не нужно рассчитывать на правильный результат.
Китайская пословица
Мудрый человек всегда учиться на чужих ошибках. Вам повезло: Вы не первый и далеко не последний, кто решился на автоматизацию своего предприятия и у Вас есть небольшое, но весомое преимущество – Вы можете обойти стороной проблемы, которые были у Ваших предшественников. Это поможет Вам не только сократить расходы, но и сэкономить время.
Довольно часто организации, которые уже попытались внедрить автоматизированную информационную систему (АИС), сталкиваются с определенными проблемами:
- в приобретенной АИС нет одной, двух, трех… очень важных функций;
- внедрение превратилось в бесконечный процесс;
- фирма, которая разработала АИС, закрылась (как вариант — уволился ведущий сотрудник отдела автоматизации), сопровождать систему некому;
- купили АИС, а потом оказалось, что для ее внедрения нужно полностью модернизировать все компьютеры и/или сетевое оборудование;
- приобрели дорогую мощную АИС, но используют ее только на 50% (30, 20 10%…);
- увеличился объем операций (количество рабочих мест, например), и система стала медленно работать…
К сожалению, этот перечень можно продолжать и продолжать.
Возникает вопрос: «Так как же все-таки внедрить автоматизированную систему и потратить на это ровно столько средств и времени, сколько необходимо?».
Может показаться странным, но ключ к ответу кроется в самом вопросе. Внедрение АИС – это Проект, т. е. деятельность, направленная на достижение определенной цели в рамках временных и бюджетных ограничений. Причем проект не столько технический, сколько организационный, так как предусматривает перестройку (иногда значительную) бизнес-процессов и всей системы управления предприятием. От того, учтете ли вы при реализации проекта все его особенности, и зависит, будет он успешным или нет.
Инициатор проекта
Главным участником любого проекта является его инициатор – Заказчик.
Очень часто инициаторами проекта являются сотрудники функциональных подразделений (бухгалтерии, отдела сбыта и пр.) или отдела информационно-технологического обеспечения (ИТ). Но даже в том случае, когда подобная инициатива исходит от владельцев или дирекции предприятия, как правило, функции Заказчика делегируются руководством сверху вниз настолько, насколько это позволяет организационная структура. Поэтому Заказчиком выступает либо пара «функциональное подразделение предприятия – отдел ИТ», либо кто-то один из них.
Это неправильный подход, так как сотрудники данных подразделений зачастую видят проблему «узко» – в рамках своей предметной области, поэтому интересы одного отдела могут расходиться с интересами других, а также всего предприятия в целом. В результате «такой» автоматизации могут быть автоматизированы все службы по отдельности, но будет отсутствовать единая информационная система. Функции Заказчика нецелесообразно делегировать ниже уровня руководителя предприятия либо его заместителей, потому что это ставит под угрозу реализацию проекта.
В международной практике, как правило, в штате любой организации предусмотрена должность заместителя руководителя по информационным технологиям, который отвечает за разработку и реализацию информационной стратегии в рамках общей программы развития предприятия. В наших условиях это может быть пара «Директор (или один из его заместителей) – Начальник отдела ИТ».
Более того, внедрение автоматизированной информационной системы должно проводиться по инициативе сверху, поскольку этот процесс требует изменения сложившегося порядка ведения дел, стереотипов сотрудников предприятия. Если заинтересованность в проекте со стороны руководства отсутствует, то вероятность его успеха стремится к нулю.
Начало проекта
Немаловажный вопрос: «Что считать началом проекта?».
Заказчик склонен считать началом проекта момент заключения контракта с Поставщиком ПО.
Этапы диагностики проблем предприятия и планирования проекта «выпадают» из внимания Заказчика. Необходимо отметить, что в рамках крупных проектов, как правило, Поставщик ПО самостоятельно проводит предварительное обследование, а планирование осуществляют его внутренние службы. Но парадокс в том, что две первые фазы и определяют выбор поставщика, и от того, насколько эффективно они будут проработаны, зависит успешное завершение всего проекта в целом.
