Бухгалтерский учет на предприятиях ЖКХ

Сегодня выигрывает тот, кто на основе оперативных данных о деятельности предприятия может быстро реагировать на рыночные изменения. Поэтому необходимо добиться «прозрачности» предприятий для всего внешнего мира, а это можно сделать только за счет «прозрачности» бухгалтерского учета и финансовой отчетности.

В последнее время все больше внимания уделяется предприятиям жилищно-коммунальной сферы, поскольку их деятельность касается каждого члена нашего общества. Это связано с постоянным ростом цен на услуги этих предприятий, причем не всегда обоснованным с точки зрения граждан. Причиной недоверия является отсутствие прозрачности в учете таких предприятий и наличие разных форм собственности.

Так, имеются государственные коммунальные и жилищно-коммунальные предприятия, частные ЖЭКи и объединения собственников квартир в многоэтажных домах (ОСМД) коллективной, коммунальной или смешанной форм собственности, и даже частной. Поэтому на первый взгляд кажется, что учет в этих предприятиях должен быть разный.

Однако с 1 января 2000 года организация, ведение бухгалтерского (финансового) учета и составление финансовой отчетности в жилищно-коммунальной сфере осуществляются на основе утвержденных приказами Министерства финансов Украины, зарегистрированными в Министерстве юстиции Украины, Положений (стандартов) бухгалтерского учета, которые регламентируются Законом Украины от 16.07.1999 г. № 996-ХIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине». Некоторые особенности имеются в калькулировании себестоимости, но и это установлено в рамках П©БУ.

Разобраться в системе применения стандартов в ЖКХ сложно именно в связи с простотой и непривычностью их формулировок, поскольку они дают свободу выбора, к которой многие руководители жилищно-коммунальных предприятий и главные учетные специалисты не привыкли до сих пор. Современная учетная система требует глубокого и детального изучения, большой предварительной аналитической работы, формирования на каждом предприятии, в каждом ОСМД своей собственной экономически обоснованной учетной политики.

Но она делает экономику ЖКХ более открытой, понятной, «прозрачной», что позволяет получить обоснованную финансовую отчетность, составляемую на данных бухгалтерского учета, для осуществления реального управления жилищно-коммунальным предприятием, ОСМД, коммунальным предприятием. В конечном счете эта система дает возможность принимать правильные решения.

«Прозрачность» жилищно-коммунального предприятия — это не только наличие хорошо налаженных и формализованных бизнес-процедур. Это и наличие отлаженных, методологически правильных и единообразных со всем остальным миром учетных процедур, то есть процедур ведения бухгалтерского учета и составления финансовой отчетности. Это еще и открытость для внешних организаций и лиц, доступность полной и достоверной информации для руководителей разного уровня.

В то же время в ЖКХ продолжает применяться усложненная до бессмысленности журнально-ордерная форма. Законодательно установлено, что форму учета предприятие может выбрать любую. Но бухгалтера не знают этих форм и, следовательно, не могут их применять с учетом специфики деятельности предприятия. А журнально-ордерная форма не позволяет делать учет быстро, эффективно и ежедневно.

Нельзя назвать рациональным и создание управленческого учета как отдельного вида учетных работ, поскольку через некоторое время выясняется, что кроме дополнительных затрат он ничего не дает. Поэтому значительное количество руководителей предприятий, потративших определенные суммы на его организацию, через некоторое время испытывают чувство глубокого разочарования. Учета много, а результат один.

Для организации серьезного управленческого учета необходимо по максимуму использовать уже имеющийся бухгалтерский персонал и методику финансового учета, но в оперативном порядке. Что для этого нужно? Не очень много затрат, рациональная организация работы и управления, а именно:

• ежедневный учет выходов на работу для лиц с повременной оплатой труда и ежедневное закрытие нарядов для лиц со сдельной оплатой труда;
• ежедневная передача сведений о выходах на работу или выработке в бухгалтерию;
• ежедневное начисление заработной платы (без налогов, их разумно исчислять в последний день месяца);
• по известному проценту ежедневное начисление отчислений в государственные специальные фонды;
• ежедневное составление и передача в бухгалтерию отчетов материально ответственных лиц о движении запасов;
• ежедневные сведения о выпуске и отгрузке готовой продукции.

