Очень часто от производителей систем автоматизации мы слышим громкие заявления о том, что после внедрения их системы эффективность труда работников возрастет в разы, прекратятся скитания сотрудников по кабинетам, а бумажные документы вообще исчезнут со столов руководителей. Проходит месяц-другой после окончания внедрения, но у многих обещанные эффекты так и не реализуются. Знакомо, не правда ли? В чем же причина – давайте разберемся.
Мне не раз встречались организации, которые, поддавшись чарам продавцов, в системе автоматизации казначейства видели панацею от всех бед, забывая о том, что перед тем как автоматизировать процесс необходимо, чтобы процесс работал «на бумаге» и в отсутствии системы. Выстроить грамотный процесс в виде схем проведения платежей, регламентов и инструкций – задача подчас сложнее, чем внедрение программного обеспечения. Многие компании-внедренцы прекрасно знают об этом и, стремясь снизить конечную стоимость проекта, во главу проекта ставят систему, а не процесс. Это главная ошибка, которая приводит к тому, что вроде бы и система работает, и люди обучены, а эффекта нет.
На мой взгляд, регламент – это главный документ всего проекта, который однозначно устанавливает «правила игры». Именно в нем должно быть зафиксировано, где и как бумажный документ в организации может быть переведен в электронный вид, и где должен остаться бумажный оригинал.
Я уверен, что ближайшие несколько лет, от бумажных счетов, накладных, актов в процессе взаимодействия с контрагентами полностью избавиться не получится. Даже не смотря на все усилия законодательства в области межкорпоративного электронного документооборота. Но уверен, что есть шанс минимизировать их «хождение» внутри самой организации. Перейдем к конкретике.
За последние годы я ознакомился с множеством регламентов по обеспечению финансовыми ресурсами как малых предприятий, так и крупных холдингов. У тех успешных, у которых действительно удалось уменьшить бумажный документооборот, я выделил следующий момент. Регламент должен четко определять понятие «заявка на оплату», «расчетный документ», «подтверждающий документ».
Заявка на оплату – документ, содержащий все необходимые реквизиты для осуществления платежа и его отражения в бухгалтерском и управленческом учете, в т.ч. в бюджетировании.
Расчетный документ – документ, полученный от контрагента, служащий основанием для осуществления платежа. К ним можно отнести счет на оплату или платежное требование контрагента. Частным случаем расчетного документа может быть внутренний распорядительный документ.
Заявки на оплату и расчетные документы – это основания для финансиста для проведения оплаты.
Подтверждающий документ – товарные накладные, акты выполненных работ, счета-фактуры, отчеты по договорам с контрагентами, справка для перечисления налога (сбора) и другие документы, подтверждающие произведенные расходы. Служат основанием для согласующих лиц к принятию заявки к оплате. При этом именно они – основная масса бумажных документов.
Отличительная черта подтверждающих документов – без их отражения в бухгалтерском (налоговом) учете заявка на оплату не должна быть принята к согласованию. Это значит, что оригиналы подтверждающего документа должны быть переданы напрямую в бухгалтерию до оформления заявки на оплату. В зависимости от размеров предприятия – за 2-5 рабочих дней.
Кратчайший путь подтверждающего документа в организации – из подразделения в бухгалтерию, где происходит его отражение в системе бухгалтерского учета – т.е. перевод в электронное представление. Не буду заострять внимание на согласовании актов выполненных работ и различных отчетов по договорам с контрагентами: эти процессы должны быть регламентированы иными положениями в организации и по сути не относятся к казначейским процессам.
Для обеспечения процесса согласования платежа обязателен расчетный документ – обычно счет на оплату или счет-фактура. Расчетный документ акцептуется руководителем либо до перевода в электронный вид, либо в процессе его согласования (например, в системе электронного документооборота). Оригинал счета на оплату может остаться в подразделении, если иное не обговорено внутренним положением. Оригинал счета-фактуры, оформленный вместо договора, передается в бухгалтерию как подтверждающий документ.
Оперируя этими тремя понятиями, удается четко разделить весь документооборот организации на корпоративный и регламентированный. У каждого из них своя цель:
- корпоративный – обеспечить минимальное время прохождения заявок на оплату и расчетных документов от инициатора до утверждающего;
- регламентированный – обеспечить прямой маршрут движения подтверждающих документов с соблюдением законодательных норм от инициатора до бухгалтерии.
Если регламент финансового обеспечения организации не раскрывает этих целей, то его необходимо пересмотреть, придерживаясь следующих критериев:
- схема движения различных видов бумажных документов (счетов, актов, накладных и др.) должна быть максимально единообразна. В идеале «инициатор» – «бухгалтерия».
- исключить возвратное движение бумажных документов.
Автоматизированные системы казначейства оптимизирует в основном согласование заявок на оплату (т.е. корпоративный документооборот). Регламентированный должен быть оптимизирован изначально. Только при соблюдении этой синергии удастся положительно ответить на вопрос «как отказаться от бумаги». Желаю вам грамотных внедренцев.