Пандемия – вызов для внутреннего аудита

Внутренний аудит и внутренний контроль

Автор:
Источник: Ассоциация “Институт внутренних аудиторов”
Опубликовано: 13 апреля 2020

Глобальные задачи и переход на дистанционную работу

Сегодня мир столкнулся с очень серьезной ситуацией. И хотя это пока не самая большая эпидемическая угроза, с которой приходилось иметь дело человечеству, тем не менее, нельзя недооценивать происходящее. Ведь пока никто не знает, как быстро все закончится, и каков будет урон. Но вполне очевидно, что все организации уже почувствовали или еще почувствуют прямо или косвенно влияние эпидемии на свою деятельность, цели и планы.

Как должны действовать сегодня службы внутреннего аудита? Какие задачи поставить во главу угла и как их решать, как функционировать в текущих условиях? Что делать? И как делать? – вот основные вопросы, которые остро встали перед большинством служб внутреннего аудита.

На вопрос “что делать?” нет универсального ответа. Зато есть четкий ответ на вопрос “что сейчас делать не нужно?”. Не нужно действовать так, как будто ничего не изменилось. Внутренний аудит является частью организации, в которой работает, частью команды. И сейчас он должен делать то, в чем больше всего нуждается организация. Поэтому необходимо задать вопросы менеджменту, совету директоров: “Как мы можем помочь?”, “Где мы можем быть полезны в наибольшей степени?”.

Надеюсь, не ошибусь, если скажу, что менеджмент и совет директоров сейчас хотели бы услышать взвешенную точку зрения, увидеть ситуацию во всей полноте и посмотреть на происходящее в перспективе. Именно здесь – сила внутреннего аудита. И сейчас, как никогда ранее, важно максимально раскрыть свой потенциал в роли консультанта, советника.

Во-первых, помогите менеджменту оценить ситуацию, увидеть и оценить риски. Есть вещи очевидные: падение спроса, сбои в логистических цепочках, остановка производств, болезнь ключевых работников. Могут быть и менее явные риски, например, перебои в работе хранилищ и центров обработки данных, невозможность отремонтировать транспорт или приобрести необходимые запчасти для оборудования, нарушение гарантийных обязательств со стороны вашей компании или со стороны подрядчиков. Обсудите эти риски вместе с менеджментом, предложите решения. Конечно, крайне желательно, чтобы внутренние аудиторы хорошо знали отрасль и разбирались в бизнесе компании или, говоря более широко, в тех вопросах, которыми занимается организация. Но в нынешних условиях во многих случаях достаточно будет использовать широту взгляда на вещи и здравый смысл – качества, присущие любому внутреннему аудитору.

Во-вторых, подумайте о долгосрочных перспективах. Во многих отраслях и сферах деятельности, бизнес, деятельность организации уже не будут такими же, как прежде. Сейчас руководство организаций фокусируется на текущих событиях и ситуации. Это вполне объяснимо. Помогите не потерять перспективу. Вирус отступит, и настанет благоприятное время, чтобы возродиться, наверстать то, что было потеряно, вырваться вперед в конкурентной гонке и достичь новых высот. При этом многие вещи придется делать по-новому. Поэтому сейчас также хорошее время подумать о раскрывающихся возможностях.

Вирус – это одна из тех плохо предсказуемых угроз, о которых написано во всех учебниках по риск-менеджменту. Угроза непредсказуема в том смысле, что заранее неизвестно, когда наступит событие, несущее в себе угрозу. Но прекрасно известно, что такое иногда происходит, и к этому нужно быть готовыми, чтобы минимизировать возможные потери. Именно в этом заключается хороший риск-менеджмент. Если вы видите, что менеджмент оказался не готов к возникшей ситуации, сейчас не лучшее время указывать на это менеджменту и совету директоров. Нужно, засучив рукава, вместе с менеджментом проводить обсуждения, мозговые штурмы, предлагать курс действий. А когда мы преодолеем нынешнюю ситуацию, будет самое время посмотреть и оценить системы управления рисками, разумность планов действий в кризисной ситуации и эффективность процедур по поддержанию непрерывности бизнеса в наших организациях.

Возможно, напротив, руководство организации сочтет, что сейчас оно не готово каким-то иным образом, кроме привычного, использовать ресурс внутреннего аудита. Воспримите это нормально. Для менеджмента одних организаций главная польза внутреннего аудита в нынешней ситуации видится в соблюдении внутренним аудитом взятых на себя обязательств и выполнении календарных планов работ, для менеджмента других организаций – в повседневном участии внутреннего аудита в анализе ситуации и выполнении дополнительных обязанностей, иногда не связанных напрямую с внутренним аудитом. При этом для кого-то может быть важно, чтобы внутренние аудиторы не отвлекали его дополнительными запросами в этой кризисной ситуации. Тогда отложите на время аудиторские задания или тесты, чтобы менеджмент мог полностью сфокусироваться на неотложных вопросах управления организацией и реагировании на вызовы. Если в связи с этим у вас появилось немного свободного времени, используйте его с максимальной пользой для своего профессионального развития и развития подразделений внутреннего аудита:

  1. освежите в памяти Международные профессиональные стандарты внутреннего аудита и другие руководства Международного Института внутренних аудиторов (воспользуйтесь для этого сайтом Института внутренних аудиторов, www.iia-ru.ru),
  2. прочтите классические книги по внутреннему аудиту, внутреннему контролю, управлению рисками: например, 7-е издание “Внутренний аудит по Сойеру: сохранение и повышение стоимости организации”, COSO “Управление рисками организации. Интеграция со стратегией и эффективностью деятельности” (COSO ERM),
  3. посмотрите многочисленные материалы в членской области сайта ИВА, в том числе презентации с конференций и встреч ИВА и выпуски журнала «Внутренний аудитор»,
  4. уделите внимание недавнему исследованию состояния и тенденций развития внутреннего аудита в России,
  5. примите участие в бесплатных вебинарах, которые ИВА и Учебный центр ИВА предлагают своим членам,
  6. изучайте языки – английский язык и/или языки программирования (например, SQL, Python),
  7. подготовьтесь к сдаче экзамена Certified Internal Auditor (CIA) или независимой оценки квалификации на соответствие профессиональному стандарту “Внутренний аудитор”,
  8. примите волонтерское участие в деятельности ИВА (участие в переводах и написание статей).

И, конечно, следует помнить, что главный актив любой организации – это люди. От способности уберечь людей и от умения работать с людьми в кризисной ситуации зависит благополучие самих организаций. Убедитесь, что руководство ваших организаций это понимает и предпринимает соответствующие шаги. Один из таких шагов – это переход на дистанционную работу из дома. Институт внутренних аудиторов попросил Олега Ажимова, руководителя службы внутреннего аудита ПАО “РусГидро”, поделиться опытом такого перехода и нюансами работы его подразделения в условиях самоизоляции:

“В целом служба внутреннего аудита компании безболезненно и оперативно перешла на дистанционную работу, вначале частично, а со второй недели уже в полном составе. Этому способствовало наличие ноутбуков у большинства сотрудников СВА, электронный документооборот в компании, наличие удаленного доступа к сервисам компании через (включая сетевые диски, программы, рабочий стол), четкий план работ сотрудников СВА на ближайший период и др.

В компаниях Группы РусГидро были созданы оперативные штабы, которые контролируют эпидемиологическую ситуацию и оперативно решают все возникающие вопросы. Без сбоев работает служба ИТ-поддержки пользователей и подразделение по управлению персоналом, в том числе в части оперативного перевода сотрудников на дистанционный режим работы. Заработная плата сотрудникам выплачивается своевременно и в полном объеме.

После начала режима самоизоляции я договорился с нашим корпоративным университетом, чтобы для сотрудников СВА открыли доступ ко всем курсам по повышению Soft Skills, но Минтруд разъяснил, что «режим каникул», объявленный Президентом РФ, не распространяется на ПАО “РусГидро” (организация, эксплуатирующая гидротехнические сооружения), и повышение Soft Skills пришлось отложить, поскольку работу никто не отменял, и трудиться приходится не менее интенсивно, чем обычно.

Мы опробовали проведение совещаний в Zoom, но почти этим не пользуемся. В связи с дистанционным режимом работы вместо оперативных совещаний и планерок я ввел еженедельное почасовое планирование задач для каждого сотрудника СВА и еженедельный отчет об их выполнении (с информацией о потраченном времени, внеплановых поручениях, возникших сложностях).

Нашей СВА повезло, что начало самоизоляции совпало с окончанием выездных этапов нескольких проверок, поэтому внутренние аудиторы сейчас заняты подготовкой рабочей документации и результирующих документов. В будущем прогнозируются сложности, связанные с отсутствием первичных документов в электронном виде у некоторых объектов аудита, а также дистанционной работой сотрудников объектов аудита, но мы надеемся, что режим самоизоляции не затянется на несколько месяцев.

Также у нас был ряд отложенных задач, связанных с изменением и разработкой локальных нормативных актов, регламентирующих деятельность внутреннего аудита, в том числе по результатам внешней оценки качества функции внутреннего аудита. Сейчас есть возможность заняться этими вопросами.

Что касается неожиданного перехода на дистанционную работу из дома, то здесь выявились некоторые нюансы:

  1. Существенно увеличилось время на письменные коммуникации посредством электронной почты, раньше часть вопросов решалась путем устных сообщений.
  2. Некоторая сложность ощущается у сотрудников, имеющих маленьких детей: дети требуют регулярного внимания; детям-школьникам часто необходима помощь в настройке дистанционного обучения. В целом, многие ощутили нехватку столов и ноутбуков для каждого члена семьи. Есть сложности с работой с таблицами на небольшом экране ноутбука, иногда требуется принтер и сканер, которые есть не у каждого.
  3. Все москвичи отмечают огромную экономию времени на дорогу; сотрудники стали позже просыпаться.
  4. Многим очень не хватает живого общения с коллегами.

Для оценки самочувствия сотрудников службы внутреннего аудита, их сложностей и потребностей, я составил вопросы и попросил на них ответить. Эта обратная связь помогает понять текущую ситуацию у каждого члена команды, и, надеюсь, поможет в будущем внести необходимые изменения в работу СВА, которые поспособствуют более эффективной работе дистанционно, в том числе в условиях кризиса”.


Автор:

Теги: внутренний аудит  дистанционная работа  службы внутреннего аудита  падение спроса  центры обработки данных  внутренние аудиторы  долгосрочные перспективы  риск-менеджмент  система управления рисками  непрерывность бизнеса  аудиторские задания  Международн