Область информации, связанная с построением ИС предприятия, очень обширна и специфична, поскольку лежит на стыке управленческих, учетных и информационных технологий. Кроме собственно информационных систем, она включает в себя управление ресурсами предприятия, проектами, моделирование бизнес-процессов, бухгалтерский учет и многое другое.
В международной, а сегодня уже и в российской практике на этапах диагностики и планирования, как правило, привлекают дополнительных консультантов (внешних аудиторов), так как они могут предложить различные пути решения.
Цель проекта
Важнейшей чертой проекта является наличие четко сформулированной цели. Цель любой автоматизации – решение каких-то проблем, поэтому их точное определение и есть та отправная точка, с которой начинается автоматизация.
Приведем пример из жизни.
С чего начинается лечение? С покупки лекарств? Нет! С постановки диагноза.
Если врач поставит неправильный диагноз, то следствием этого будет неправильное лечение… Если провести аналогию, то АИС – те же таблетки или микстуры.
Как не существует лекарств от всех болезней, так нет и АИС, которые устраняют абсолютно все проблемы. Часто полагают, что внедрение автоматизированной системы управления – это всегда хорошо, это прогресс, и, следовательно, эффективность управления должна автоматически вырасти. К сожалению, так не бывает. Более того, существует правило: «Автоматизация эффективных операций повышает их эффективность, а автоматизация НЕэффективных операций повышает их НЕэффективность».
Как показывает практика, часть проблем, которые пытаются решить автоматизацией, вообще связаны с организацией работы на предприятии, и справиться с ними можно только организационными и административными мерами. Рациональный документооборот, распределение загрузки между сотрудниками, повышение квалификации, освоение смежных специальностей, перераспределение ответственности и полномочий – вот далеко не полный перечень инструментов для увеличения эффективности работы предприятия. АИС дополняют их, но никак не заменяют.
Проведение комплексного обследования организации помогает выявить причины проблем и пути их решения. Его масштабы определяются масштабами предполагаемого проекта. Помимо построения модели процессов на предприятии, обследование позволяет определить психологический климат и сложившиеся взаимоотношения в коллективе. Полученные результаты помогают проанализировать риски и разработать оптимальные методы воздействия на персонал для повышения его заинтересованности в достижении целей проекта.
Упрощает задачу проведение так называемого «целевого внедрения». Для этого нужно внедрение АИС не с целью получения глобального результата, а для того чтобы решить ряд локальных задач. Такие проекты лучше поддаются денежной и качественной оценке, проще в реализации и позволяют распределить денежные затраты на больший отрезок времени.
Цели проекта должны быть не только четко сформулированы, но и иметь количественное выражение:
например,
– увеличить объем продаж на X%,
– уменьшить складские запасы на Y%,
– снизить производственные затраты на Z% и т. д.
Это позволит точно определить «момент» завершения проекта и поможет избежать ситуации, когда проект «нельзя закончить, а можно лишь прекратить».
Стратегическое планирование
Следующим шагом будет определение класса необходимой вам АИС, а для этого следует сформулировать требования к ней. «Зачем это нужно?» – спросит читатель. Когда вы выбираете себе костюм, то уже заранее знаете его размер и стиль – деловой или спортивный, летний или демисезонный. Кроме того, вы рассчитываете, что этот костюм будет гармонировать с той одеждой, которая уже есть в вашем гардеробе, и, что самое важное, он будет вам по карману. Как это ни банально, но при выборе программы нужно использовать примерно тот же подход.
Автоматизация управления предприятием основывается на трех китах:
– технология бизнес-процессов;
– программные средства;
– технические средства.
Технология бизнес-процессов обеспечивает полноту формирования первичных данных, достоверность и оперативность учетной информации в рамках хозяйственной деятельности предприятия, правильность оформления и учета хозяйственных операций, выбор наиболее рациональных форм и методов управления и определяет конечные требования к организации всего управленческого процесса на предприятии.