Как все это организовать, нужно предусмотреть в учетной политике, а именно:

• определить четкий перечень постоянных и переменных расходов;
• установить ответственных должностных лиц;
• внести соответствующие изменения в должностные инструкции;
• сделать определенную модернизацию программ учета;
• выделить определенные технические средства, при помощи которых будут устанавливаться объективные данные о рабочем времени, расходе материальных ценностей, работе оборудования и т. д.

Но главное — отказаться от громоздкой журнально-ордерной формы учета, к которой так привыкли бухгалтера. Это требует незначительной доработки действующих компьютерных программ или разработки обычных электронных таблиц.

Управление уже требует организации учетной работы по географическим и хозяйственным сегментам отчетности или центрам ответственности. А значит, необходима разработка четкой учетной политики в интересах предприятия с использованием всех законодательных возможностей, выбор экономически обоснованной амортизационной и кадровой политики.

Следует обратить внимание на то, что ответственность за организацию бухгалтерского учета и обеспечение фиксирования фактов осуществления всех хозяйственных операций в первичных документах, сохранность обработанных документов, регистров и отчетности на протяжении установленных сроков, но не менее трех лет, возложена на собственника (собственников) или уполномоченный орган (должностное лицо), который осуществляет руководство жилищно-коммунальным предприятием согласно законодательству и уставным документам.

Главный бухгалтер или лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета предприятия, обязаны:

• обеспечивать соблюдение на предприятии установленных единых методологических принципов и основ бухгалтерского учета;
• обеспечивать составление и предоставление в установленные сроки финансовой отчетности пользователям отчетности, определенным законодательством;
• осуществлять (организовывать) контроль над отражением на счетах бухгалтерского учета всех хозяйственных операций;
• принимать участие в оформлении материалов по недостачам и кражам, возмещению с виновных лиц материального ущерба от недостачи, кражи и порчи активов предприятия;
• осуществлять проверку состояния бухгалтерского учета в филиалах, представительствах, отделениях.

Регулирование вопросов методологии бухгалтерского учета и финансовой отчетности возложено на Министерство финансов Украины, которое утверждает национальные Положения (стандарты) бухгалтерского учета, другие нормативно-правовые акты по ведению бухгалтерского учета и составлению финансовой отчетности. Однако министерствам, другим центральным органам исполнительной власти в пределах своей компетенции предоставлено право в соответствии с отраслевыми особенностями на базе национальных Положений (стандартов) разрабатывать методические отраслевые указания по их использованию.

В настоящее время предусмотрен следующий порядок организации и ведения бухгалтерского учета в предприятиях ЖКХ:

1. Непрерывное ведение бухгалтерского учета со дня организации предприятия до его ликвидации. При этом ответственность за бухгалтерский учет операций, связанных с ликвидацией предприятия, включая оценку имущества и обязательств, составление ликвидационного баланса и финансовой отчетности возложена на ликвидационную комиссию.

2. Самостоятельный выбор предприятием формы организации учета (не путать с формой учета!) в виде:

• введения в штат предприятия должности главного бухгалтера или создания бухгалтерской службы во главе с главным бухгалтером;
• пользования для ведения учета услугами специалиста по бухгалтерскому учету, зарегистрированного в качестве предпринимателя, осуществляющего деятельность без создания юридического лица;
• ведения учета централизованной бухгалтерией или аудиторской фирмой на договорных принципах;
• самостоятельного ведения учета и составления отчетности непосредственно собственником или руководителем предприятия.

Практически эти пункты не нуждаются в комментариях: следует подсчитать, что предприятию выгоднее и удобнее — иметь свою бухгалтерию или на договорных началах привлечь внешних специалистов. И здесь могут быть преимущества для малого и среднего бизнеса, когда бухгалтерское обслуживание можно поручить опытным и квалифицированным специалистам со стороны с полной материальной ответственностью за законность совершаемых операций и правильность отражения их в учете и отчетности, а не нанимать за небольшую плату малоопытного бухгалтера в свой штат.

3. Самостоятельный выбор предприятием учетной политики, то есть совокупности методов, принципов и процедур, используемых для составления финансовой отчетности.

