На проектах внедрения системы бюджетирования часто сталкиваюсь с недовольством руководителей подразделений по поводу их участия в бюджетном планировании. «Никогда этого не делали, и сейчас незачем», – нередкая фраза, доносящаяся до меня. Поддерживают спор и экономисты: «Мы сами, зачем нам ЦФО». Именно поэтому хочу подробно обсудить выгоды, которые ЦФО могут получать от участия в планировании бюджетов.
Соглашусь, если раньше к данному виду работ специалисты не привлекались, то первая реакция – защитная, то есть отторжение. И это вполне нормально. Но раз топ-менеджеры предприятия приняли решение о необходимости участия ЦФО, то руководителям ЦФО надо не только смириться, но и максимально вникнуть в процесс, чтобы кроме обязанностей получить для себя и некие права/бонусы.
Новые возможности
Отныне ЦФО могут влиять на плановые суммы напрямую. Если раньше лимиты бюджета спускались сверху, что называется «с потолка», то сейчас есть возможность не только предоставить их руководству, но и аргументировать каждую цифру. Руководитель ЦФО отвечает за выполнение этих планов головой, поэтому цифры должны быть максимально точными. Это не значит, что затраты лучше планировать с запасом, а доходы – наоборот. Всегда нужно придерживаться наиболее приближенного к реальной жизни варианта. Таким образом, руководитель ЦФО будет отвечать ровно за то, что подал руководству. Понятное дело, каждый бюджет подлежит корректировке «сверху», но лучше, когда корректируются приближенные к правде цифры, а не «потолочные».
Так, руководитель отдела снабжения, планируя материальные затраты, руководствуется предстоящим планом продаж или объемом необходимого сырья для производства. При этом экономисты могли подать лимиты, например, на основании данных прошлых периодов, что совершенно не соответствовало бы реальной потребности или не учитывало рост цен поставщиков. Руководитель отдела продаж, подавая сумму в один миллион, понимает, что с активной проработкой контрагентов может выполнить спускаемые сверху полтора миллиона, но никак не пять, которые указали плановики.
А теперь о выгодах
Первый плюс и, на мой взгляд, самый приятный – возможность влиять на свою премиальную часть заработной платы в положительную сторону. Работа ЦФО в части выполнения ранее поставленных планов зачастую завязана на показателях эффективности. В таком случае руководитель ЦФО будет нести персональную ответственность за достижение этих показателей, что будет мотивировать его на организацию работ своего подразделения. Следует учитывать, мотивация сработает только в случае, когда руководитель ЦФО имеет непосредственное влияние на бюджетные показатели и знает, как выполнить этот бюджет.
Второй плюс – делегирование ответственности в процессе бюджетирования повышает скорость принятия решений. Не надо ждать согласования каждого платежа руководством, можно действовать в рамках выделенного бюджета. Это положительно отразится на основном процессе, курируемом ЦФО: своевременная оплата поставщику – и он поставил нужные запчасти, станок не встал – выполнили запланированный объем продукции. Отсутствие препятствующих и задерживающих факторов как никогда скажется на скорости процесса.
Ну и третий плюс, возможно не столь очевидный, но имеющий право на существование, – перспектива роста. При вовлечении ЦФО в процесс планирования топ-менеджмент компании полагается на руководителей ЦФО, тем самым давая свободу действий и показывая свое доверие к их компетенции. А если руководитель ЦФО покажет себя как человек, отвечающий за свои слова (читай планы), то не обойдется и без перспектив карьерного роста и публичного признания. Согласитесь, быть в первых рядах всегда приятно.
Вот как минимум три основных мотивирующих фактора, которые имеют место быть. Так что не бойтесь новых веяний в работе, воспринимайте их как возможности, а не как угрозы. Поверьте, это не останется незамеченным.