Выбираем технические средства подготовки отчетности

Многие компании переходят на подготовку консолидированной финансовой отчетности группы по МСФО в более продвинутых программных продуктах. Есть несколько базовых вариантов автоматизации.

C 2012 года для ряда компаний законодательно установлена обязанность представлять консолидированную финансовую отчетность по МСФО. Изменилась не только широта охвата фирмами учета, но и сроки подготовки отчетности. Так, законодательство требует, чтобы годовая консолидированная отчетность вместе с аудиторским заключением была представлена не позднее 120 дней после отчетной даты. А консолидированная промежуточная отчетность за 1-е полугодие — не позднее 60 дней (п. 12 ст. 30 Федерального закона от 22.04.1996 № 39-ФЗ). Без оптимизации технологии подготовки отчетности для многих фирм такие сроки не всегда достижимы.

Преимущества и недостатки программ

Еще несколько лет назад основным инструментом подготовки отчетности по МСФО был Excel. Его достоинства очевидны:

• низкая стоимость программного обеспечения;
• возможность быстрой, гибкой адаптации таблиц к меняющимся требованиям;
• доступное обучение работе в программе;
• интегрированность с наиболее распространенными офисными приложениями;
• широкий выбор инструментов анализа данных таблиц.

Как видим, эта программа — экономичный и быстровнедряемый инструмент подготовки отчетности по международным стандартам.

Однако есть у него и свои недостатки:

• ограничение скорости выполнения операций в таблицах при больших объемах данных, которые возникают при консолидации большого количества компаний в группе;
• отсутствие встроенной функциональности, которая обеспечивала бы систему статусов, отражающих прогресс выполнения работ по подготовке отчетности;
• невысокая надежность хранения и обработки информации, производимых в едином (сетевом) пространстве;
• недостаточность возможностей разграничения прав участников процесса подготовки отчетности;
• ограничения архитектуры электронных таблиц.

Бизнес-процессы совершенствуются. Во многих компаниях на первый план выходят несколько иные задачи, чем просто подготовка фактической отчетности. Фирмы стремятся интегрировать подготовку отчетности в систему управления и информационного обеспечения, сблизить подходы к формированию управленческой и публичной отчетности, использовать принципы МСФО при подготовке прогнозной информации и т. д. Весьма распространенной становится практика быстрого закрытия отчетности, когда консолидированная отчетность по международным стандартам проходит аудиторскую проверку через месяц-два после отчетной даты. С учетом этих задач все больше компаний переходят на подготовку отчетности группы по МСФО в более продвинутых программных продуктах. Остановимся на двух базовых вариантах автоматизации.

Вариант 1. Автоматизация трансформационных и консолидационных процедур на уровне головной компании холдинга в системах консолидации. В этом случае основная нагрузка по подготовке консолидированной отчетности группы сконцентрирована в головной компании. Функция «дочек» заключается в формировании консолидационных пакетов (форм сбора), расшифровывающих данные индивидуальной отчетности фирм по РСБУ.

Вариант 2. Автоматизация непрерывного учета в дочерних компаниях в транзакционных системах. При таком варианте к компетенции «дочек» относится формирование индивидуальной отчетности по МСФО, а головная компания проводит сверку и консолидацию полученных данных.

На практике эти два варианта могут встречаться как в чистом виде, так и в комбинации. Рассмотрим, какими параметрами определяется выбор способа автоматизации.

1. Количество компаний в группе и ожидаемые сроки внедрения. В большинстве случаев крупные холдинги идут по пути внедрения у себя систем консолидации или начинают процесс автоматизации на уровне всего холдинга. Это связано с тем, что контролировать качество и сроки внедрения гораздо проще для одного проекта, чем для нескольких, идущих параллельно.
2. Исторически сложившееся распределение ответственности за подготовку отчетности по МСФО. Если при формировании отчетности в Excel дочерние компании отвечали лишь за подготовку исходных данных по российским стандартам бухучета, вряд ли будет эффективно (по крайней мере, в краткосрочном периоде) делегировать им ответственность за подготовку отчетности по МСФО. И наоборот, передача на уровень холдинга функций расчета трансформационных корректировок от дочерних компаний, самостоятельно готовивших отчетность по МСФО, в большинстве случаев приведет к снижению качества информации. Ведь навыки формирования профессионального суждения, необходимые для расчета оценочных значений, сконцентрированы в дочерних компаниях.
3. Квалификация бухгалтерского персонала. Профессиональный уровень персонала является фактором, в большей степени влияющим на качество отчетности по международным стандартам. Если головная компания в силу различных причин не может обеспечить присутствие достаточного количества специалистов с необходимой квалификацией на местах, то наименее рискованный вариант — сконцентрировать функции подготовки отчетности по МСФО в головной компании.
4. Унификация учетных систем. Проекты по автоматизации непрерывного учета в дочерних компаниях быстрее прогрессируют и требуют минимальных затрат там, где существует единый корпоративный план счетов, унифицирована нормативно-справочная информация, обеспечено единство учетных принципов. Это вполне логично. Ведь через решение таких задач, по сути, идет подготовка к разработке типовой учетной системы по МСФО.
5. Особенности бизнеса. Не стоит забывать о том, что выбор уровня автоматизации в большинстве случаев это в том числе и выбор между транзакционным учетом по МСФО и трансформацией. Некорректно говорить о том, какой из этих способов подготовки отчетности лучше. В некоторых случаях трансформация на уровне агрегированных данных не дает приемлемого уровня точности.