Иными словами, учетная политика представляет собой совокупность принципов, правил, способов и допущений (предположений, условий, из которых предприятие должно исходить при постановке бухгалтерского учета и составлении финансовой отчетности), принятых руководством каждого отдельного предприятия для ведения бухгалтерского учета и составления финансовой отчетности. Учетная политика является составной частью финансовой отчетности и должна разрабатываться самостоятельно каждым предприятием. Основная ее цель — наилучшим способом обеспечить получение достоверной информации об имущественном и финансовом положении предприятия, результатах его деятельности, необходимой всем пользователям финансовой отчетности для принятия соответствующих решений.

Первоначально разработанная учетная политика уточняется на каждый год и оформляется соответствующим организационно-распорядительным документом (приказом), может быть рассмотрена и одобрена решением собственников (учредителей) предприятия. Разработка учетной политики может осуществляться как бухгалтерией, так и специально созданной комиссией из представителей бухгалтерской, финансовой, юридической и других служб предприятия или аудиторской фирмой на договорных условиях. Однако ответственность за формирование и использование учетной политики должен нести руководитель предприятия.

При выборе учетной политики необходимо учитывать следующие факторы:

• организационно-правовую форму (статус) предприятия;
• форму собственности;
• отраслевую принадлежность;
• размеры предприятия;
• наличие структурных подразделений; 
• стратегию финансово-экономического развития;
• уровень окупаемости расходов;
• уровень технической оснащенности предприятия;
• кадровое обеспечение;
• экономическое положение на предприятии и в стране в целом;
• состояние законодательства.

Только применяя системный подход, то есть системный анализ и учет всех факторов, можно достичь оптимальной и обоснованной учетной политики.

4. Самостоятельный выбор предприятием формы бухгалтерского учета как определенной системы регистров бухгалтерского учета, порядка и способа обобщения и регистрации как с соблюдением единых учетных принципов, так и с учетом особенностей своей хозяйственной деятельности и технологии обработки учетных данных.

5. Самостоятельное определение прав работников на подписание документов.

6. Самостоятельная разработка предприятием системы и форм внутрихозяйственного (управленческого) учета, отчетности и контроля.

7. Самостоятельное утверждение правил документооборота, технологии обработки информации, дополнительной системы счетов и регистров аналитического учета.

Все эти изменения имеют большое значение для жилищно-коммунального предприятия, поскольку появляется возможность привлечь к ответственности с помощью подписания документов лиц, действительно отвечающих за проведение той или иной хозяйственной операции, а не директора с главным бухгалтером, которые, как правило, и не присутствуют при ее проведении. Огромное значение имеет и право выбора учетной политики, и право выбора учетной формы, которая даст возможность отказаться от громоздкой и бессмысленной журнально-ордерной формы и шире использовать программные средства. Главное, чтобы такая форма устраивала предприятие и могла обеспечить необходимой информацией при составлении финансовой отчетности.

Предприятие также может выделять на отдельный баланс обособленные филиалы и другие подразделения, но это положение не является новшеством.

Для ЖКХ предусмотрена определенная технология ведения бухгалтерского учета, практически не отличающаяся от существующих норм:

• основанием для осуществления бухгалтерского учета являются первичные документы, фиксирующие факты совершения хозяйственных операций и составляемые на бумажных или машинных носителях с соблюдением обязательных реквизитов либо в момент совершения операции, либо (если это невозможно) сразу после ее окончания. При этом в целях контроля и упорядочения обработки данных и получения необходимой информации для принятия определенных управленческих решений могут создаваться сводные учетные регистры;
• систематизация данных первичных документов на счетах и в регистрах бухгалтерского учета синтетического и аналитического учета осуществляется методом двойной записи;
• данные аналитического учета должны быть тождественны данным синтетического бухгалтерского учета по состоянию на первое число месяца;
• первичные и сводные учетные документы и регистры бухгалтерского учета должны отражать название документа, период и место составления, название предприятия, содержание и объем хозяйственной операции, единицу ее измерения, должности ответственных за ее осуществление и правильное оформление лиц, их подписи или другие данные;
• хозяйственные операции должны быть отражены в регистрах в том отчетном периоде, когда они были осуществлены;
• при составлении и хранении первичных документов и регистров бухгалтерского учета на машинных носителях информации обязательным является изготовление копий на бумажных носителях по требованию других участников хозяйственной операции, правоохранительных и других органов;
• ответственность за несвоевременность составления и недостоверность данных в первичных документах и регистрах бухгалтерского учета несут лица, составившие и подписавшие их;
• необходимость проведения инвентаризации активов и обязательств для обеспечения проверки достоверности данных бухгалтерского учета и финансовой отчетности, причем именно во время инвентаризации документально подтверждаются наличие, состояние и оценка активов и обязательств предприятия. При этом объекты и периодичность проведения инвентаризации во всех случаях, кроме обязательных согласно законодательству, определяются собственником (руководителем) предприятия.

