Авторы оригинальной статьи: Саймон Литтл (Simon Little), CPA, старший управляющий, консультант по рискам в Crowe LLP; Луис Лопес Гэрей (Luis Lopez Garay), CPA, старший руководитель, консультант по вопросам эффективности в Crowe LLP; Уильям Уотс (William Watts), руководитель консалтинга по рисками в Crowe LLP
По материалам: Journal of Accountancy
С новыми стандартами по учету лизинга от Американского Совета по стандартам финансовой отчетности (FASB) (Topic 842) многие компании сегодня пробуют на себе различные варианты перехода и обнаруживают, что их сегодняшние системы отслеживания и управления арендными соглашениями просто не приспособлены к тому, чтобы справляться с колоссальными объемами дополнительной учетной работы.
Положения стандартов раздела Topic 842 призваны обеспечить пользователей финансовой отчетности большей прозрачностью, потребовав показывать на балансе операционную аренду (а не просто упоминать ее в примечаниях). За исключением некоторых узкоспециализированных краткосрочных видов аренды, стандарты US GAAP теперь оговаривают признание всей аренды на балансе лизингополучателя в качестве обязательства вместе с соответствующим активом с правом на использование.
Для публичных компаний, некоммерческих организаций с ценными бумагами в публичном обращении и пенсионных фондов, представляющих свою отчетность в SEC, новый стандарт вступит в силу с 15 декабря этого года. Для всех остальных организаций – на год позже в случае с годовыми отчетными периодами, и с 15 декабря 2020 - в случае промежуточных периодов.
Времени для подготовки остается все меньше, и сегодня финансовые руководители все отчетливее понимают, что им придется как-то централизовать и интегрировать свои разрозненные до сих пор подходы к управлению лизингом. С этой точки зрения выход новых стандартов из раздела Topic 842 для них прекрасный повод обновить и автоматизировать уже устаревшие морально, выполняемые вручную процессы.
Как и со многими другими масштабными обновлениями к стандартам, новые стандарты по учету аренды потребуют от компаний внедрить у себя качественно новые учетные политики для обеспечения комплайенса с US GAAP. Это довольно близко к тому, через что прошли составители отчетности с внедрением обновленного варианта стандартов из раздела Topic 606 “Выручка по договорам с клиентами” – здесь также потребуются фундаментальный пересмотр и изменения в учетных процессах и практиках.
Нововведения и сложности с ними
Принимая во внимание требование о представлении всей аренды на балансе, процесс определения договоров, представляющих собой аренду или же содержащих ее элемент, имеет теперь огромную важность. Кроме того, хотя классификация аренды в отчетах о доходах останется в целом неизменной, требование представлять операционную аренду на балансе также несет с собой определенные сложности в учете – например, тестирование на обесценение.
Многие компании в США сегодня просто не хотят нагружать свои общие бухгалтерские журналы деталями по каждому договору аренды, поэтому им может понадобиться отдельный журнал по аренде, где они будут фиксировать все записи. А это означает, что им может потребовать не один, а три отдельных графика по каждому договору, а именно:
- Платежный график, в котором будут отражаться дисконтированные будущие платежи по аренде
- График амортизации для актива с правом на использование, где будет отражаться рассчитанное уменьшение стоимости актива в рамках операционной аренды
- Амортизационный график для арендного обязательства, где будет отражаться прирост процентов по обязательству
Компаниям придется вносить изменения во все три графика при любых изменениях условий лизинга, будь-то изменения в ставках и сроках действия, продление срока действия, возобновление и так далее. Уровень детализации и сложности, с учетом объема информации, которую придется обрабатывать, и требований к системам контроля может сделать весьма затруднительным дальнейшее управление портфелями лизинга с помощью таблиц Excel, как многие компании до сих пор это делают.
Шаг первый: арендные запасы
Прежде чем компании начнут проводить оценку издержек в рамках осуществления перехода на новый стандарт, им необходимо провести тщательную инвентаризацию своей аренды. Этот процесс может казаться довольно прямолинейным, однако на практике многие обнаружили, что собрать всю необходимую для этого информацию сложнее, чем представлялось изначально. В некоторых компаниях управление лизингом очень децентрализовано, и отдельные бизнес-подразделения – часто разнесенные к тому же по разным локациям – привыкли к тому, чтобы заниматься управлением самостоятельно, на местном уровне. Поскольку аренда может быть встроена в договоры, которые по своей форме даже не отвечают понятию аренды, легко представить себе, какому риску подвергают себя такие организации, где аренда может пройти незамеченной усилиями сотрудников, чьи полномочия предполагают возможность заключения контрактов.