Программные средства предназначены для автоматизации управленческого процесса, а технические – являются необходимыми для работы программ. Поэтому для того, чтобы сформулировать требования к программе, нужно построить модель бизнес-процессов, которая включает в себя описание стандартов: финансового, материального, производственного учетов и документооборота.
Модель бизнес-процессов определяет требования к программе, а не наоборот. Более того, говоря о внедрении АИС, мы говорим о внедрении нового бизнес-процесса (группы процессов), а сама АИС рассматривается как инструмент, который этот процесс поддерживает.
Вы вряд ли найдете два предприятия (даже работающих в одной отрасли), имеющих одинаково организованные бизнес-процессы, а внедрение АИС предусматривает ее настройку под особенности конкретного предприятия.
Важно учесть то, что бизнес-процессы будут меняться по мере развития предприятия, и АИС, на основе которой проводится автоматизация, должна быть гибкой и легко перенастраиваемой. Поэтому внедрять целесообразно только ПО, допускающее такую модификацию.
Экономический анализ
Несмотря на все многообразие задач, стоящих в данный момент перед тем или иным предприятием (снижение издержек, захват новых рынков, выпуск новой продукции и т. д.), в любом случае важно помнить, что автоматизация – это инвестиционный проект, основная цель которого – увеличение прибыльности предприятия за счет получения оперативной и достоверной информации!
Одну и ту же проблему можно решить совершенно разными средствами. Поэтому на следующем этапе необходимо определить экономическую эффективность инвестиций в построение информационной системы (ИС) предприятия.
ИС – это такой же инструмент, как новая производственная линия, оффшорная фирма или «сотрудники с калькуляторами».
Нужно всегда задавать себе вопрос: «Увеличивает ли то, что вы делаете, эффективность вашего бизнеса?».
АИС сама по себе не повышает прибыльности предприятия. Она может повысить эффективность и ускорить процесс обработки данных, может предоставить информацию для принятия решений. Увеличивают прибыльность эффективные решения на основе этой информации.
«Автоматического управления», к сожалению, не бывает. Поэтому если руководство организации не получает новых данных после внедрения АИС или не может правильно их использовать, то информация остается невостребованной, а это не приводит к повышению эффективности решений.
Таким образом, необходимо сравнивать, во-первых, эффект от внедрения АИС с альтернативными вариантами, во-вторых – эффекты от внедрения различных АИС.
Методика используется та же, что и, например, при сравнении технологических линий двух разных производителей. Если у вас есть требования к системе, то вы можете определить, насколько та или иная функция в различных АИС соответствует этим требованиям. Сопоставить функциональные возможности с совокупной стоимостью владения АИС (т. е. со стоимостью ПО, стоимостью его внедрения, необходимого оборудования, сопровождения и т. п.). Кроме того, если цели уже поставлены, то вы точно знаете, какой результат вас устраивает, а какой – нет.
Чем точнее определены цели проекта, тем легче выбрать «инструмент» для их достижения.
Выбор поставщика
На следующем этапе предприятие должно для себя решить вопрос: купить готовую АИС, поручить разработку системы сторонней организации или выполнить эту работу силами собственного отдела автоматизации?
Как правило, в большинстве случаев на рынке можно найти программу, в которой уже реализовано не меньше 80% всех необходимых предприятию функций. А остальные 20% могут доработать либо сами поставщики, либо служба автоматизации, так как практически все программы предусматривают настройку под особенности бизнес-процессов конкретного предприятия. А в некоторых даже есть возможность расширения их функциональности.
Основные «плюсы» построения системы управления посредством покупки готового решения:
- программа является тиражируемым продуктом, поэтому количество ошибок в ней минимально;
- разработчики регулярно выпускают обновления ПО, добавляют в него новые функции (которые часто предоставляются пользователям бесплатно или за символическую плату);
- существует разветвленная сеть организаций, которые занимаются внедрением и сопровождением данной программы.