В соответствии с Конституцией Украины правовые основы всей хозяйственной деятельности (хозяйствования) с 01.01.2004 г. устанавливает Хозяйственный кодекс Украины № 436-IV от 16 января 2003 г. (далее — ХК). Этот кодекс определяет не только основные принципы хозяйствования в Украине, но и регулирует хозяйственные отношения, возникшие в процессе организации и осуществления хозяйственной деятельности между субъектами хозяйствования, а также между этими субъектами и другими участниками отношений в сфере хозяйствования.

Согласно ст. 3, под хозяйственной деятельностью в ХК понимается деятельность субъектов хозяйствования в сфере общественного производства, направленная на изготовление и реализацию продукции, выполнение работ или предоставление услуг стоимостного характера, имеющих ценовую определенность. Причем хозяйственная деятельность, которая осуществляется для достижения экономических и социальных результатов и с целью получения прибыли, является предпринимательством. Иными словами, предпринимательство, как и любая хозяйственная деятельность, осуществляемая с целью получения прибыли, есть не что иное, как коммерческая деятельность, поскольку хозяйственная деятельность, осуществляемая без цели получения прибыли, является некоммерческой хозяйственной деятельностью.

Субъектами хозяйствования государственного сектора экономики являются:

1. субъекты, действующие на основе только государственной собственности;
2. субъекты, государственная часть в уставном фонде которых превышает пятьдесят процентов;
3. субъекты, государственная часть в уставном фонде которых составляет величину, обеспечивающую государству право решающего влияния на хозяйственную деятельность этих субъектов. Как правило, это блокирующий пакет акций, составляющий 25 % уставного капитала предприятия.

Государство реализует право собственности в государственном секторе экономики через систему организационно-хозяйственных полномочий соответствующих органов управления относительно субъектов хозяйствования, которые принадлежат к этому сектору и осуществляют свою деятельность на основе права хозяйственного ведения или права оперативного управления. Правовой статус отдельного субъекта хозяйствования в государственном секторе экономики определяется уполномоченными органами управления.

Субъектами хозяйствования соответственно ст. 55 ХК являются хозяйственные организации, созданные согласно Гражданскому кодексу Украины, государственные, коммунальные и другие предприятия, созданные согласно ХК, а также другие юридические лица, которые осуществляют хозяйственную деятельность и зарегистрированы в установленном законом порядке.

Предприятие, как самостоятельный субъект хозяйствования, созданный компетентным органом государственной власти или органом местного самоуправления, или другими субъектами для удовлетворения общественных и личных потребностей путем систематического осуществления производственной, научно-исследовательской, торговой, другой хозяйственной деятельности, действует на основе устава и не имеет в своем составе других юридических лиц. В зависимости от форм собственности, предусмотренных законом, в Украине могут действовать предприятия таких видов:

• частное предприятие, действующее на основе частной собственности граждан или субъекта хозяйствования (юридического лица);
• предприятие, действующее на основе коллективной собственности (предприятие коллективной собственности);
• коммунальное предприятие, действующее на основе коммунальной собственности территориальной общины;
• государственное предприятие, действующее на основе государственной собственности;
• предприятие, основанное на смешанной форме собственности (на базе объединения имущества разных форм собственности).

В Украине могут действовать также другие виды предприятий, предусмотренные законом.

Таким образом, деятельность каждого предприятия в Украине регламентируется ХК, нормативными и законодательными актами, которые определяют содержание типовых уставов, документов, форм, и непосредственно уставом предприятия по всем вопросам, включая определенные вопросы управления. Типовыми уставами государственных предприятий, открытых и закрытых акционерных обществ и т. п. предусмотрено право руководителя предприятий определять численность работников, утверждать штатное расписание, структуру предприятия, организовывать бухгалтерский учет и т. д. в пределах, установленных для него функций и переданных собственниками предприятий полномочий.