Пример:

Фирма сдает в аренду имущество. У нее множество договоров, каждый из которых должен рассматриваться отдельно, а порядок признания доходов в МСФО и РСБУ различается. В таком случае реализация функции транзакционного учета гораздо ближе к ERP-системе, чем к системе консолидации.

Неоднократно участвуя в процедурах контроля качества внедрения, проводимых вендорами программных продуктов, нам приходилось слышать их мнение о необходимости соотносить требования к автоматизации процессов с особенностями программных продуктов. Так, например, систему консолидации неправильно перегружать функциями транзакционного учета, реализуя в ней пересчет договоров или пообъектный учет основных средств по МСФО.

Избегаем ошибок

Хотелось бы предостеречь фирмы, которые планируют автоматизировать подготовку отчетности по МСФО от ошибок. Назовем их мифами автоматизации.

Миф 1. «Автоматизация как есть». Необходимо отдавать себе отчет в том, что воспроизведение логики трансформационных файлов Excel в системе — это не всегда хорошо. Нередко автоматизации сопутствует оптимизация бизнес-процессов, в том числе и процессов подготовки отчетности. На наш взгляд, именно это одна из важнейших причин, по которой в проекте по автоматизации подготовки отчетности должен присутствовать методолог-постановщик. Иными словами, на проекте должен быть специалист, который критически посмотрит на существующую систему подготовки отчетности и поймет, как найти баланс между логикой системы и желаниями (привычками) пользователей.

Миф 2. «Красная кнопка автоматизатора». В среде консультантов есть шутка о мечте заказчика — красной кнопке, после нажатия на которую из принтера можно достать распечатанную отчетность. При выполнении проектов по автоматизации (особенно в начале проекта) заказчик часто склонен впадать в крайность и требовать автоматизации всех расчетов и поправок. Он полагает, что именно степенью автоматизации определяется успех проекта. Но когда приходит осознание того, что реализация всех требований приводит к значительному росту расходов на сбор данных, система становится громоздкой и негибкой, от части требований постепенно отказываются. По нашим наблюдениям, в системе консолидации автоматизируется в среднем 40—70 процентов поправок, в ERP-системе — до 80 процентов.

Миф 3. «Машина vs человек». Опыт работы в проектах по постановке методологии автоматизации показывает, что система не может заменить профессиональное суждение квалифицированного специалиста. Более того, во многих случаях после автоматизации требования к квалификации персонала возрастают. Помимо предметной области, сотрудники должны понимать логику системы на уровне продвинутых пользователей.

Миф 4. «У нас есть входящее сальдо». Компании, имеющие историю подготовки отчетности по МСФО в Excel, считают, что у них не должно возникнуть проблем при переносе сальдо в систему. Однако на практике все бывает не так просто. При автоматизации часто вводятся дополнительные аналитические разрезы, которые раньше отсутствовали в расчетных файлах Excel. Как следствие, необходимо разбить существующие цифры в новой аналитике. Кроме того, часто при автоматизации видоизменяется алгоритм расчета показателей. Возникают проблемы с использованием данных, рассчитанных на основе прежней методологии.

Пример:

В расчетных файлах Excel амортизация основных средств по МСФО считалась от остаточной стоимости и оставшегося срока полезного использования. При этом информацию о первоначальном сроке в расчетные файлы не заносили и не поддерживали. Для автоматизации система требовала внесения информации о первоначальном сроке, а остаточный срок находила сама обратным счетом. Пришлось восстанавливать недостающую информацию.

В заключение отметим, что автоматизация подготовки отчетности по МСФО, несомненно, является важным шагом на пути совершенствования бизнес-процессов компании. Для успеха проекта необходимы планирование, правильная постановка целей и четкая координация действий всех участников.