Управление денежными потоками в типовой некоммерческой организации

Финансовый менеджмент
Источник: GAAP.RU
Опубликовано: 1 апреля 2019


Автор оригинальной статьи: Брюс Сандерс (Bryce Sanders), президент Perceptive Business Solutions Inc.

Источник: Accounting Web

Профессиональным бухгалтерам со стороны часто отводится определенная роль в управлении некоммерческими организациями. Будь это музей или крупный благотворительный фонд, эта роль все равно так или иначе связана с присмотром за состоянием финансов, однако в США более вероятно, что это будет скорее небольшая компания, управляемая группой самоотверженных людей с не очень хорошим пониманием тонкостей бизнеса – иными словами, тех, у кого лучше выходит тратить деньги, нежели привлекать их. В этом случае для профессионального бухгалтера особую важность имеет управление денежными потоками.

Предположим, вас как профессионального бухгалтера со стороны привлеки на роль казначея. Особых операций, связанных с продажами, которые потребовали бы к уплате значительных сумм налога с продаж, эта некоммерческая организация не проводит. Подготовкой отчетности для госорганов занимается сторонняя бухгалтерская контора. Финансирования производится за счет взносов ее членов и пожертвований, в том числе в ходе крупных благотворительных мероприятий. Имеются определенные резервные фонды и лимитированные фонды с ограничениями по целевому расходованию.

Организация, тем не менее, ведет свой бизнес на основе денежных потоков – концепции, самой по себе не очень хорошо понимаемой другими членами управляющего совета, чей опыт в бизнесе ограничивается управлением домашними хозяйствами, а заработная плата прямо перечисляется на счет в банках. Кредитные лимиты по банковским картам они воспринимают как “расширение” зарплаты на случай, если ее не хватает на покрытие расходов и оплату счетов.

В США основной задачей любого совета директоров является обеспечение светлого будущего для компании (или просто выживания) при одновременном удовлетворении интересов акционеров и других участников. Если компания оказывается в беде, члены совета директоров могут столкнуться с судебными исками по обвинению в нарушении фидуциарных обязательств. Однако в случае местных небольших компаний все немного иначе, особенно если это сектор некоммерческих организаций, которым тем более трудно подыскать себе членов совета директоров и топ-менеджеров. Ограничения по срокам пребывания в совете директоров редки, а “текучка” может быть очень высокой. При этом часто можно наблюдать простое непонимание прямых обязанностей: люди воспринимают свое пребывание в совете директоров некоммерческих организаций в качестве волонтерства и упускают из виду сущность своих фидуциарных обязательств.

Внедрение управление денежными потоками

Как это сделать? Начинаем с операционных расходов: разбиваем их по месяцам, используем эти данные для составления иллюстративных диаграмм, показывающих, как деньги расходуются в течение года. Например, если $200,000 тратятся каждый год, это будет прямая линия с точкой отсчета в нуле, оканчивающаяся на отметке 200,000. Все очень просто на данном этапе.

Далее следует изучить, каким образом ежемесячно признаются доходы; посмотреть, как обстояли дела в предыдущие годы. Это могут быть постоянные источники вроде членских взносов, или массовые однократные поступления по ходу устраиваемых крупных благотворительных мероприятий для сбора пожертвований. Это также могут быть правительственные гранты. В этом случае линия доходов будет иметь “пики”.

Эти две линии следует совместить, предварительно исключив из данных однократные неповторяющиеся события вроде оставленных фонду завещаний. Часто на основе такого анализа хорошо заметно, что деньги тратятся быстрее, чем они поступают. Что хуже, деньги могут тратиться в отсутствие фондов, чтобы их покрыть. Совет директоров такую наглядную логику должен понять, она достаточно проста даже для них.

Как решить проблемы

Очень маловероятно, что этой некрупной некоммерческой организации местный банк открыл обширную кредитную линию – более вероятно, что у нее где-то окажется “заначка” в виде инвестиций и денежных средств в резервных фондах. Скорее всего, в случае экстренной нехватки фондов члены совета каждый раз голосуют за то, чтобы их “распечатать” (потому что “так было всегда”).

Профессиональному бухгалтеру рекомендуется встретиться с членами исполнительной комиссии, прямо ответственными за одобрение корпоративной политик. Объяснить им, что организации для привлечения средств необходимо устроить мероприятия на такие-то даты, что позволит сгенерировать достаточно доходов для покрытия расходов. Чтобы организовать мероприятия, деньги также нужны, однако чистые доходы должны соответствовать установленному целевому уровню или превышать его.

Необходимо наладить постоянно возобновляющиеся источники доходов. В случае с некоммерческими организациями это обычно ежегодные членские взносы. Следовательно, необходима активно действующая кампания по привлечению новых членов и дополнительная – по возвращению уже действующих, но неактивных членов. Второе направление может быть где-то проще, однако оба важны с точки зрения доходов. Встреча с членами исполнительной комиссии необходима, чтобы заручиться их согласием на это.

Непредвиденные расходы

Ничто не бьет по денежным потокам больнее, чем крупные счета, которых никто не ждал. Компании закладывают в бюджет капитальные расходы на модификацию и улучшения, но многие при этом откладывают их до тех пор, пока не придет большая беда. Некоммерческие организации – не исключение. Чтобы избежать больших непредвиденных расходов, потребуется постоянная статья капитальных расходов либо еще один резервный фонд, который будет служить подушкой безопасности.

Сокращение расходов

Профессиональным бухгалтерам обычно хорошо удается анализировать расходы и вырезать все лишнее. Очень вероятно, что некоммерческая организация пользуется услугами, такими как страхование, вывоз мусора, печать листовок и буклетов, связи с общественностью, взятие оборудования в аренду и так далее. Очень полезно будет проанализировать эти расходы и выставлять их на голосование с позиции того, насколько они на самом деле необходимы, каждый год или два. По меньшей мере, так можно убедиться, что организация платит за них конкурентную цену – это тоже часть фидуциарных обязательств профессионального бухгалтера.

Все описанное выше может занять год или два. Однако нужно учесть, что среди устроителей публичных благотворительных мероприятий могут встретиться недовольные повышенной прозрачностью показателей дохода. С другой стороны, вы как приглашенный профессиональный бухгалтер поставите свою НКО на ноги, и заработает “сарафанное радио”: кто-то захочет, чтобы вы сделали то же самое и для них. Очень вероятно, что вас пригласят присоединиться к совету директоров и оказывать ту же услугу за бесплатно. На это можно сказать, что вашим постоянным место работы является другая организация, которой вы посвятили уже многие годы. Разработка и внедрение управления денежными потоками для некоммерческих организаций – просто часть вашего бизнеса. Можно провести анализ, предоставить рекомендации и даже провести мастер-класс по управлению бизнесом для членов совета директоров НКО. Все это стоит денег, однако результаты будут говорить сами за себя.

Теги: управление денежными потоками  некоммерческая организация  профессиональные бухгалтеры  НКО  налог с продаж  резервные фонды  капитальные расходы  фидуциарные обязательства  непредвиденные расходы  сокращение расходов