Законом Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» не предусмотрено различий в бухгалтерском учете, зависящих от форм собственности. Нет этих различий и в П©БУ Однако в силу изменений в ХК эти различия в учете все-таки есть, и прежде всего речь идет о государственных коммерческих предприятиях.

Законом Украины от 16 июня 2005 года № 2668-IV «О внесении изменений в Хозяйственный кодекс Украины» были внесены серьезные изменения в законодательные принципы осуществления хозяйственной деятельности государственными коммерческими предприятиями, из которых следуют соответствующие изменения в бухгалтерском учете.

Так, статьей 75 ХК, изложенной в новой редакции, предусмотрено следующее:

1. Государственное коммерческое предприятие обязано принимать и выполнять государственные заказы и государственные задания, учитывать их при формировании производственной программы, определении перспектив своего экономического и социального развития и выборе контрагентов, а также составлять и выполнять годовой и с поквартальной разбивкой финансовый план на каждый следующий год. А это означает, что в учетной политике предприятия и в практике планирования, учета и калькулирования надо отдельным сегментом деятельности выделять государственные заказы, поскольку и уровень цен, и поставщиков, и субподрядчиков надо будет согласовать с уполномоченным государственным органом, выдавшим заказ. А о свободных ценах придется только помечтать.
2. Форма и методические рекомендации по разработке финансового плана утверж^ даются центральным органом исполнительной власти по вопросам экономики.

Все это свидетельствует о высоком уровне централизации и контроля со стороны государства над предприятиями с определяющей государственной долей собственности.

Кроме того, устанавливается, что государственное коммерческое предприятие не имеет права безвозмездно передавать принадлежащее ему имущество другим юридическим лицам или гражданам, кроме случаев, предусмотренных законом. Отчуждать, отдавать в залог имущественные объекты, которые относятся к основным фондам, сдавать в аренду целостные имущественные комплексы структурных единиц и подразделе
ний государственное коммерческое предприятие имеет право лишь по согласию органа, к сфере управления которого оно относится, и, как правило, на конкурентных началах. Из этого следует, что в П©БУ 7, 8, 12, 14 и в учетной политике предприятий должны быть внесены соответствующие изменения. Более того, надо определиться с системой согласования этих вопросов и кругом должностных лиц, которые должны сделать такое согласование как на предприятиях, так и в органах государственного управления. Причем относительно аренды нет указания, о каком ее виде идет речь, а значит, это касается и операционной, и финансовой аренды.   

Кроме того, коммерческим структурам теперь тоже надо позаботиться о наличии такого разрешения у арендодателя, причем до подписания договора аренды и осуществления платежа. Совершено ясно, что главным вопросом здесь будет ценовой.

Изменениями в ст. 75 установлено, что средства, полученные от продажи имущественных объектов, которые относятся к основным фондам государственного коммерческого предприятия, могут использоваться согласно утвержденному финансовому плану, то есть строго по целевому назначению. Но план утверждается вышестоящим органом управления, в силу чего становится понятным, что именно этот орган определяет, куда и на какие цели можно использовать доходы от реализации основных средств. Более того, если не будет установлена конкретная цель, то окажется, что всегда прочие доходы будут израсходованы не по назначению, поскольку ими будут перекрыты убытки по другим видам деятельности. Направлениями расходования могут в учетной политике быть: покупка новых или других видов основных средств соответствующего назначения или без него, направление их в соответствующий инвестиционный фонд, если их имеет смысл аккумулировать, направление их на погашение долгосрочных кредитов, приобретение акций других предприятий и т. д.

При этом в бухгалтерском учете возникнут проводки за счет расходов: в дебет счета 97 и кредит соответствующих счетов направлений расходов.