Например, услуги по обеспечению компании оборудованием для расчетов могут включать встроенную аренду в дополнение к оказанию самих услуг и обслуживанию оборудования. Встроенную аренду на практике можно обнаружить во множестве договоров на приобретение услуг и оборудования, начиная с терминалов ATM и заканчивая автоматами по продаже закусок и напитков в офисных зданиях. Менеджеры могут рассматривать такие договоры в качестве сервисных контрактов, тогда как на самом деле они будут включать аренду с точки зрения финансового учета.
Новые американские стандарты по учету аренды позволяют организациям на период перехода по своему выбору не проводить переоценку того, являются ли их действующие договоры арендными (или содержат ли они ее в себе), но это практическое послабление не распространяется на изначально неправильную оценку в рамках требований US GAAP. В результате компаниям в любом случае придется внедрить у себя процессы по оценке принадлежности контрактов к категории лизинговых, а уж на постоянной основе или только на период перехода – зависит от необходимости.
Эта задача порождает множество вопросов. Можно ли научить менеджеров определять, какие договора являются арендой или содержат ее, с тем чтобы эти данные затем передавались для обработки в бухгалтерию? Если так, то кто должен отвечать за это обучение, и как его организовать? Кто будет заниматься подготовкой всей документации, в которой фиксируются специфические условия по каждой отдельной аренде? Имеющиеся сейчас в наличии ресурсы могут оказаться недостаточными для выполнения новых задач полностью своими силами, поэтому ничего удивительного, что многие компании обращаются сегодня за помощью к сторонним консалтинговым организациям.
Технологии также могут в этом быть полезными. Приложения на основе искусственного интеллекта способны сканировать тысячи документов и выявлять в них общие лизинговые условия. В роли центрального хранилища документов могут выступить специализированные программы для управления договорами, а специализированное ПО для учета аренды автоматизирует ведение журналов. Внедрение всех этих технологических новшеств сведет к минимуму – хотя и не устранит полностью – риск неполного учета имеющих запасов, снижая зависимость от человеческого фактора.
Централизованное управление лизингом
Если в организации арендные соглашения распространены, их сегодняшние децентрализованные системы “местного” управления придется обновить, чтобы иметь возможность применять новый подход к лизинговой отчетности в более централизованной манере. В то же время менеджерам локальных подразделений нужно будет оставить определенную свободу, в противном случае они не смогут заключать новые контракты (которые, опять-таки, тоже могут содержать в себе встроенную аренду).
Для разрешения этой дилеммы бизнес может использовать два подхода. Во-первых, можно выделить время и ресурсы на обучение всех менеджеров, имеющих полномочия на заключение контрактов, рассказав им все о новом стандарте по учету аренды, различных типах договоров, с которыми можно столкнуться, и данных, которые необходимо представлять в бухгалтерию на обработку. Либо же компании могут выпустить новое общекорпоративное требование о том, чтобы информация обо всех новых контрактах обязательно передавалась в центральный отдел обработки, который будет отвечать за определение наличия аренды в их составе.
Технологии на службе учета
Очень небольшую компанию, арендующую небольшой офис, несколько копировальных аппаратов и корпоративный автомобиль, ведение учета аренды “по старинке” в Excel может, в теории, устроить. Однако даже такой небольшой портфель лизинга потребует постоянного мониторинга и обновления, а это означает самые широкие возможности для ошибок. В реальности сегодня мы подошли к тому моменту, когда даже такие небольшие компании начинают осознавать необходимость специализированного программного обеспечения для управления договорами аренды.
Что касается средних и крупных организаций, которые вступают по ходу своей деятельности в сотни и даже тысячи соглашений, то специализированные процессы управления договорами уже давно являются частью их систем ERP. В то же время это не гарантирует правильный учет всей детализированной информации, которой требуют новые стандарты, о чем их бухгалтерским департаментам также уже известно. Поэтому бухгалтерия таких крупных организаций на первых порах окажется погребена под колоссальным объемом данных из разных источников, требующих теперь консолидации.
