Спущенная правительством директива, обязывающая компании с долей участия Росимущества создать единое централизованное казначейство,обязала государственные корпорации выходить на рынок IT-систем с целью выбора подходящего продукта для автоматизации процессов согласования и проведения платежей.
Тем не менее, руководству не стоит надеяться на то, что данная задача решается лишь выделением необходимых ресурсов и инициацией проекта по автоматизации. Важно понимать, что ни одна информационная система – пусть даже самая продвинутая и современная – сама по себе не решит всех проблем с платежеспособностью крупной организации c холдинговой структурой. Чудес не бывает.
Перед тем, как приступать к процедуре автоматизации процесса централизации казначейства, нужно иметь четкое представление о том, как должно быть выстроено взаимодействие между головной компанией и её подразделениями при осуществлении платежей. Поэтому перед стартом проекта по внедрению информационной системы необходимо разработать документ, регламентирующий этот процесс.
Главная цель регламента централизованного казначейства – создание единой системы расчетов в организации с холдинговой структурой и обеспечение прозрачности процессов согласования и проведения оплаты контрагентам головной компании и ее дочерних обществ.
Что обязательно должен содержать регламент?
Участники процесса и их ответственность. Указываются все сотрудники головной компании и ее дочерних предприятий (по ролям), кто задействован в процессе казначейства, а также ответственность, которую они несут. Обязательными участниками процесса, как правило, являются:
инициаторы платежей – сотрудники предприятия, которым необходимо произвести оплату в соответствии с платежными документами;
группа согласования – перечень сотрудников компании, которые должны согласовать платеж, прежде чем он будет принят к оплате. В группу согласования могут входить непосредственные руководители инициатора, руководители дочерних обществ, финансовый директор головной компании и т.д;
казначей – сотрудник финансового или финансово-экономического отдела, ответственный за бюджетный контроль платежей и формирование реестров на оплату. При построении системы централизованного казначейства данную роль рекомендуется выделять на двух уровнях холдинга – на уровне дочернего общества и на уровне управляющей компании. Таким образом, функцией казначея «дочки» будет согласование и формирование реестра платежей внутри дочернего общества, а казначей головной компании будет нести ответственность за формирование сводного реестра платежей, а также за соблюдение платежеспособности всей корпорации при недостаточности денежных средств на расчетных счетах.
Порядок инициации и согласования платежей, в котором описываются процедуры оформления заявки на платеж, а также порядок согласования заявки. В этом разделе четко прописывается, какой вид платежа с каким участником процесса должен быть согласован.
Например, если инициируется платеж по инвестиционной деятельности, то к процессу согласования обязательно подключается руководитель инвестиционного проекта. Или, скажем, если платеж валютный, то его необходимо согласовать с валютным контролером.
При этом, чтобы казначейство не превращалось в бюрократию, этап согласования платежа не затягивался и не тормозил основную деятельность не проведенными платежами, рекомендуется организовать процесс таким образом, чтобы основная масса платежей согласовывалась внутри дочернего предприятия в рамках БДДС. Функциями головной компании, таким образом, будет утверждение ключевых платежей, а также контроль общей платежеспособности корпорации.
Порядок проведения оплаты. В данном разделе содержится алгоритм осуществления платежей, которые прошли цепочку согласования: порядок и сроки формирования реестра платежей с учетом их приоритетов, порядок формирования платежных поручений и т.д. Также в этом разделе следует описать действия ответственного за процесс проведения оплаты – как правило, это казначей управляющей компании – в случае нехватки денежных средств на расчетных счетах организации. Например, исключить определенные платежи из сводного реестра, организовать перевод денежных средств между счетами или привлечь заёмные средства.
Также в данном разделе могут быть описаны контрольные мероприятия, например, такие как еженедельная проверка своевременности проведения согласованных платежей, оперативный контроль исполнения БДДС и т.д.
В нашей практике нередко встречались заказчики, которые сначала пытались автоматизировать процесс и только потом его регламентировать. Однако при составлении регламента под конкретную систему высока вероятность того, что некоторые особенности бизнеса не будут учтены. В итоге целью такого документа окажется вовсе не повышение эффективности использования финансовых ресурсов компании, а принуждение пользователей работать в системе.
Изначально регламент рекомендуется составлять без привязки к какой-либо конкретной информационной системе, чтобы впоследствии на его основе сформировать критерии для выбора программного обеспечения.