Введено и новшество: теперь списание с баланса не полностью амортизированных основных фондов, а также ускоренная амортизация основных фондов государственного коммерческого предприятия могут проводиться лишь по согласию органа, к сфере управления которого входит данное предприятие. А это значит, что предприятие самостоятельно может применить в бухгалтерском учете только два метода: прямолинейный и производственный, а поскольку производственный применяться может далеко не всеми предприятиями, то остается реально только один — прямолинейный, о чем следует сделать соответствующие изменения в приказе об учетной политике, поскольку даже метод налоговой амортизации, как и все остальные методы, является методами ускоренной амортизации. Хотите ускорения — обращайтесь в соответствующее министерство. А пока есть хорошая причина изменить амортизационную политику без пересчетов за прошлые периоды в соответствии с П©БУ 6.

Очень важным является установление хорошо забытых правил, а именно обязанность государственных коммерческих предприятий образовывать за счет прибыли (дохода) специальные (целевые) фонды, предназначенные для покрытия затрат, связанных с их деятельностью:

• амортизационный фонд;
• фонд развития производства;
• фонд потребления (оплаты труда);
• резервный фонд;
• другие фонды, предусмотренные уставом предприятия.

Порядок использования этих фондов определяется также согласно утвержденному финансовому плану. Причем обо всем этом надо написать в учетной политике, включая размер отчислений в эти фонды, имея в виду, что размер резервного фонда зависит от размера уставного капитала и формируется за счет прибыли в процентном отношении от него в соответствии с нормативно-законодательными документами. Распределение прибыли (дохода) государственных коммерческих предприятий осуществляется согласно утвержденному финансовому плану с учетом требований ХК и других законов. Остается определить систему распределения сверхплановой прибыли (убытка), а также ввести в рабочий план счетов соответствующие субсчета для составления бухгалтерских записей.

В финансовом плане утверждаются суммы средств, направляемых государству как владельцу и зачисляются в Государственный бюджет Украины. То есть речь идет о плановом размере дивидендов государству. А как быть в случае, если фактическая прибыль отличается от плановой, что совершенно естественно? Конечно, можно исходить из того, что начисление осуществляется с фактической прибыли, а можно и из другой предпосылки: начисление осуществляется не меньше, чем в плановой сумме, то есть в плановом и сверхплановом размере, а невыполнение плана ложится на плечи предприятия и перекрывается за счет резервного или другого специального фонда.

Органы, к сфере управления которых относятся государственные коммерческие предприятия, до 15 июля года, предшествующего плановому, должны предоставлять Кабинету Министров Украины информацию об объемах перечисления прибыли государственных коммерческих предприятий для их учета при формировании государственного бюджета.

В п. 12 новой редакции ст. 75 ХК предусмотрено, что в случае изменения руководителя государственного коммерческого предприятия обязательно проведение ревизии. финансово-хозяйственной деятельности предприятия в порядке, предусмотренном законом.

Организация документооборота

Порядок создания, принятия и отражения в бухгалтерском^^^^нения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерской отчетности предприятиями ЖКХ независимо от форм собственности устанавливается Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Министерства финансов Украины от 24 мая 1995 года № 88 (далее — Положение № 88).

Все хозяйственные операции отражаются в бухгалтерском учете методом их сплошного и беспрерывного документирования. Записи в учетных регистрах ведутся на основании первичных документов, причем все без исключения первичные документы, учетные регистры и бухгалтерская отчетность должны составляться на украинском языке. Документы, являющиеся основанием для записей в бухгалтерском учете и составленные на иностранном языке, должны иметь аутентичный перевод. Записи в первичных документах, учетных регистрах должны осуществляться только чернилами, пастой шариковых ручек темного цвета, с помощью печатных машинок, принтеров, средств механизации и другими средствами, которые бы обеспечили сохранение этих записей на протяжении установленного срока хранения документов и предотвратили внесение несанкционированных и незаметных исправлений. Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочеркиванию.

Первичные документы — это письменные свидетельства, которые фиксируют и подтверждают хозяйственные операции, включая распоряжение и разрешение администрации (владельца) на их проведение.

В свою очередь хозяйственные операции — это факты предпринимательской и другой деятельности, которые влияют на состояние имущества, капитала, обязательств и финансовых результатов.

Учетные регистры — это носители специального формата (бумажные, машинные) в виде ведомостей, ордеров, книг, журналов, машинограмм и т. п., предназначенные для хронологического, систематического или комбинированного накопления, группировки и обобщения информации из первичных документов, которые приняты к учету. Информация о хозяйственных операциях предприятия, учреждения за отчетный период (месяц, квартал, год) из учетных регистров переносится в сгруппированном виде в бухгалтерские отчеты.

