комплектности и т.д.).

Действия по отражению в учете (своевременность, полнота, корректность в проводках, корректность в оценке и т.д.).

Документооборот (соответствие первичных документов правилам бухгалтерского учета, своевременность поступления документов, их движение по подразделениям, хранение документов).

Заканчивается принятием к учету актива и завершением расчетов по договору.

Мероприятия последующего контроля:

Последующий контроль в большей степени ориентирован на проверку разного вида отчетности. В рамках комплексной проверки конкретный факт хозяйственной деятельности может попасть в выборку, соответственно будут проверяться фактическое наличие, состояние, использование; первичные документы по поступлению, движению, выбытию; корректность отражения в учете (по счетам, по кодам финансового обеспечения и т.д.), корректность первоначальной и последующей оценки и т.д.

Наличие эффективной системы внутреннего финансового контроля — необходимый фактор для принятия рациональных управленческих решений, результатом которого является своевременная идентификация, оценка и минимизация рисков, устранение дублирования функций, повышение эффективности финансово-хозяйственной деятельности, снижение вероятности наложения санкций и предписаний надзорными и контрольными органами.

Список литературы

1. Бюджетный кодекс // СЗ РФ. — 1998. — № 31. — С. 3823.

2. О бухгалтерском учете: ФЗ от 06 декабря 2011 № 402-ФЗ (в ред. от 23.05.2016) // СЗ РФ. — 2011. — № 50. — С. 7344.

3. Об утверждении Инструкции о порядке составления, представления годовой, квартальной бухгалтерской отчетности государственных (муниципальных) бюджетных и автономных учреждений: Приказ Минфина России от 25 марта 2011 № 33н (в ред. от 17.12.2015) // Российская газета. — 2011. — № 94.

4. Захарьин В. Внутренний финансовый контроль в бюджетном учреждении / В.Р. Захарьин, Т.И. Фисенко. — Электронный адрес: http://www.budgetnik.ru/art/2707-vnutrenniy-finansovyy-kontrol-v-byudjetnom-uchrejdenii. — Дата обращения: 31.05.2016.

5. Финансовое право. Учебник под ред. M.M. Рассолова / М.; ЮНИТИ-ДАНА, 2001 год. — С. 444.



Приложение № 1

Отчет о проведении контрольных мероприятий по проверке операций

с нефинансовыми активами

за __-й квартал 20___ года.

период проверки






Операции по движению материально-производственных

запасов




Предмет проверки

Вопросы проверки

Наличие замеча-ний

Отметка об исправлении

Комментарии

1

Проверка соответствия отражения операций с материальными запасами положениям учетной политики.

да

исправлено

неправильно сформирована стоимость

2

Проверка наличия прав на материальные запасы, числящиеся в учете (права на вновь созданные объекты; права, вытекающие из договора; права, возникшие по иным основаниям).

да

исправлено

на баланс оприходованы товары, не принадлежащие учреждению, а полученные по договорам комиссии

3

Проверка соблюдения документооборота по операциям с материальными запасами и своевременности отражения движения активов в учете.

нет



4

Проверка содержания первичных документов на соответствие законодательству РФ и заключенным договорам (предмет договора, сроки и иные условия поставки).

нет



5

Проверка полноты и правильности оформления первичных документов по движению материальных запасов.

да

исправлено

на отдельных документах отсутствуют реквизиты подписи лица, составившего и подписавшего документ

6

Проверка правильности ведения аналитического учета, в том числе:
- корректное применение счетов и субсчетов;
- корректное указание источников финансового обеспечения;
- корректное применение КОСГУ;
- полнота и правильность заполнения иных аналитических признаков (единицы измерения, МОЛ, места хранения и другие).

да

исправлено

по номенклатурной позиции «клей ПВА» неправильно указаны единицы измерения: в бухгалтерскую базу внесены «кг», а в первичных документах «литр»

7

Проверка правильности классификации материальных запасов при принятии их к учету.

нет



8

Проверка правильности и полноты формирования стоимости, приобретаемых материальных запасов при принятии к учету.

нет



9

Проверка правильности и полноты формирования стоимости материальных запасов, изготавливаемых учреждением.

нет



10

Проверка правильности и полноты формирования стоимости материальных запасов, полученных при списании/ликвидации объектов основных средств.

нет



11

Проверка обоснованности списания материальных запасов, включая соблюдение установленных учреждением норм расхода материалов.

нет



12

Проверка учета материалов, имеющих срок полезного использования.

нет



13

Проверка выбытия материальных запасов.

нет



14

Проверка отражения в учете результатов инвентаризации материальных запасов.

нет



14

Проверка правильности и полноты формирования информации для предоставления учредителю об особо ценном имуществе.

нет



15

Проверка отражения в учете результатов инвентаризации объектов основных средств.

нет



16

Проверка правильности и своевременности отражения изменения кадастровой стоимости земельных участков.

нет



17

Проверка эффективности использования основных средств.

да

не исправлено

Дорогостоящее лабораторное оборудование работает 1 час в неделю

          Рекомендации по устранению выявленных нарушений: ________

   









Ответственное лицо



/                              /


__.__.20__












Автор:

Теги: внутренний финансовый контроль  государственные учреждения  бизнес-процессы  бухгалтерский учет  внутренний контроль  финансовый контроль  Единый план счетов  финансовая отчетность  достоверность отчетности  достоверность информации  комплексная проверка