«Минус» у этого пути такой: придется адаптировать сложившуюся структуру управления предприятием под требования АИС. Справедливости ради нужно отметить, что часто автоматизированные системы внедряются именно для изменения системы управления. Это в основном касается АИС, которые поддерживают уже ставшие стандартными в международной практике методики управления ресурсами предприятия:
бюджетирование, планирование потребностей в производственных ресурсах, управление проектами и т. д.
Только в том случае, если найти подходящее готовое ПО не удалось, стоит рассматривать вариант его разработки по индивидуальным требованиям предприятия. Очевидное преимущество такого способа – предприятие получит ИС, которая полностью соответствует сложившейся системе управления.
Но здесь существует обратная сторона медали:
- стоимость индивидуальной разработки может превысить стоимость аналогичной тиражируемой программы;
- предприятие попадает в зависимость от разработчиков, и если они перестанут сопровождать программу, то, возможно, потребуется приобрести другую.
Поэтому при выборе поставщика ПО очень важно оценить его финансовую стабильность и прочность положения на рынке.
АИС, которая одинаково хорошо подходит и малому торговому предприятию, и международной финансово-промышленной группе, еще не создана. Поэтому при выборе системы следует определить, какие именно АИС максимально соответствуют масштабам и специфике вашего предприятия. Выбор нужно производить среди систем одного или близких классов. Иначе неизбежна ситуация (кстати, нередко описываемая в российской прессе), когда в тендере на выполнение работ по автоматизации среднего промышленного предприятия одновременно принимают участие «1С», «Парус», «БЭСТ», а также SAP, Platinum, «Галактика», и MBS
Риски
Кроме стандартных рисков, присущих всем реализуемым проектам (большим и маленьким), внедрение АСУП характеризуется следующими «местными» особенностями:
- отсутствие четких целей проекта;
- отсутствие этапов предварительного изучения и планирования;
- высокая зависимость от внутренней структуры организации Заказчика и от лояльности персонала в частности;
- неслаженная работа участников проекта.
Все эти риски вызваны как отсутствием системного подхода к разработке таких проектов со стороны Заказчика, так и не сформировавшейся инфраструктурой рынка. Свести же влияние рисков к минимуму позволяет применение методов управления проектами.
Управление проектом
Нередко Заказчик ожидает, что АИС сама внедрится и заработает на предприятии, но основной «особенностью» проектов является то, что ими нужно управлять.
Управление проектом – это деятельность, направленная на реализацию проекта с максимально возможной эффективностью при заданных ограничениях времени, денежных средств (и других ресурсов), а также качества конечных результатов проекта (документированных, например, в техническом задании).
Жизненный цикл проекта внедрения АИС включает следующие фазы развития (ГОСТ 34.601-90).
1. Формирование требований.
2. Разработка концепции.
3. Техническое задание.
4. Эскизный проект.
5. Технический проект.
6. Рабочая документация.
7. Ввод в действие.
8. Сопровождение.
На практике чаще всего используется несколько упрощенная схема:
1. Предпроектное обследование.
2. Составление технического задания.
3. Проектирование
4. Обучение
5. Внедрение
6. Сопровождение
Важной чертой управления проектами является точное определение и формулирование целей, от стратегических до самых мелких и частных задач. Сам проект можно рассматривать как последовательное достижение тщательно выбранных целей, пока, наконец, не достигнута конечная.
Выводы
Учитывая особенности проектов внедрения информационных систем, необходимо сосредоточить внимание на следующих моментах:
- обязательно осуществлять проект по инициативе сверху;
- правильно определять цель проекта;
- проводить предпроектную подготовку;
- создавать команду проекта;
- осуществлять функции управления проектом на всех этапах.
Все это хоть и не гарантирует успеха проекта, но максимально повышает его вероятность.