Первичные документы должны быть составлены в момент проведения каждой хозяйственной операции или, если это невозможно, непосредственно после ее завершения. При реализации товаров за наличный расчет допускается составление первичного документа не реже одного раза в день на основании данных кассовых аппаратов, чеков и т. п. Для контроля и упорядочения обработки информации на основе первичных документов могут составляться сведенные документы. Документы, созданные средствами вычислительной техники на машинных носителях, применяются в бухгалтерском учете при условии предоставления им юридической силы и доказательности. При этом каждый документ, изготовленный машинным способом, должен быть записан на материальном носителе (магнитном, бумажном), изготовленный и размеченный по требованиям соответствующего стандарта и закодированный согласно утвержденной системе кодификации. По требованию контролирующих или судебных органов и своих контрагентов предприятие обязано за свой счет сделать копии таких документов на бумажном носителе. Информация в учетные регистры переносится после проверки первичных документов по форме и содержанию. Предприятия и учреждения, которые составляют учетные регистры на машиносчитывающих носителях, обязаны обеспечить технические средства для их воспроизведения в удобном для чтения виде. При применении средств вычислительной и другой оргтехники реквизиты могут быть зафиксированы в виде кода.

В зависимости от характера операции и технологии обработки данных в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты: идентификационный код из Государственного реестра, номер документа, основание для осуществления операций, данные о документе, который удостоверяет лицо-получателя, и т. п. Первичные документы подлежат обязательной проверке работниками, которые ведут бухгалтерский учет, по форме и содержанию, т. е. проверяется наличие в документе обязательных реквизитов и соответствие хозяйственной операции действующему законодательству, логическая увязка отдельных показателей. Запрещается принимать в исполнение первичные документы на операции, противоречащие законодательным и нормативным актам, установленному порядку приема, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных ценностей и другого имущества, наносящие ущерб государству, владельцам, другим юридическим и физическим лицам. Такие документы должны быть переданы главному бухгалтеру предприятия, учреждения для принятия решения.

Документ может быть подписан лично, с применением факсимиле, штампа, символа или другим механическим или электронным способом заверения. Подписи лиц, ответственных за составление первичных документов на вычислительных машинах и других средствах оргтехники, выполняются в виде пароля или другим способом авторизации, что дает возможность однозначно идентифицировать лицо, которое совершило хозяйственную сделку.

Документ на машинном носителе должен иметь код лица, ответственного за правильность составления документа. Принадлежность кода конкретному лицу регистрируется организацией-создателем документа, а также создаются технические, программные средства и организационные условия, которые исключают возможность пользования ,чужими кодами. 

Физическое и юридическое лица, принимающие участие в осуществлении опера-ций, связанных с приемом и выдачей денежных средств, ценных бумаг, товарно-материальных ценностей и других объектов имущества, должны обеспечиваться предприятием, учреждением, которое выполняет эти операции, копиями первичных документов о такой операции.

Обычно первичные документы составляются на бланках типовых форм, утвержденных органами статистики Украины, а также на бланках специализированных форм, утвержденных министерствами и ведомствами Украины. Документирование хозяйственных операций может осуществляться с использованием изготовленных самостоятельно бланков, которые должны обязательно содержать реквизиты типовых или специализированных форм.

В случаях, установленных законодательством, а также министерствами и ведомствами Украины, бланки первичных документов могут быть отнесены к бланкам строгой отчетности. Бланки строгой отчетности печатаются по образцам типовых или специа-лизированных форм, утвержденных соответственно органами статистики по согласованию с Министерством финансов Украины или министерствами и ведомствами по согласованию с органами статистики и Министерством финансов Украины, с обязательным печатанием на бланках квитанций, билетов, талонов, абонементов и т. п. их номинальной стоимости. Все бланки строгой отчетности подлежат нумерации, порядок нанесения которой (нумератором, типографским способом) устанавливают министерства и ведомства. Порядок использования и учета бланков первичных документов строгой отчетности, а также круг хозяйственных операций, оформление которых ведется на таких бланках, устанавливаются отдельными нормативными актами. Формы учетных регистров, порядок записей в них, обработки и использования необходимой информации определяются соответствующими нормативными документами о порядке их применения.