В долгосрочном периоде компаниям придется внедрить у себя более последовательные процессы, делающие возможным регулярное обновление информации при возникновении любых изменений в условиях лизинга. А для этого им понадобятся актуальные, отлаженные процессы управления и учета арендных соглашений.
Правильный выбор технологических новинок
Если в компаниях уже используются ПО для управления договорами, им нужно просто убедиться, что оно подходит для управления учетными данными, расчетов и отчетности по новым требованиям стандартов. Возможно, им лучше будет внедрить отдельную, новую систему учета, причем и тот, и другой подход имеет свои преимущества и недостатки.
Интеграция новых требований к лизинговой отчетности в действующие системы означает ряд преимуществ – прежде всего в виде способности пользоваться всеми достижениями действующих систем ERP. Все основные параметры вроде плана счетов, ограничений, инструментов контроля рабочего процесса - давно опробованы. Кроме того, сотрудники уже знакомы с интерфейсом, а это значит, что экономится время на обучении и снижаются риски ошибок на первоначальных этапах работы.
С другой стороны, многие крупные организации имеют у себя не одну, а множество систем ERP в различных бизнес-подразделениях, поэтому вариант с новым программным обеспечением в их случае может иметь смысл. Но дополнительные расходы на внедрение могут быть велики, и их нужно учитывать вместе с дополнительным, также немалым давлением, которое придется оказать на IT-департамент.
Какой бы путь по итогу ни был выбран, ключевое значение по-прежнему имеют эффективные коммуникации между менеджментом и бухгалтерским департаментом. Даже небольшие ежедневные события на протяжении срока действия аренды могут потребовать пересмотра одного или нескольких графиков, о которых говорилось в начале – пересмотр условий, исполнение предусмотренных договором возможностей, возобновление, обратный выкуп и множество других изменений, которые необходимо отслеживать. Если в крупной организации сотни арендных соглашений, то таких событий каждый месяц может быть сотни и даже тысячи.
Прочие соображения технического толка
В прошлом определение условий договоров выполнялось преимущественного живыми специалистами. Сегодня использование новейших технологий на основе искусственного интеллекта позволяет строить определенные модели для прочтения и определения содержащихся в договорах условий, что несет с собой определенное доверие в плане точности прочтения. Например, компания может наложить условие, согласно которому при падении точности машинного распознавания ниже 98% договор отправляется на изучение специалисту. Технология многообещающая, однако на практике компаниям трудно решиться на ее внедрение из соображения издержек, если только их портфели не состоят из тысяч договоров.
При выборе подходящего программного решения компании принимают в расчет множество факторов. Конечно, специализированное ПО для учета аренды давно уже есть на рынке, а его производители успели заработать себе репутацию в течение многих лет. Давно применяющееся ПО прошло проверку временем в реальных условиях, и в этом его преимущество. С другой стороны, многие производители вышли на рынок уже после публикации нового стандарта – более того, сам факт их выхода стал ответом на это, то есть они производят специализированное программное обеспечение в помощь компаниям с внедрением, учитывая новые специфические потребности.
Гибкость, масштабируемость, удаленный доступ – также очень важные определяющие выбор факторы. Компаниям-клиентам нужно помнить о том, что интерфейс новых программ должен хорошо интегрироваться с прочими системами учета. Кроме того, им нужно быть уверенными в том, что производители смогут на регулярной основе отслеживать точность проводимых их системами расчетов и обновлять их с учетом изменений в стандартах.
Если речь идет о международных американских компаниях, то им, помимо всего прочего, придется обеспечить соответствие систем требованиям международного стандарта IFRS 16, который все же имеет свои отличия от US GAAP. Например, в IFRS 16 вся аренда классифицируется в качестве финансовой, а в американских стандарта раздела Topic 842 допускается двойная классификация.
Финансовым менеджерам в идеале стоит рассматривать новые требования к учету аренды и как вызов, и как новые возможности. Если вдруг окажется, что с применяющимися сегодня системами уже все в порядке – замечательно. В противном случае это прекрасный повод для централизации, обновления, интегрирования и автоматизации всего устаревшего с целью совершенствования финансовой функции в организации.