Ответственность за своевременное и качественное составление документов, передачу их в установленные графиком документооборота сроки для отражения в бухгалтерском учете, за достоверность данных, приведенных в документах, за правильность регистрации информации в учетных регистрах несут лица, которые составили и подписали эти документы.

Прошедшие обработку первичные документы должны иметь отметку, которая исключает возможность их повторного использования: при ручной обработке — дату записи в учетный регистр, а при обработке на вычислительной установке — оттиск штампа оператора, ответственного за их обработку.

Все документы, которые прилагаются к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, которые стали основанием для начисления заработной платы и других подобных выплат, подлежат обязательному погашению штампом или ручной надписью «Получено» или «Уплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Информация в учетные регистры переносится после проверки первичных документов по форме и содержанию. Предприятия и учреждения, составляющие учетные регистры на машиносчитываемых носителях, обязаны обеспечить технические средства для их воспроизведения в удобном для чтения виде.

Перенос информации из первичных документов в учетные регистры должен осуществляться по мере ее поступления в место обработки (бухгалтерия, вычислительная установка), однако не позднее срока, который обеспечивает своевременную выплату заработной платы, составление бухгалтерской и статистической отчетности, деклараций и расчетов.

В тексте и цифровых данных первичных документов, учетных регистров и отчетов подчистки и неоговоренные исправления не допускаются. Ошибки в первичных документах, учетных регистрах и отчетах, которые созданы ручным способом, исправляются корректурным способом, т. е. неправильный текст или цифры зачеркиваются и над зачеркнутым надписывается правильный текст или цифры. Зачеркивание осуществляется одной черточкой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Ошибки в учетных регистрах за прошлый отчетный период исправляются способом сторно. В документах, которыми оформлены кассовые и банковские операции и операции с ценными бумагами, исправления не допускается.

С целью упорядоченности движения и своевременного получения для записей в бухгалтерском учете первичных документов приказом руководителя предприятия, учреждения устанавливается график документооборота, в котором указываются дата создания или получения от других предприятий и учреждений документов, принятия их к учету, передачи в обработку и в архив. График документооборота должен обеспечить оптимальное количество подразделений и исполнителей, из которых выходит каждый первичный документ, определять минимальный срок его нахождения в подразделении, а также оказывать содействие улучшению учетной работы, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня его механизации и автоматизации. Этот график оформляется в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработки документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Работники предприятия, учреждения должны создавать и подавать первичные документы, которые относятся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю выдается извлечение из графика. В нем приводится перечень документов, относящихся к функциональным обязанностям исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, куда передаются эти документы.

Обычно контроль над соблюдением исполнителями графика документооборота на предприятии, в учреждении осуществляется главным бухгалтером.

Первичные документы и учетные регистры, прошедшие обработку, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив, что обеспечивается главным бухгалтером. Первичные документы и учетные регистры, прошедшие обработку, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрытых шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности хранятся в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, обеспечивающих их сохранность. Первичные документы текущего месяца, прошедшие обработку ручным способом и относящиеся к соответствующему учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке, нумеруются, переплетаются и сопровождаются справкой для архива.

Срок хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов в архиве предприятия, учреждения определяется согласно нормативным документам Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины.

Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов у предприятий, учреждений может быть осуществлено только по постановлению органов дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судов, государственной контрольно-ревизионной и налоговой служб согласно действующему законодательству Украины. Изъятие оформляется протоколом (актом), копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу предприятия. С разрешения и в присутствии представителей органов, осуществляющих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия могут снять копии и составить реестр документов, которые изымаются, с указанием оснований и даты их изъятия. Органы, изъявшие документы, обеспечивают предприятиям по их письменному обращению возможность сделать выписку, извлечение, копию документов для выдачи справок по обстоятельствам согласно законодательству.

В случае пропажи или уничтожения первичных документов, учетных регистров и отчетов руководитель предприятия, учреждения письменно уведомляет об этом правоохранительные органы и приказом назначает комиссию для установления перечня отсутствующих документов и расследования причин их пропажи или уничтожения. Для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, утверждаемым руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется органу, в сфере управления которого находится предприятие, а также государственной налоговой инспекции и местному финансовому органу в 10-дневный срок.